Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить доплату за совмещение должностей на время отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Незаменимых сотрудников, как известно, нет. Однако на практике иногда все равно встречаются такие ситуации, при которых ушедший в отпуск работник выполнял слишком большое количество самых разнообразных функций. Возложить серьезный объем на другого специалиста возможно далеко не всегда. Более того, многие служащие знают о своих правах и не желают выполнять дополнительную работу без каких-либо вознаграждений за такой труд.
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
Как грамотно оформить совмещение должностей?
В том случае, если обязанности временно отсутствующего сотрудника не получается пропорционально распределить между другими служащими, законодательными нормами предлагается два варианта оптимального решения такой проблемы:
- Оформление с работником специального соглашения о совмещении должностей. С помощью такого документа на сотрудника будут возложены дополнительные профессиональные обязанности другого подчиненного. Время возложения таких обязанностей должно быть равно периоду отсутствия основного служащего на его рабочем месте.
- Подписание со служащим специального соглашения о замещении должностей. Такой документ будет обладать главной особенностью, а именно: в соответствии с данным соглашением сотрудник будет заниматься исполнением профессиональных обязательств исключительно отсутствующего служащего.
Если ориентироваться на современную практику, можно отметить, что гораздо чаще встречается именно совмещение должностей. При работе в данном режиме один сотрудник выполняет сразу два вида обязанностей. Первыми являются его непосредственные обязательства, которые были возложены должностной инструкцией, а также иными положениями. Вторые же обязательства носят временный характер и выполняются за отсутствующего сотрудника.
Вне зависимости от конкретного выбора, любой руководитель должен уделить особое внимание максимально грамотному оформлению такого режима работы. Главным аспектом в данном случае будет являться предварительное получение согласия от самого служащего. В целях защиты интересов сотрудника действующими нормами были установлены особые правила. Они заключаются в следующем: дополнительные обязательства не могут быть возложены на подчиненного по одностороннему решению начальства. Более того, за отказ работника от принятия дополнительных обязательств у работодателя не будет иметься никакого права на увольнение такого служащего либо на установление иных мер ответственности в его отношении.
Другим важным аспектом процедуры совмещения должностей будет являться грамотный расчет доплаты. Естественно, ни один сотрудник не должен выполнять дополнительные функции бесплатно. Для этого работодатель должен установить в его отношении соответствующее вознаграждение. Оно может быть выражено в следующих формах:
- в виде конкретной денежной суммы. Например, за совмещение работодатель установил сотруднику ежемесячную надбавку размером 25 000 рублей. Данная сумма является постоянной и неизменяемой. Она не зависит от размера основной заработной платы подчиненного, а также от иных дополнительных факторов;
- в виде процентного соотношения от оклада исполнителя. Например, работодатель принял решение об установлении регулярной надбавки за совмещение, размер которой составляет 20% от оклада подчиненного. Следовательно, заработная плата сотрудника на определенный период времени будет увеличена именно на это значение.
Продолжительность рабочего времени
Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги (ст. 60.2 ТК РФ).
Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника.
ООО «Шелковый путь»
Против совмещения
Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.
Расширение обязанностей или совмещение
Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).
Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.
Положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя? Ответ на вопрос дискуссионный, ведь по должностным обязанностям зам. должен «подхватить» дела руководителя во время его отсутствия. Узнайте авторитетное мнение эксперта КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.
Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.
Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.
Как правильно составить приказ о совмещении, читайте в статье «Приказ о совмещении должностей — образец на 2020-2021 годы».
Понятие совместительства
Обязательность отпуска предусмотрена трудовым законодательством, но оно же и требует соблюдение непрерывности процесса. В этом случае выбирается сотрудник из уже имеющегося штата для временного выполнения обязанностей отсутствующего работника, или привлекается другой человек, который будет работать временно или по совместительству. Временное замещение требует документального оформления и доплаты.
