Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменились сроки хранения документов по охране труда в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Где хранить документы по охране труда
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Что такое инструктаж по охране труда?
Процедура проведения инструктажей по охране труда является обязательным условием трудовых отношений, которое регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Работодатель обязан ознакомить всех сотрудников организации с требованиями безопасности, которые они должны соблюдать во время исполнения своих должностных обязанностей.
Инструктажи по охране труда проводятся:
- с целью ознакомления работников с требованиями локальных и нормативно-правовых актов по охране труда;
- с условиями труда на рабочем месте;
- со способами безопасного производства работ при выполнении своих должностных обязанностей;
- с имеющимися опасными и вредными производственными факторами на рабочем месте.
Другими словами, в ходе инструктажа работнику дается разъяснение, с какими опасными факторами ему придется сталкиваться в процессе работы, какие требования охраны труда действуют в данной организации и в каких документах эта информация закреплена.
Росархив утвердил обязательные сроки хранения документов по охране труда
Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.
2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.
Таким образом, по нашему мнению, Ваши уже утверждённые инструкции, разработанные в соответствии с Приказом №772н (даже если в своем тексте они ссылаются на него), если они введены или будут введены в действие в период с 1 марта до 29 марта 2022г., актуальны и с ними ничего не нужно делать. Вы молодцы.
Если вы сейчас только занимаетесь пересмотром инструкций (у вас есть приказ об их пересмотре) Вам необходимо доделать их, утвердить и ввести в действие до 29 марта 2022г. Если же понимаете, что до 29 марта не успеете их переделать – убрать из текста инструкций упоминание Приказа 772н и вводить в действие текущей датой после 29 марта.
После же приостановки действия Приказа 772н 29 марта 2022г. – Вы можете разрабатывать инструкции как с учетом требований Приказа 772н так и без их учета – привлечь к ответственности контролирующие органы после 29 марта 2022г временно не смогут.
Но стоит помнить, что действие Приказа 772н лишь приостанавливается до 1 января 2023г. Смеем предположить, эта дата может в любой момент измениться как в одну, так и в другую сторону. Поэтому разумно, по возможности (а в плане инструкций по охране труда – такая возможность есть), иметь документы, которые не противоречат действующим в настоящий момент нормативно-правовым актам и соответствуют тем, действие которых будет возобновлено. Это позволит, во-первых, не делать двойную работу, во-вторых не держать руку на пульсе, проверяя, когда Приказ 772н возобновит свое действие.
Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.
Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.
Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).
Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Как обеспечить защиту документов от порчи
Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.
Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.
Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.
Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:
Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.
Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.
Организация обучения по охране труда в ОАО «РЖД» предусматривает:
- обеспечение работодателем обучения безопасным методам и приемам выполнения работ, проведения инструктажей по охране труда и проверки знания требований охраны труда в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (статьи 212, 225);
- порядок проведения инструктажей и проверки знания, виды инструктажей, формы журналов регистрации инструктажей по ГОСТ 12.0.004;
- порядок обучения по охране труда в обучающих организациях и проверки знания требований охраны труда в самой организации, формы протоколов и удостоверений о проверке знания в соответствии с Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций;
- порядок к организации обучения по охране труда и проверки знания требований охране труда работников ОАО «РЖД» в соответствии с СТО РЖД 15.002-2012.
Работники, занятые на работах, к которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования безопасности труда, проходят обучение безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой и проверку знания.
После прохождения первичного инструктажа на рабочем месте обучение безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой проходят все вновь принимаемые и переводимые на другую работу (должность, рабочее место) работники рабочих профессий, специалисты и выпускники образовательных организаций, учебных центров профессиональных квалификаций железных дорог, занятые на работах, к которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования безопасности труда.
Работникам, которые проходят обучение по профессии в образовательных организациях, стажировку проводят на конкретном рабочем месте после завершения процесса обучения по профессии.
Штрафы за отсутствие журнала
Отсутствие журнала регистрации как подтверждения факта проведения ППИ трактуется как нарушение требований по обеспечению ПБ. Предусмотрен административный штраф, налагаемый по ст. 20.4 КоАП. Сумма санкции определяется мерой ответственностью лиц и наличием условий повышенной пожарной опасности.
| Категории лиц, разделяемых по мерам ответственности | Стандартные условия ведения деятельности | Режим работы в условиях повышенного пожарного риска |
| Должностные лица | От 6 до 15 тысяч рублей | От 15 до 30 тысяч рублей |
| Индивидуальные предприниматели | От 20 до 30 тысяч рублей | От 30 до 40 тысяч рублей |
| Юридические лица | От 150 до 200 тысяч рублей | От 200 до 400 тысяч рублей |
Наряду с административными санкциями предусмотрена уголовная ответственность. О мерах наказания, вызвавших вред здоровью, указано в ст. 219 УК РФ. Пресекательные меры предусмотрены для лиц, отвечающих за условия ПБ.
Кто утверждает сроки хранения
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.
