Как избежать кассового разрыва. Руководство для предпринимателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как избежать кассового разрыва. Руководство для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.

Что такое кассовый разрыв в бизнесе?

Простыми словами, кассовый разрыв – это ситуация, когда у компании есть прибыль, но временно отсутствуют деньги на операционные расходы. К операционным расходам относят постоянные траты, без которых невозможна стабильная деятельность компании:

• плата за аренду и коммунальные услуги;
• зарплата сотрудникам;
• страховые взносы;
• закупка сырья и расходников;
• обслуживание техники;
• затраты на логистику и рекламу;
• амортизационные отчисления;
• выплаты процентов по кредитам;
• оплата услуг сторонних организаций и подрядчиков;
• административные расходы.

Формула и пример расчёта кассового разрыва

Чтобы подтвердить или опровергнуть наличие кассового разрыва достаточно сложить остаток средств в кассе на начало периода и поступления за период, а затем вычесть все расходы в этом же периоде. Если остаток денежных средств на конец периода отрицательный – у вас возник кассовый разрыв.

Пример расчёта, выявляющего кассовый разрыв:

	Остаток на начало периода	Поступления	Расходы	Итог
Понедельник	+ 40 000	+100 000	-20 000	+120 000
Вторник	+120 000	+30 000	-60 000	+90 000
Среда	+90 000	+10 000	-50 000	+50 000
Четверг	+50 000	+20 000	-100 000	-30 000
Пятница	-30 000	+80 000	-20 000	+30 000

Из-за чего возникают кассовые разрывы?

Но даже в устойчивом бизнесе с регулярным притоком денег и с прибыльной бизнес-моделью может произойти временная нехватка денег из-за ошибок в приоритетности платежей. Не дождались поступления от клиента и провели не обязательные траты, а на выплаты обязательств не хватает.

Другая причина – пост-оплата клиентами и отсутствие контроля дебиторской задолженности. Многие, стремясь привлечь и удержать покупателей, предлагают отсрочку оплаты, поставку по пост-оплате. Это иногда может выйти боком компании. Выручка будет приходить с задержкой, а по счетам контрагентов все равно придется платить точно в срок. В итоге на бумаге компания прибыльная, а по факту все время попадает в кассовый разрыв.

Денег на текущие траты может не хватать, если ошибиться с объемом закупок товара. Когда компания закупает партию товара, она «замораживает» деньги в товарной форме. Если партия большая, и много товара лежит на скалах и полках магазина, «живых денег» компании может не хватить. Таким образом при неграмотно организованных закупках кассовые разрывы будут появляться с завидной регулярностью. Особенно, если товары сезонные.

Чек-лист от эксперта

Деньги любят порядок, поэтому глобально для избежания кассовых разрывов достаточно упорядочить финансы и установить строгий контроль над ними. Это скрупулезная и достаточно рутинная работа, но в ней нет ничего сложного. Чек-лист поможет сориентироваться в организации финансовых потоков и не допустить кассовых разрывов в будущем.

1. Проведите аудит договоров с покупателями: пересмотрите подход к отсрочкам платежей и скорректируйте сроки оплаты. Рекомендуется переработать текст договора совместно с юристом и отшлифовать аргументацию нововведений для покупателей.

2. Составьте план продаж и план поступления денег по датам. Обратите внимание: это два разных плана!

3. Проведите аудит договоров с поставщиками и подрядчиками и составьте план расходов и платежей по датам. И это так же два разных плана.

4. Сопоставьте план продаж с планом расходов. У вас получится документ, который у финансистов называется бюджетом доходов и расходов (БДР). Он поможет спрогнозировать показатели бизнеса за отчетный период. Важно сравнивать БДР с фактическими результатами вашего бизнеса, так можно оценить проблемные направления и предпринять действия по работе с ними.

5. Сопоставьте план поступления денежных средств и план платежей – у вас получится бюджет движения денежных средств (БДС). Особое внимание уделите налогам и обязательным расходам (аренда, заработная плата, коммунальные платежи и др.). Зафиксируйте для себя, что к установленным датам у вас должны быть на счетах «несгораемые» суммы денег.

6. Теперь сопоставляем два бюджета: БДР и БДС. Вы сразу же наглядно увидите разрывы и поймете, какие платежи необходимо сдвинуть по датам, а в какие периоды нужно активно накапливать денежные средства на счетах.

Что такое кассовый разрыв в бизнесе

Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на покрытие регулярных трат. Например, владелец бизнеса не может внести сумму за аренду или платеж по кредиту, перевести оплату поставщику. Кассовый разрыв не означает, что компания работает в минус: просто полученные деньги уже закончились, а новые еще не поступили на счет. Объясним на примере.

