Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.
Рабочее время и время отдыха
По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:
- режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
- условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
- порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
- порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).
Экстренный перевод на дистанционную работу
Работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционный режим работы и без его согласия (ст. 312.9 ТК) в следующих ситуациях:
- имеется угроза жизни или нормальным условиям жизни, к примеру, авария, пожар, ЧС, землетрясение, эпидемия и т.д.;
- госорганы или местные органы самоуправления решили перевести сотрудников на дистанционный режим.
Важно! Когда сотрудника невозможно перевести на дистанционный режим или работодатель не может дать ему все необходимое для трудовой деятельности, он должен оплачивать простой по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя. Оплата производится из расчета не меньше 2/3 тарифной ставки или должностного оклада.
При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:
- причину перевода;
- перечень переводимых сотрудников;
- срок перевода — он должен закончиться не позже, чем исчезнет обстоятельство, которое стало причиной перевода;
- правила обеспечения сотрудников всем необходимым для работы;
- правила организации работы — режим рабочего времени, правила и методы взаимодействия, правила и сроки сдачи отчетности по работе;
- иные положения, касающиеся организации трудовой деятельности.
Взаимодействие с работодателем
В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).
Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.
Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.
Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.
При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.
Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.
Право удаленного работника на отдых
В целях исключения возможных злоупотреблений со стороны работодателей поправки дополняют ТК РФ новой статьей 312.7, гарантирующей право дистанционных сотрудников на отдых. В соответствии с этой нормой дистанционный работник имеет право на неприкосновенность времени отдыха.
Время взаимодействия работника с работодателем в период времени отдыха работника включается в рабочее время.
Взаимодействие работодателя с дистанционным работником в период времени отдыха без предварительного письменного согласия работника допускается только в исключительных случаях. Так, звонить и писать удаленщику, когда тот отдыхает, разрешается:
- для предотвращения производственной аварии либо устранения последствий стихийного бедствия;
- предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
- выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств.
Отличия надомной и дистанционной работы
С точки зрения закона, с 2014 года это разные виды занятости. Их отличительные черты приведены в таблице.
Сравнение надомного и дистанционного труда
| № | Основание | Надомный сотрудник | Дистанционный сотрудник |
|---|---|---|---|
| 1. | Законодательные нормы | Глава 49 ТК РФ, «Положение об условиях труда надомников» № 275, утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981. | Ст. 312.1 ТК РФ |
| 2. | Определение | Лица, заключившие с работодателем договор о надомном труде – работе из материалов работодателя либо компенсируемых им. | Выполнение трудовой функции по договору вне стационарного рабочего места или территории, с коммуникациями, осуществляемыми по Интернету и другим сетям. |
| 3. | Преобладающая деятельность | Производство, сборка, монтаж и т.п. | Интеллектуально-творческий труд |
| 4. | Рабочее время | Сотрудник устанавливает на свое усмотрение. Не применимы нормы об оплате сверхурочных, работе в выходные и праздники и т.п. | Режим может быть прописан в трудовом договоре. Если же это не указано, сотрудник вправе установить его по своему усмотрению. |
| 5. | Рабочее место | Дома, где созданы условия для надомного труда | Где сочтет нужным работник |
| 6. | Оплата труда | Чаще всего сдельная | |
| 7. | Контакт с работодателем | Может быть минимальным – только во время подписания трудового договора, а также приема и сдачи работы | Контакт в режиме коммуникационных сетей, контроль работодателя и отчетность со стороны сотрудника, подписание трудового договора с помощью ЭЦП |
| 8. | Трудовая книжка | Запись о приеме на работу и увольнении вносится обычным порядком | Записи могут не вноситься или вноситься по желанию сторон |
| 9. | Трудовой договор | Заключается в обычном порядке, должен содержать пункты относительно особенностей оплаты труда, графика работы, нюансов расторжения и других определяющих моментов. | |
| Вносятся дополнительные условия о снабжении материалами и инструментами либо компенсации их стоимости | Вносятся дополнительные условия о форме контроля и отчетности сотрудника, порядок возмещения расходов на работу (например, на приобретение и использование программ, технических средств и т.п.) |
Как изменилось регулирование режима работы и отдыха сотрудников на «удаленке»
В новой редакции ст. 312.4 ТК РФ более подробно прописана возможность работодателя регулировать в ЛНА вопросы, связанные с деятельностью дистанционного сотрудника, а именно:
- режим рабочего времени постоянного сотрудника на «удаленке» или периодичность выполнения трудовой функции при временной дистанционной работе;
- условия и порядок вызова временного дистанционного сотрудника на стационарное рабочее место;
- условия и порядок выхода такого сотрудника на стационарное рабочее место по личной инициативе;
- порядок предоставления всех видов отпусков сотруднику, постоянно работающему в дистанционном формате.
Если работодатель не укажет в ЛНА режим рабочего времени, то дистанционный работник может устанавливать его себе самостоятельно.
Время взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.) нужно учитывать, как рабочее.
