Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов ИП на УСН (доходы)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Где хранить документы организации и ИП?
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса. Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря. Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:
| Срок хранения | Постоянно | 75 лет | 5 лет | менее 5 лет |
|---|---|---|---|---|
| Вид документов |
Регистрационные. -Разрешительные. -Годовые отчёты. -КУДиР на УСН. -Приказы по основной деятельности. -Штатное расписание, структура. |
Личные дела и карточки сотрудников. -Лицевые счета начисления зарплаты. -Трудовые договоры. -Приказы по личному составу. -Регистры кадрового учёта. |
Первичные документы. -Квартальные отчёты. -Переписка. -Хозяйственные договоры. -Налоговые декларации. -Кассовые документы. -Больничные листы. -Заявления на отпуск. |
Месячные отчёты. -Проекты приказов. |
Перечень сроков хранения
В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.
| № | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
| 1 | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет | При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 2 | Путевые листы | 5 лет | При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет |
| 3 | Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет | |
| 4 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет | При условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности |
| 5 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | ||
| а) годовая | Постоянно | ||
| б) промежуточная | 5 лет | При отсутствии годовых — постоянно | |
| 6 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | |
| 7 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: | ||
| а) по основной (профильной) деятельности | Постоянно | ||
| б) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
| 8 | Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | ||
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы | 50/75 лет ЭПК | ||
| б) о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| в) о служебных проверках | 5 лет | ||
| г) о направлении в командировку работников | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ||
| 9 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет | При условии проведения проверки |
| 10 | Расчеты по страховым взносам: | 50/75 лет | |
| а) годовые | |||
| б) квартальные | |||
| 11 | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 12 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет | Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно — 75 лет |
| 13 | Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 14 | Справка о доходах и суммах НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 15 | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | |
| 16 | Счета-фактуры | 5 лет |
Сроки хранения документов
| Документы, которые могут быть затребованы различными организациями | Срок хранения | С какой даты считать срок |
| Трудовые договора, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках | В зависимости от срока составления документа, необходимо хранить до 75лет,если это было до 2003г., и 50лет после 2003г. | Срок хранения считается с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ. |
| Штатное расписание | Хранить нужно всегда | С даты составления документа. |
| Журналы учета рабочего времени | 5 лет | С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал. |
| График отпусков | 1 год | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график. |
Утрата бухгалтерских документов
Если первичные учетные документы были утеряны, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, руководитель организации, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.
Если комиссия пришла к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательствами этого: справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.
Если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов, руководителя организации могут привлечь к уголовной ответственности.
Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г.
Сроки хранения документов ИП после закрытия
Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:
- первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
- книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
- прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
- отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
- документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.
Первые две категории документов подлежат обеспечению сохранности на основании 8 пункта 1 части 23 статьи НК РФ и 48 пункта Приказа Минфина РФ и МНС № 86н/БГ-3-04/430 от 2002 года 13 августа. Последняя категория регламентируется 6 пунктом 2 части 28 статьи ФЗ № 212 от 2009 года 24 июля.
О длительности хранения документов
Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.
У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.
Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.
Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.
Что делать при потере или порче документов
По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.
Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.
Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.
При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.
Как определить важность бухгалтерских документов для организации?
Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.
Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.
Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).
Если документы ИП утрачены или испорчены
Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.
Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.
Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.
Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.
Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.
Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.
Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:
- регистрационные;
- учетные;
- разрешительная документация;
- отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
- кадровые;
- документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).
Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:
- статистические коды;
- лист записи ЕГРИП.
Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков. После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг
В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:
После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:
- лицензий;
- допусков;
- разрешений;
- сертификатов соответствия и качества;
- уведомлений о начале деятельности.
В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.
Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:
Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно. Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ. Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов
Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.
Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- лицевые счета начисления заработной платы;
- штатные расписания;
- приказы по личному составу;
- графики отпусков;
- должностные регламенты и инструкции;
- личные карточки форты Т-2;
- табеля учёта рабочего времени;
- книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).
В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде. Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге. Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.
Архивное хранение документов: правила и требования
Организация хранения документов — это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих нормативных актов компании. Все бумаги имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрены крупные штрафы для предприятия и должностных лиц.
Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительная документация. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие бумаги легко восстанавливаются после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего не терять и соблюдать правила хранения дел правоустанавливающих документов, а для этого следует четко знать, как, при каких условиях и сколько хранится та или иная документация.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.