Владелец маркетингового агентства получил предоплату от клиента и сразу потратил: купил новую кофемашину в офис. Он надеялся, что в ближайшее время получит новый перевод. Но клиент не перевёл оставшиеся деньги вовремя, и владельцу не хватило денег на зарплату команде. Такая ситуация и считается кассовым разрывом.

Что делать, если кассовый разрыв уже случился?

Если кассовый разрыв наступил и денег нет, то разбираться почему так случилось уже нет времени. Необходимо срочно закрыть кассовый разрыв. Понять причины возникновения можно после выхода из него, и то при условии, что в компании ведется управленческий учет и данных будет достаточно. Ниже мы опишем необходимые меры по предотвращению и планированию источников покрытия кассовых разрывов.

Путь выхода из сложившейся ситуации можно представить в виде последовательности шагов.

1. Исключение низкоприоритеных платежей

В первую очередь необходимо распределить, какие платежи являются обязательными, а какие можно заплатить позже без существенных штрафов. Счета с наибольшим приоритетом оплачиваются в первую очередь – налоги, кредиты, аренда и другие платежи с определенной датой, нарушение которой может повлечь такие санкции, как пени, штрафы или другие взыскания. Так же к первой группе можно отнести оплату сырья, без которого компания не может продолжать выполнять текущие обязательства.

Оплата персонала, выплаты поставщикам и некоторые обязательные офисные платежи не имеют определенных сроков выплат – такие платежи возможно сдвинуть на несколько дней.

В третью группу попадают все необязательные платежи, от которых можно отказаться – затраты на обучение, представительские расходы и другие. Платежи из этой группы можно не осуществлять вообще.

2. Получить оплату раньше

Проведите работу с дебиторской задолженностью – обзвоните всех клиентов, должников. Если клиент просрочил платеж, можно разослать письма с претензиями, приостановить работы или задержать отгрузку, обратиться в суд.

Если выплата только предстоит, то можно договорится об оплате сейчас под гарантийные обязательства доделать все в срок или раздробить платеж в соответствии с уже проделанной и принятой работой.

3. Увеличить сроки оплаты поставщикам

Если компании необходимо оплатить в ближайшее время крупную сумму поставщикам – договоритесь об отсрочке или постарайтесь разбить платеж на более мелкие суммы. При этом желательно, несмотря на нехватку денег, платить своим поставщикам постоянно, хоть и меньшими суммами. Таким образом, Вы покажете свою заинтересованность в продолжении партнерских отношений и покажите, что прикладываете все силы для погашения задолженности. В противном случае, кредиторы могут обратиться в суд и тогда по решению суда со счетов компании могут списать полную сумму задолженности.

4. Стимулирование продаж

В ситуации, когда деньги в бизнесе не на расчетном счету, а в запасах на складах, может помочь проведение маркетинговых акций, предоставление скидок на сезонные товары, распродажи. Затоваривание одна из основных причин выпадения денежных средств из оборота торговых компаний. Чтобы деньги возвращались быстро обратно необходимо контролировать закупки и вовремя избавляться от лишнего товара.

5. Использование собственных средств

Финансирование деятельности компании за счет собственных средств компании, например, собственники направляют дивиденды на финансирование бизнеса.

Кроме чистой прибыли компания может продать или сдать в аренду неиспользуемое оборудование, автомобили и другое имуществу. Рассмотреть возможность сдачи в аренду помещений, которые принадлежат компании или собственнику.

Для выхода из кассового разрыва собственники могут внести собственные средства на расчетный счет компании, это поможет оперативно закрыть кассовый разрыв в случае его возникновения.

6. Использование заемных средств

Кредит на погашение задолженности — хоть и очевидное решение, но крайне нежелательное. Получить кредит на хороших условиях в кратчайшие сроки крайне проблематично, когда кассовый разрыв уже наступил. Поэтому кредит с такими может и не помочь, а только усугубить ситуацию, когда подойдет срок платить по кредиту и процентам.

Помимо кредита можно воспользоваться и другими финансовыми инструментами: овердрафтом и факторингом. Факторинг позволяет получать деньги сразу после подписания акта за вычетом комиссии фактора. А овердрафт к расчетному счету позволяет уходить в минус при нехватке средств на согласованный лимит. При этом в счет погашения овердрафта будут списываться все последующие поступления на расчетный счет.

Причины возникновения кассового разрыва

Отсрочка платежа. Распространенная причина кассового разрыва — работа без предоплаты. Причем отсрочка в некоторых случаях может достигать нескольких месяцев — и все это время нужно выполнять обязательства на собственные средства.

