Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профессия менеджер по закупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В типовой должностной инструкции менеджера по закупкам, оценка стоимости товаров и услуг является одним из ключевых пунктов, которому должен уделить внимание каждый специалист, занимающийся закупками в организации. Данный процесс представляет собой определение суммы, которую необходимо отвести на приобретение товаров и услуг указанных в Закупочном плане.
Что нужно знать / изучать
Их компетенции достаточно широки, поэтому ему необходимы самые разные знания:
-
Менеджмент. В этой профессии весьма пригодятся знания в области организации труда. По этой причине данная дисциплина будет весьма полезна и обязательна к изучению. Достаточно получить о менеджмент представление в общем виде, но некоторым направлениям уделить более пристальное внимание. К примеру, это управление проектами, как наиболее близкая к реалиям профессии область менеджмента.
-
Логистика и товароведение. Два этих предмета также необходимы специалисту, причём используются они обычно сообща. Вам потребуются хорошее знание логистических процессов, организации соответствующих цепочек и системе в целом. Кроме того, надо разбираться в товароведение. Нужно чёткое понимание в систематизации и классификации разных категорий товаров. Также необходимо иметь представление о формировании их стоимости и некоторых других вопросах.
-
Юриспруденция. При работе в этой сфере вам потребуется и знание гражданского/коммерческого права. Вам надо разбираться в том, как регулируются вопросы купли-продажи для бизнеса и правилах ведения соответствующей документации. Подобный специалист должен обладать умением работать с договорами и многими иными документами, связанными с вашей работой.
-
Психология. Профессия во многом завязана на коммуникациях и взаимодействии с другими людьми. Базовая подготовка в этом направлении не является обязательной, но будет весьма полезной. В частности, это относится к психологии делового общения и ведению переговоров. Понимание таких тем, значительно повышает успешность специалиста и его профессионализм.
-
ПО. Не обходится эта специальность и без применения современных цифровых средств. Такой специалист должен быть уверенным пользователем ПК и офисного пакета программ. При этом надо уметь использовать различные мессенджеры и некоторые продукты 1С. Да и вполне полезны будут навыки обращения с системами управления проектами и CRM.
Контрактная работа с поставщиками: особенности и рекомендации
Типовой контракт – это договор, который заключается между компанией и поставщиком для определенного вида товаров или услуг. Он может быть использован как образец, руководствуясь которым, менеджер по закупкам избежит многих проблем.
По инструкции менеджера по закупкам, при выборе поставщика необходимо ориентироваться не только на цену, но и на качество, сроки поставки и репутацию поставщика. Эти моменты являются основными при заключении контракта.
Однако, в контракте могут быть и другие условия, например, отмена заказа, условия гарантии, ответственность сторон, периодичность поставок. Прежде чем заключать контракт, необходимо внимательно рассмотреть все эти моменты.
- Рекомендации:
- Не подписывайте контракт, не прочитав его внимательно;
- Убедитесь, что контракт соответствует целям вашей компании;
- В случае вопросов, обратитесь за консультацией к юристу;
- Уделите внимание строгости условий и ответственности сторон.
Документальное оформление закупок и контрактов: обязательные процедуры
Согласно должностной инструкции менеджера по закупкам, на каждом этапе закупочной процедуры необходимо осуществлять документальное оформление. Все документы должны быть оформлены в соответствии с установленными типовыми формами.
Образец типовой формы составляется в соответствии с требованиями действующего законодательства и компании. При оформлении закупочной документации необходимо придерживаться установленных нормативных требований, в том числе правильно заполнять наименование документа, дату, номер.
Основными документами, которые обязательно должны быть оформлены на каждой стадии закупочной процедуры, являются: заявки и предложения участников конкурса, протоколы заседаний комиссии по закупкам, договоры на оказание услуг, счета, сметы и другая документация.
Большое внимание следует уделять правильному оформлению контракта. В нем должны быть четко прописаны все условия оказания юридических услуг, такие как сроки, стоимость, ответственность сторон и другие условия.
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
СПЕЦИАЛИСТ ПО ЗАКУПКАМ: ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.
Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.
Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.
Составление документации в соответствии с требованиями 44-ФЗ
Должностные обязанности менеджера по закупкам в центре «Аукцион-консалтинг» включают выполнение различных задач в области закупок в соответствии с требованиями 44-ФЗ.