Изменения в порядке оплаты труда при дистанционной работе
Новой статьей 312.5 Трудового Кодекса государство защитило дистанционных сотрудников от потерь в оплате труда при новом формате работы. Теперь в законе прямо указано, что удаленное выполнение трудовых функций не может быть основанием для уменьшения заработной платы.
Налоговики разъяснили, как нужно перечислять НДФЛ тем организациям, которые имеют филиалы и используют труд дистанционных работников.
По мнению ФНС, здесь нужно ориентироваться на то, кто платит конкретному сотруднику вознаграждение – головная компания или филиал. НДФЛ необходимо перечислять в бюджет по месту регистрации плательщика (компании или филиала), в штатном расписании которого числится дистанционный сотрудник.
При этом место нахождения самого дистанционного работника значения не имеет. Сам факт перевода сотрудника на «удаленку» не образует обособленного подразделения (письмо ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).
Особенности дистанционной формы работы
|
Режим труда и отдыха |
Работник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). |
|
Какие отпуска положены дистанционному работнику |
|
|
Как происходит оплата больничных |
Оплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой). |
|
Компенсации за используемое оборудование |
На усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы. |
|
Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников? |
Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.). |
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):
— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Охрана труда дистанционных работников
Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда и охрану труда дистанционных работников в период их дистанционной работы только в следующем объеме (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— расследовать и вести учет в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— выполнять предписания должностных лиц Роструда, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих госконтроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассматривать представления органов общественного контроля в сроки, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда работодатель соблюдать не обязан, если только иное не предусмотрено коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему).
Почему не стоит договариваться о дистанционке исключительно устно?
«В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы. Если речь идет не о дистанционных сотрудниках, то в качестве места работы, как правило, пишут наименование работодателя и населенный пункт, например ООО “Ромашка”, г. Москва. В Трудовом кодексе есть ряд норм, из которых следует, что работник должен приходить на рабочее место и выполнять там свои обязанности. Из этого можно сделать вывод: если сотрудник не появляется на рабочем месте в ООО «Ромашка», то это прогул. Возможность выполнять работу в ином месте, отличном от того, которое указано в трудовом договоре, оформляется командировкой», — говорит юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева.
Эксперт отмечает, что устные договоренности имеют место в небольших компаниях: работник может попросить руководство разрешить ему поработать из дома. «Но с точки зрения закона это все должно оформляться: либо отсутствие как прогул, либо как командировка, даже если он работает дома или сидит за компьютером в каком-то кафе», — объясняет Яковлева.
Для дистанционных сотрудников, говорит эксперт, место работы может быть вообще не указано, поскольку оно может быть плавающим. «Работник может работать как дома, так и в кафе или где-нибудь за рубежом. Но обязательно указывается наименование работодателя. Если такому работнику нужно будет приехать в офис, то это тоже оформляется как командировка. Такой вывод следует из Трудового кодекса», — говорит юрист.
Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.
Выход в офис и дистанционная работа по ТК РФ после снятия ограничений
Министерство труда и социальной защиты РФ рекомендовало работодателям по возможности сохранить дистанционный режим работы после снятия основных ограничений. В статье мы рассказали, как правильно перевести сотрудника на дистанционную работу и что предпринять, если работодатель решил вывести сотрудников в офис в неблагоприятной эпидемиологической обстановке.
2020 год внёс свои коррективы в течение жизни граждан и страны в целом. Так, после наступления неблагоприятной эпидемической ситуации, вызванной распространением новой коронавирусной инфекции, работодатели задались вопросом о переводе сотрудников на дистанционную работу, а впоследствии о выводе сотрудников в офис компании. Если вы решили оставить своих сотрудников на удалёнке, то сделать всё по правилам вам поможет первая половина статьи. А если вы уже начали выводить сотрудников в офис, обязательно обратите внимание на вторую.
Формы удаленной работы
Удаленная работа может осуществляться в нескольких формах. При этом наиболее популярными являются две из них:
- дистанционная работа: между работником и нанимателем заключается трудовой договор. Стороны имеют права и несут обязанности в соответствии с трудовым законодательством. Работнику, как правило, устанавливается режим труда и отдыха. Наниматель контролирует производственный процесс и режим труда и отдыха работника при помощи средств связи;
- фриланс: между физическим лицом и организацией заключается договор подряда или иной гражданско-правовой договор в соответствии с законодательством. Режим труда и отдыха не устанавливается. Главным является качественное выполнение задания работодателя в установленный срок.
Две эти формы ни в коем случае нельзя путать. Также мы считаем, что сегодня отсутствует возможность комбинирования нескольких видов занятости в одном трудовом договоре. Например, когда часть рабочего времени работник проводит в офисе нанимателя, а часть — работает дистанционно, используя ИКТ.
Электронный документооборот
Еще раз обращаем внимание, что в процессе трудовой деятельности дистанционного работника обмен практически всеми документами может осуществляться в электронном виде. Что это за документы? Трудовой договор, соглашение об изменении сторонами условий трудового договора, локальные нормативные акты, приказы, уведомления, заявления и объяснения работника, документы, необходимые для трудоустройства, и др. Однако ничто не мешает сторонам при очном общении обмениваться и оригиналами на бумажном носителе.
При обмене электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).