«Заморозка» денег в товаре или расходниках. Эта причина распространена в бизнесе, который закупает товар, а не берет на реализацию. Например, менеджер приобрел большую партию, которая будет продаваться несколько месяцев — даже если цена закупки казалась выгодной, деньги в итоге «заморожены» на складе. Чем больше товара, тем выше вероятность кассового разрыва.

Сезонность. Эта причина похожа на предыдущую — бизнес закупает товары или расходники, но не учитывает сезонность спроса. Например, магазин приобрел большую партию мороженого в конце августа, а затем наступила осень и товар оказался никому не нужен до следующего сезона.

Как решить проблему возникшего разрыва

Кассовый разрыв — это временная нехватка денег. Значит, чтобы решить проблему с разрывом, нужно или достать деньги, или избежать расходов. Вот какие существуют варианты действий.

Оптимизировать обязательства. Редкий случай в борьбе с кассовым разрывом, но может сработать в кризисной ситуации. Например, если у бизнеса не хватает денег на оплату аренды офиса, можно от него вовсе отказаться и перевести сотрудников на удаленный формат работы. Или проанализировать загрузку склада, и если он часто пустует, переехать в другой, меньше и дешевле.

Этот способ может помочь, только если бизнес долго отслеживает денежные потоки и занимается долгосрочным прогнозированием, то есть может увидеть перспективу кассового разрыва за несколько месяцев до его появления.

Попросить отсрочку. Часто причиной кассового разрыва становится рост дебиторской задолженности. Она же является одним из способов дождаться гонораров за выполненную работу — только должником должен стать сам бизнес.

Если кассовый разрыв возникает из-за обязательства оплатить договор аренды или поставку каких-то материалов, стоит попробовать договориться с арендодателем и контрагентами.

Чего не нужно делать при кассовых разрывах

Кассовые разрывы способны подтолкнуть владельца бизнеса с необдуманным действиям, которые могут усугубить положение. Тревога предпринимателей понятна: денег для покрытия текущих расходов нет, а срок оплаты налогов или очередной партии товара подходит.

Собрали несколько примеров поступков, которые нельзя совершать, когда наступают кассовые разрывы:

1. Повышать цены на ходовые товары. Вместо ожидаемого роста прибыли можно добиться ее снижения: люди, которые регулярно покупают привычные товары, могли это делать во многом из-за их стоимости. Когда цена вырастет, часть таких клиентов неминуемо уйдет к конкурентам, у которых дешевле.

2. Продавать собственность компании: транспортные средства, технику. В ситуации, когда деньги нужны срочно, имущество нередко продают ниже рыночной стоимости. Кроме того, возрастает риск, что без проданного оборудования компания не сможет выполнить заказы.

3. Делать скидку на товары, которые давно лежат на складе. Цена может привлечь как постоянных, так и новых покупателей. Бизнес быстро получит деньги и закроет кассовый разрыв, но это будет временным решением. Выручка от продаж окажется меньше ожидаемой, новые клиенты могут больше не прийти, а товары, которые обычно хорошо берут, останутся лежать на полках.

4. Снижать цены на все товары. Любая акция, в том числе и масштабная распродажа, должна быть просчитана и согласована с финансовым отделом и отделом продаж. Ценообразование не может носить хаотичный характер, поэтому вмешательство в отлаженную бизнес-модель с большой вероятностью навредит ей, и кассовые разрывы будут наступать снова и снова.

5. Урезать бюджет на продвижение. Когда речь заходит об оптимизации расходов, компании в первую очередь снижают траты на маркетинг и рекламу. Такой подход кажется логичным: производство не страдает, товары в прежнем объеме остаются на полках. Как временная мера, это может сработать. Однако есть риск, что без рекламы вовсе произведенную продукцию перестанут покупать в прежнем количестве, ведь начнет снижаться приток новых клиентов, и доход бизнеса уменьшится.

Пример кассового разрыва в малом бизнесе

Рассмотрим одну из самых распространенных причин краха некрупного бизнеса у новичков, впервые сталкивающихся с кассовым разрывом. Представим себе, что ИП открыл магазинчик, взяв помещение в аренду, закупил товар, проплатил рекламу, оформил на работу продавцов (затрата – зарплата и соцвзносы) и т.п. Пусть первый год выдался удачным: магазинчик заработал клиентуру, продержался в сезонный спад спроса и очень удачно закрыл финансовый год. Обрадованный владелец хочет поощрить себя и потратить часть заработанных денег на свои желания. При этом средства, естественно, оказываются изъятыми из бизнеса.