Специалист по закупкам в должности менеджера обязан составлять документацию, необходимую для проведения закупок в соответствии с требованиями закона 44-ФЗ. Он должен знать конкретные требования, предъявляемые к документам, и уметь правильно их оформлять.
В учебном центре «Аукцион-консалтинг» специалисты проводят обучение по составлению документации в соответствии с требованиями 44-ФЗ. В рамках обучения рассматриваются все аспекты составления документов, включая правильное оформление, необходимые сведения о товарах и услугах, требования по защите информации и другие важные моменты.
Специалист по закупкам обязан контролировать и обеспечивать соблюдение требований 44-ФЗ при составлении документов для проведения различных процедур закупок. Это важная задача, которая гарантирует прозрачность и соблюдение законодательства в области государственных и муниципальных закупок.
Преимущества обучения в учебном центре «Аукцион Консалтинг»
Учебный центр «Аукцион Консалтинг» предоставляет возможность получить высококвалифицированное образование в области закупок. В сравнении с другими образовательными учреждениями, наш центр предлагает более глубокую и конкретную программу обучения специалиста по закупкам.
Одним из преимуществ образования в учебном центре «Аукцион Консалтинг» является наличие квалифицированных преподавателей, имеющих многолетний опыт работы в сфере закупок, а также обширные знания в законодательстве, регулирующем данную сферу.
Еще одним преимуществом является актуальность обучения. Учебный центр «Аукцион Консалтинг» постоянно обновляет программу обучения, чтобы специалисты могли ознакомиться с последними изменениями в законодательстве, включая 44-фз.
Другим важным преимуществом обучения в нашем центре является опытная работа с реальными кейсами и ситуациями, которые возникают при закупках. Специалисты учебного центра «Аукцион Консалтинг» помогут студентам разобраться во всех аспектах работы по закупкам и научат эффективно выполнять свои обязанности.
Наши специалисты также готовы поддержать выпускников учебного центра «Аукцион Консалтинг» после окончания обучения. Мы предоставляем услуги консультации и помощи в трудоустройстве.
Обучение на менеджера по закупкам
Чтобы стать менеджером по закупкам, необходимо иметь профильное образование. Наиболее близкими в данном случае являются следующие образовательные программы, действующие на базах университетов и колледжей:
- «Управление проектами». Это востребованная специальность, при постижении которой студенты учатся контролировать все этапы создания и запуска проекта. Кроме того, будущие управленцы контролируют результаты работы, распределяют задачи между сотрудниками, что очень близко к должностным обязанностям, которые придется выполнять снабженцем. Обучение возможно в очно-заочном и дистанционном формате. Длительность подготовки — 3 года 6 месяцев или 4 года и 6 месяцев. После завершения учебы выдается диплом государственного образца.
- «Логистика». Это еще один из вариантов получения образования, которое позволит работать по профессии менеджер по закупкам. Главная задача логистов компании состоит в том, чтобы организовать потоки предприятия. Иными словами, он предпринимает все возможные усилия, чтобы оптимизировать цепочку поставок, профессии профессиональные переговоры с поставщиками. Логисты — это люди, которые имеют безграничный карьерный рост. От рядового специалиста они могут вырасти до директора по ресурсам, стать организатором крупных перевозок. Получить востребованное образование можно в очном, очно-заочном и дистанционном формате.
- «Общий менеджмент». Образовательная программа, которая обеспечивает фундаментальную подготовку управленцев. На базе полученных навыков и компетенций специалист сможет стать как снабженцем, так и представителем кадровой службы, менеджмента в более узких сферах: здравоохранении, энергетике, спорте.
Важность должностной инструкции
Документ необходим любой компании, независимо от численности отдела, системы организации его работы. Инструкция используется для правильного подбора кадров, распределения обязанностей, повышения их квалификации. Вот еще несколько причин, по которым следует ее составить:
- легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
- новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
- инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.
Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:
- общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
- задачи, функции и обязанности;
- права менеджера по закупкам;
- зона ответственности;
- взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
- мотивация работника, система расчета его гонорара.
Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:
- издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
- количество бракованной продукции становится меньше;
- закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
- сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
- число полученных и выполненных заявок растет.
Функциональные обязанности менеджера
Главная задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.