Что подразумевается под понятием совмещения? Работник должен выполнять свои непосредственные обязанности, предусмотренные трудовым договором, а также возложенные на лицо, временно отсутствующее на работе. Передаются полномочия на основании приказа, в котором обязательно указывается, на какой срок это делается, и какая положена надбавка.
Способы замещения работника на время отпуска
Трудовым кодексом РФ предусмотрено несколько вариантов замещения основного сотрудника на время его ежегодного очередного отпуска. Каждый из этих способов имеет свои особенности оформления и оплаты. Рассмотрим каждый и них:
- замещение, или временное освобождение от исполнения трудовых обязанностей другого сотрудника организации, и перевод его на временно вакантную должность;
- внешнее совместительство – оформление срочного трудового договора с человеком, который не является сотрудником предприятия;
- совмещение – одновременное исполнение работником организации обязанностей, предусмотренных основным трудовым договором и выполнение работы по другой должности за отсутствующего коллегу;
- внутреннее совместительство – выполнение сотрудником трудовых обязанностей другого человека в свободное от основной работы время.
Принятие работника на период ежегодного отпуска
Ответ: На период отсутствия сотрудника, находящегося в ежегодном отпуске, работодатель вправе принять другого работника, заключив с ним срочный трудовой договор. Это следует из ст. 59 ТК РФ. В ней сказано, что срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Обязательным условием срочного трудового договора является указание срока действия и обстоятельств, которые послужили основанием для заключения такого договора. Поскольку не всегда возможно определить точное время выхода основного работника на работу (в частности, в связи с продлением отпуска из-за болезни), в договоре фиксируется, что сроком окончания трудового договора будет являться выход на работу основного работника. После выхода основного работника на работу заключенный с заменявшим его лицом срочный трудовой договор должен быть прекращен в связи с истечением его срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При этом днем увольнения будет являться последний рабочий день, предшествующий дню выхода из отпуска основного работника. В последний день работы сотруднику необходимо выплатить все причитающиеся суммы и выдать трудовую книжку. Напоминаем, что предупреждать его за три дня о прекращении срочного трудового договора не следует на основании ст. 78 ТК РФ, которая устанавливает данное исключение именно для случая оформления срочного договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
Как оформить замещение работника?
Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.
Работодатель может поступить следующим образом:
| Как поступить работодателю |
Метод замещения |
| Замещение собственными силами | Привлечение работника со стороны |
| Совмещение обязанностей | Внешнее совместительство |
| Увеличение объема работы | Срочный трудовой договор |
| Временный перевод на другое место работы | |
| Внутреннее совместительство |
Такая мера является вынужденной и может возникнуть на уровне руководства или штата сотрудников. Нередки случаи, когда работодатель пренебрегает своими непосредственными функциями и экономит на штатном совмещении. Исполнение функций руководителя передается заместителю.
Тогда можно увидеть добавление букв “и.о.” к должности руководителя. Однако заместителю руководителя доплаты за работу временно отсутствующего руководителя не положены. При этом происходит его оформление с помощью приказа.
Это связано с тем, что исполняющий обязанности вышестоящего руководства имеет право подписи и несет ответственность за действия или бездействие. В дополнительном соглашении прописываются функции замещающего сотрудника, это может быть в том числе принятие на работу или увольнение сотрудников.
Передаем дополнительные обязанности работнику организации
Если руководителя по каким-то причинам не устраивает первый вариант и он не хочет принимать новичка, он может задействовать сотрудников, уже давно трудящихся в его организации. Рассмотрим, какими способами это можно сделать.
Это временный перевод сотрудника предприятия на место работника, отправившегося на отдых ( ст. 72.2 ТК РФ ). Во время его отпуска переведенный человек будет выполнять только должностные обязанности отпускника. Про свои обязанности ему придется на время забыть. Зарплату он будет получать в соответствии с выполняемой им работой.
Оформляется замещение дополнительным соглашением между работником и работодателем. В нем следует указать размер оклада на период замещения, а также сведения о том, что на это время сотрудник выполняет только работу отдыхающего коллеги.