На следующий год магазин оказывается без «финансовой подушки» для покрытия кассовых разрывов, возникающих в «несезон» и вследствие других факторов. Как обычно действует неопытный ИП:

• не делает новые закупки товаров;
• обедняет ассортимент;
• уменьшает расходы на рекламу;
• увольняет часть штата и т.п.

Иногда, пытаясь спасти положение, предприниматель берет кредит, не имея четкого плана по его возврату, тем самым еще больше залезая в финансовую кабалу. По факту, он стремится сократить расходы, а на самом деле, теряет клиентуру и в результате в момент, когда спрос мог бы повыситься, у него нет средств на его удовлетворение, налицо кассовый разрыв.

Правильный вариант реагирования – думать о возможном варианте кассового разрыва заранее, ибо для любого бизнеса он более чем вероятен. Что можно предпринять:

• завести специальный резерв для подобных случаев;
• добиться у контрагентов отсрочки платежей по поставкам;
• взять кредит на оптимальных условиях, спланировав его возврат;
• вынимая деньги из бизнеса, хорошо просчитать рентабельность.

Неправильные решения:

• поднять цены – люди быстро поймут, что они завышены;
• надеяться на лояльность постоянных покупателей – ее недостаточно для сохранения прежнего объема денежных поступлений;
• распродавать товар по себестоимости или ниже – это такая же потеря денег;
• снизить рекламу – это утрата клиентуры.

ИТОГ. Любое решение, принятое после кассового разрыва, априори будет убыточным, так как ситуацию придется спасать с большими или меньшими вложениями. Правильные решения должны быть стратегическими, то есть приниматься до момента наступления кризисной ситуации. Кассовый разрыв должен быть ликвидирован «в уме» еще до того, как он наступит в реальности.

Как возникает кассовый разрыв

На возникновение кассового разрыва не влияет уровень прибыли или масштаб бизнеса. Проблема может возникнуть даже у многомиллионного предприятия, которое неправильно рассчитало приход и расход средств за определенный период.

Чтобы понять, как возникает кассовый разрыв, рассмотрим ситуации, в которые нередко попадают представители малого бизнеса. Простые примеры наглядно демонстрируют, почему предприниматель сталкивается с временным дефицитом средств и как он отражается на развитии бизнеса.

Кассовый разрыв наблюдается, если:

1. Рано сняли деньги со счета. Это распространенная ошибка новичков в бизнесе. Денежные средства поступили в кассу, а предприниматель вместо того, чтобы выполнить свои обязательства и рассчитаться по всем подписанным актам, снимает деньги со счёта на свои лучные нужды.
2. Несвоевременная оплата от контрагентов. Постоплата – распространённая схема сотрудничества. Недобросовестные партнеры задерживают оплату, иногда возникают проблемы с обработкой платежа со стороны банка. Чтобы предотвратить кассовый разрыв по этой причине, достаточно прописать в договоре пункт о штрафе за просрочку выплаты.
3. Неверно подсчитаны расходы. Владелец бизнеса потратил на рекламу или аренду склада больше, чем предполагал, в итоге денег для зарплаты сотрудникам не оказалось. Другой пример: под новый магазин арендовали помещение, после чего купили торговое оборудование и мебель, но не рассчитали расходы. В итоге не хватает денег, чтобы заплатить за аренду в следующем месяце.
4. Сезонный бизнес. Кассовый разрыв – популярная ситуация у компаний, которые занимаются специфическим или сезонным бизнесом. Производители мороженого летом получают огромную прибыль, которой хватает на погашение всех долгов и простоя в холодные месяцы. Но, чем больше времени проходит после летнего сезона, тем меньше денег становится на счету, если денежные средства распределены нерационально.

Как спрогнозировать и предотвратить кассовый разрыв

Задача предпринимателя — оперативное планирование и контроль поступления и расходования средств за счет внедрения инструментов оперативного управления.

Например, оформление Платежного календаря в Excel, чтобы планировать конечный остаток. Составьте список статей движения денег: операционная деятельность, кредиты и займы (финансовая деятельность), единовременные выплаты и изъятия (капитальная деятельность). Первой строчкой укажите остаток на начало дня, затем по статьям разбиваете поступление, платежи по кредитам, налогу и прочие расходы.

Далее, нужно согласовать статьи движения денежных средств со статьями доходов и расходов.

Последним можно присвоить следующие признаки:

• постоянные (оплата аренды, кредита, налога);
• переменные (связанные с объемом деятельности, например, себестоимость проданных товаров);
• дискреционные (управляемые, когда есть выбор — потратить деньги или нет, например, на автоматизацию бизнеса, ремонт помещения, обучение персонала, реклама бизнеса).