Функциональные обязанности менеджера по закупкам:
- работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
- составление ассортимента магазина или торговой сети;
- выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
- взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
- обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
- отправление заявок потенциальным партнёрам;
- обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
- разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
- анализ оборота товаров в торговых точках;
- определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
- разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
- предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
- подготовка планов закупок.
Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:
- планирование и контроль логистики продукции;
- разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
- работа с таможенными документами;
- планирование норм остатков на складах.
Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик. В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно.
Общее описание профессии
Снабженец — профессия, известная с давних времен. Это должностное лицо, которое отвечает за снабжение компании необходимыми материальными ценностями. Менеджер по закупкам выполняет практически то же самое. Однако к этой профессии предъявляются более широкие требования, среди которых — умение мыслить аналитически и быстро принимать решения.
Важность данного специалиста сложно переоценить, ведь место компании на рынке, ее рентабельность и успешность определяется оборотом материальных ценностей, во многом зависящем от слаженности работы отдела закупок.
Причем найти нужные товары на рынке — это полдела. Они должны быть недорогими и отвечать высшим критериям качества. Решение такой задачи под силу только подготовленному специалисту.
Итак, в круг обязанностей менеджера по снабжению входит:
- поиск готового идти на компромисс поставщика;
- поиск требуемого объема товаров;
- оптимизация процесса закупок;
- быстрое и максимально точное определение качества предлагаемого товара;
- отстаивание цены, выгодной предприятию.
От специалиста по госзакупкам требуется умение выгодно взаимодействовать с государством.
Менеджер-снабженец может существенно упростить ситуацию с закупками. Для этого ему следует найти хорошего поставщика, готового поставлять качественные товары по самым низким ценам. Высшим профессиональным пилотажем считается умение добиться возврата нереализованной партии товаров.
Ценится также способность заключать сделки с правом отсроченного платежа.
Должностная инструкция менеджера по закупкам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера ООО «Нижегородметалл-Сервис» (далее – Общество).
1.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.
1.3. Менеджер относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику ПЗУ Общества.
1.4. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее 1 года.
1.5. Менеджер должен знать:
– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;
– рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
– конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения;
– теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
– теорию и практику работы с персоналом;
– формы и методы ведения рекламных кампаний;
– этику делового общения;
– основы технологии производства;
– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
– основы законодательства о труде;
– правила и нормы охраны труда.
1.6. Менеджер в своей деятельности руководствуется:
– локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
– правилами внутреннего трудового распорядка;
– правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
– указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
– настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия менеджера его обязанности возлагаются на лицо, назначенное Директором Общества. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Функциональные обязанности
Менеджер осуществляет следующие трудовые функции:
2.1. Организация и ведение закупок:
– поиск потенциальных поставщиков;
– ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах Общества;
– оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения Начальника ПЗУ;
– мотивация поставщиков на работу с Обществом.
2.2. Планирование и аналитическая работа:
– составление ежемесячного плана закупок;
– анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;
– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом Общества;
– обеспечение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта;
– составление прогнозов по поставкам продукции на склад.
2.3. Обеспечение закупок:
– прием и обработка заказов от клиентов Общества;
– окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;
– взаимодействие с подразделениями Общества с целью выполнения возложенных задач;
– участие в рабочих совещаниях;
– ведение рабочей и отчетной документации.
– поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе.
– участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.
– обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;
– недопущение дебиторской задолжности по расчетам с поставщиками;
Менеджер имеет право:
3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
3.2. Запрашивать лично или по поручению начальника ПЗУ отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.3. Требовать от Начальника ПЗУ оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.4. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера.
Менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
5. Условия работы
5.1. Режим работы менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Функции отдела закупок
В современных рыночных условиях важно повышение маржи. Из простых действенных способов, которые можно использовать, является понижение себестоимости.
Добиться этого представляется возможным, формируя более выгодные цены при закупке у поставщиков товаров или сырья. Как правило, этим занимается служба закупок, которая зачастую воспринимается как отдел, не влияющий на итоговую прибыль фирмы. Но это не так. То есть грамотно выстроенная работа подразделения способна существенно повлиять на результат деятельности всего предприятия.
Нужно не просто заключать договор с поставщиком на самых выгодных условиях, но и обеспечивать нужный ассортимент закупок, так как это также влияет на дальнейшую выручку. Только при правильно поставленной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.