Также следует составить приказ. Для этого вполне подойдет форма № Т-5 или форма № Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Не запрещено воспользоваться формой, разработанной предприятием самостоятельно.
Запись в трудовую книжку заместителя вносится без указания на срочный характер трудового договора.
Такой вид совмещения возможен лишь с письменного согласия сотрудника, который должен заменить отпускника. В соответствии с законодательством, руководство не имеет права принуждать человека к выполнению обязанностей другого специалиста. После получения согласия составляется дополнительное соглашение, где прописывается дата оформления, срок и ставятся подписи сторон (ст.155 ТК РФ).
Далее издается приказ о должностном совмещении. В документе указываются следующие моменты:
- причина в потребности совмещения работ (отпуск работника);
- срок замещения;
- перечень передаваемых обязанностей;
- размер доплаты.
Продолжаем разбирать, как оплачивается совмещение. Оно возможно при временном отсутствии какого-либо сотрудника (по причине болезни, отпуска, командировки — но с обязательным сохранением за ним рабочего места) и возложении его служебных обязанностей на другого трудящегося, без отрыва последнего от своей главной работы.
Оплату внутреннего совмещения здесь регулируют положения трудового договора между замещающим сотрудником и его работодателем. Ее размер должен быть конкретно отражен во внутреннем нормативном акте. Чаще всего им выступает приказ, в котором отображается следующее:
- Какая занятость выполняется замещающим сотрудником.
- Каков объем работы он должен выполнять.
- Оплата труда при совмещении работ. Отражается или ее денежный размер, или процентная ставка в отношении оклада сотрудника, тарифа оплаты его труда.
- Устанавливается, в течение какого срока будет производиться данная оплата.
Расчет размера оплаты
Сложность тут в том, что не существует конкретной единой формулы, по которой высчитывается размер доплаты за совмещение. Кроме того, Трудовой Кодекс РФ не предписывает для нее минимального и максимального размера.
Если обратиться к практике, то объем доплаты устанавливается в форме договора между работодателем и его сотрудником. На него влияют следующие факторы:
- Сложность выполняемой работы.
- Объем деятельности.
- При неполном рабочем дне на совмещаемой должности учитывается объем фактически выполненных заданий пропорционально затраченному времени.
- Работодатель правомочен уменьшить или вовсе прекратить доплату в случае, когда качество выполняемых работ, произведенной продукции или оказанных услуг ухудшилось.
- О любом изменении условий совмещения (в том числе и его оплаты) работника предупреждают в письменном виде.
- При повременной з/п размер доплаты за совмещение обычно связывается с объемом выполненной работы и тарифной ставкой, по которой она вознаграждается.
- При сдельной з/п доплата за совмещение формируется исходя из повышенных сдельных расценок.
- При совмещении должности, в отношении которой действует повременная оплата, надбавка рассчитывается исходя из процента оклада или тарифной ставки по ней.
Хоть определенных актов, регулирующих размер доплаты нет, существует правило: она не должна быть выше полной ставки по совмещаемой профессии или должности. Это прямо указано в ст. 423 ТК. Такое предписание не ново для Российской Федерации. Подобное правило было установлено еще во времена СССР.
Прием временного сотрудника
Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).
Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.
Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.
Порядок оплаты при совмещении должностей
Об особенностях оплаты труда при совмещении должностей рассказывает статья 151 ТК РФ. Статья не устанавливает конкретных норм, разрешая устанавливать размер доплаты по соглашению сторон с учетом характера и объема выполняемой по совмещению работы.
На практике размер оплаты за совмещение может быть установлен как в абсолютном значении (в рублях), так и в процентном соотношении к окладу, причитающемуся по штатному расписанию сотруднику в должности, по которой происходит совмещение. При этом верхних значений по оплате не предусмотрено, но косвенно таким ограничением может служить, например, объем средств, запланированных на оплату совмещения.
Важно также помнить, что оплата за совмещение облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, включается в средний заработок во всех необходимых случаях, а также учитывается при расчете больничных выплат и пособий по беременности и рождению ребенка.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.