Расставьте приоритеты в платежах. Например, вы решаете, куда направить бюджет — на покупку оборудования или рекламу. Оснащение предприятия — долгосрочная перспектива и инвестиции в бизнес, которые увеличивают прибыль. С рекламой не все так однозначно, поскольку она может не принести ожидаемых результатов. Приоритетом может стать и своевременный платеж ключевому поставщику, которого вы можете потерять из-за задержки оплаты.

Установите лимит расхода на непостоянные или незначимые статьи расхода, и сформируйте финансовый резерв.

Минимизировать последствия, или вовсе предотвратить наступление локального дефолта, можно различными способами. Услуги, предоставляемые банковскими организациями, ведущими расчетно-кассовое обслуживание корпоративных клиентов, предусматривают возможность использования овердрафта, факторинга или получения займа. Кроме того, в современных реалиях небольшая просрочка по платежам — при условии налаженной коммуникации между контрагентами — обычно не считается критичным поводом для применения штрафных санкций и расторжения контрактов.

Однако все перечисленные варианты так или иначе создают дополнительные сложности, снижают маржу и уменьшают прибыль. Говоря о том, как избежать покрытия временных кассовых разрывов на предприятии, отметим, что это следует делать до их наступления, а не после. Среди актуальных инструментов:

• Организация грамотного финансового планирования.
• Контроль за кредиторской и дебиторской задолженностью.
• Обеспечение запаса наиболее востребованной продукции.
• Поддержание стабильного денежного потока.
• Формирование резервного фонда.

В теории также рекомендуется заранее согласовывать с клиентами размер неустойки — суммы штрафа, которую контрагент должен будет выплатить за каждый день просрочки. Однако на практике подобные меры применяются не столь часто.

Оксана Ткаченко, кандидат экономических наук, МВА, автор блога о бизнес-планировании:

«Как избежать кассового разрыва?
Шаг 1. Оцените реальное положение вашего бизнеса по ключевым показателям на сегодняшний день.
Шаг 2. «Просканируйте» всю свою документацию. Возможно, стоит пересмотреть некоторые договоренности? Наберитесь сил и будьте готовы на переговоры WIN-WIN. И на будущее лучше сразу предусматривайте возможность отсрочки.
Шаг 3. Попросите клиентов делать предоплату или аванс.
Шаг 4. Спланируйте поступления и расходы. В этом вам поможет платежный календарь на месяц с ежедневной фиксацией каждого шага.
Шаг 5. Вспомните о своих дебиторах и кредиторах.
Поспешите забрать свои деньги у должников и пустить их во благо предприятия. Изучите кредитные договора на предмет изменения банковских условий и найдите возможность перезаключить сделки. Учтите новые проценты в себестоимости.
Шаг 6. Изыщите дополнительные финансы.
И помните, что за это тоже придется чем-то платить потом. Бывает такое, что выгодней отдать свою компанию и не множить долги»

Артем Дуров, генеральный директор «Открытие Факторинг», ведущий Финтех Шоу на ТАСС:

«Рекомендую обратить внимание на 5 ключевых правил, позволяющих минимизировать риски возникновения кассовых разрывов:
1. Наладьте финансовое планирование, ведите платежный календарь.
2. Контролируйте промежуток времени с момента закупки товаров или материалов и поступления их на склад, и до момента получения денежных средств от покупателей. Чем меньше операционный цикл, тем чаще поставки и больше прибыли.
3. Следите за тем, как быстро вложенные в бизнес деньги превращаются в прибыль. Чем длиннее финансовый цикл, тем больше денег необходимо компании для организации бесперебойной работы.
4. Определите платежную политику. Идеально, если получится договориться на предоплату со стороны покупателей (взамен можно предложить скидку за раннюю оплату), а с поставщиками – на отсрочку платежа. Стремитесь к тому, чтобы период ваших обязательств перед поставщиками был длиннее срока отсрочки, который вы предоставляете покупателям.
5. Напоминайте дебиторам о необходимости погашения задолженности в срок – это хорошая превентивная мера для своевременного пополнения оборотных средств»

Грамотное ведение управленческого учета избавит бизнес от нехватки средств в кассе, покажет прибыльность бизнеса и отдельных направлений. Начните с планирования доходов и расходов. Используйте бесплатный шаблон БДДС от ПланФакта и прогнозируйте кассовые разрывы заранее.

Похожие записи:

• «Я не умею, у меня нет опыта». Семь ошибок на собеседовании, которые делают все
• Что такое суррогатное материнство каков правовой статус суррогатной матери
• Как оформить инвалидность: о прохождении медико-социальной экспертизы