Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Зачем нужен журнал распорядительных актов
Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:
- упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
- в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
- в любой момент узнать общее количество распоряжений;
- зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.
Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственной деятельности;
- по личному составу (кадрам).
К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:
- назначение руководителей организации;
- создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
- утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
- расследование несчастного случая;
- создание профсоюза и различных комиссий;
- определение порядка финансирования;
- назначение ответственных лиц;
- наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
- порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
- проведение организационных мероприятий;
- другие, касающиеся профильной работы компании.
Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.
Приказы. Государственные организации
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016
-
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
-
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
-
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Виды приказов в организации
Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.
Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.
При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.
Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- «В» — статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- «О» — для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- «КМ» — приказы по командировкам работников.
- «К» — кадровые.
- «ЛС» — по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Виды журналов регистрации
Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.
Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:
- касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
- по вопросам организации и охраны труда;
- кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
- журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
- и прочие.
Журнал регистрации приказов работодателя
Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя.
Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много.
Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.
Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.
- Скачать образец:
- Журнал регистрации приказов — титульный лист
- Журнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведение
- Журнал регистрации приказов по личному составу
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Кто должен вести документ
Книга приказов должна быть в любой организации, которая издаёт локальные правовые акты. Фактически, это означает, что каждое юридическое лицо одновременно с регистрацией создаёт такой документ и записывает туда сведения о первом приказе — о назначении на должность генерального директора.
Кто из сотрудников несёт ответственность за документ и регулярно пополняет бланк информацией о свежих актах? Ответ зависит от масштаба организации и сложившихся традиций документооборота. Чаще всего эту функцию берёт на себя секретарь руководителя или офис-менеджер. Если такие должности отсутствуют в штатном расписании (в маленьких фирмах) регистрировать приказы будет сам директор или любой из сотрудников, кому он это поручит.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Как закрыть журнал регистрации приказов
Законодательством не урегулирован вопрос об исправлении записей в книге регистрации приказов. В этой связи можно воспользоваться по аналогии правилами исправления неверных сведений в трудовой книжке.
Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.
Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.
Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.
Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.
Какие локальные акты регистрируются в журнале
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
Обязательно ли иметь журнал регистрации приказов по личному составу
Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
- порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
- дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
- в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
- должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
- при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.
Правила составления приказов: пошаговая инструкция
Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.
Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.
Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:
- Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
- Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
- Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
- Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
- Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
- После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
- Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.
Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.
Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:
- Наименование документа.
- Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
- Если есть, то наименование структурного подразделения.
- Номер дела по номенклатуре и номер тома.
- Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
- Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Вложенные страницы содержат две таблицы.
- Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
- Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
Ведение журнала по кадровым приказам
Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.
Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.