Какой срок хранения журнала вводного инструктожа
N 558 Номер статьи документа Вид документа Срок хранения Примечания 1 2 3 4 576 Коллективные договоры Пост. Присланные для сведения — до минования надобности 577 Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения Пост. 602 Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 л. (1) (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л . 603 Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 л. 604 Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий Пост.
Сроки хранения документов по охране труда
Одни документы оставляют в архиве совсем ненадолго — на год, три или пять лет, а другие постоянно или до момента, когда их заменят на новые. Это зависит от важности находящейся в них информации. Например, ведомости по обеспечению сотрудников молоком и другим питанием, спецодеждой и другими средствами хранятся только 1 год (п. 428), индивидуальными средствами защиты — 3 (п. 427), сертификаты безопасности — 5 (п. 408). Книги о несчастных случаях на предприятии — 45 (п. 424). Такой же срок предусмотрен для протоколов о травмах и авариях на производстве, а если они сопровождаются материальным ущербом или человеческими жертвами, то их оставляют навсегда (п. 425а).
Одними из важных документов является инструктажи по ОТ. На новом рабочем месте каждый сотрудник сталкивается с тем, что обязан пройти вводный инструктаж (п. 2.1.2 Порядка обучения по ОТ, утв. постановлением Министерства образования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Итоги записывают в специальную книгу учета, которую нельзя уничтожать длительное время.
ВАЖНО!
Перечень Росархива четко оговаривает, сколько хранится журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, — 45 лет (п. 423а).
Инструктаж обязателен и перед началом работ (п. 2.1.4 того же Порядка Минобразования РФ). И не важно, слесарь это или замдиректора, правила едины для всех. В Перечне указано, сколько хранится журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда по сегодняшним правилам – почти полувековой период (п. 423а). Эти книги содержатся в надлежащем состоянии в отделе по ОТ. Если такового нет, то тогда в отделе кадров у сотрудника, который отвечает за обучение новых работников технике безопасности.
Немало протоколов, отчетов, деклараций соответствия, заключений специалистов остается в организации после внедрения мер по специальной оценке условий труда (СОУТ). Их необходимо содержать на предприятии от 45 до 75 лет, в зависимости от условий работы.
ВАЖНО! Если работники выполняют трудовые обязанности в обычной ситуации, то документы СОУТ держат в архиве 45 лет (по месту проведения). Если условия работы опасные или на здоровье сотрудников влияют вредные факторы, то предусмотрен двойной период 50/75 (п. 407).
В случае двойного периода сколько хранить — 50 или 75, выбирают исходя из ситуации, когда завершено делопроизводство. Если до января 2003 г. — 75, если после — 50.
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).
Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).
Пять лет нельзя уничтожать:
- сертификаты безопасности (п. 408);
- протоколы обучения по ОТ (п. 422);
- журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
- справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
- справки о причинах болезни работников (п. 418);
- договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.
Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).
В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:
- протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
- списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
- актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).
Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):
- перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
- порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
- гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).
Кто проводит процедуру
Обычно проведением инструктажа занимается отдельный сотрудник компании: инженер по охране труда или инспектор, руководитель отдела кадров (т.е. тот, у кого эта функция прописана в должностных обязанностях или тот, кого назначит отдельным приказом директор организации).
На производственных предприятиях за отдельные части инструктажа может отвечать специально подготовленный работник.
Для выполнения своих обязанностей инструктор должен действовать в полном соответствии с программой, которая разрабатывается на стадии создания компании и утверждается руководством. После того, как работник пройдет инструктаж, он обязан расписаться об этом в особом журнале.
Сколько хранить журналы регистрации инструктажей
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.
Штраф за отсутствие необходимых документов
Указанные в настоящей статье документы должны быть у работодателя в обязательном порядке, в случае проведения проверки контролирующими органами их непременно попросят предъявить. В случае их отсутствия работодателю грозит штраф в размере до 200 тыс. рублей.
Компенсация самозанятым во время карантина — это особые меры поддержки физическим лицам, являющимся плательщиками НПД. Они предусматривают возврат ранее уплаченных налогов и начисление капитала на уплату будущих налоговых платежей.
В чем заключается поддержка малого бизнеса
Меры поддержки малого и среднего бизнеса условно можно разделить на:
- финансовую;
- имущественную;
- нефинансовую (административная, информационно-консультационную).
В периоды устойчивого развития и в кризисы государственное содействие реализуется через специальную инфраструктуру поддержки МСП на федеральном и региональном уровнях.
Где хранить документы по охране труда
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Перечень должностных инструкций по ОТ в РЖД
Охрана труда на предприятии: с чего начать, пошаговая инструкция
В такой крупной компании, как РЖД, существует определенный перечень специальных инструкций для различных видов деятельности, которые разрабатывает специальный составитель:
- Работы с подвижным составом, обслуживание и ремонт оборудования;
- Деятельность, связанная с электрическим током и обслуживанием электроустановок;
- Ремонтные и профилактические работы с промышленным оборудованием;
- Инструкции в случае возникновения чрезвычайных ситуаций;
- Правила работы с опасными и вредными грузами.