Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штатное расписание в вопросах и ответах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Однако учет совместителей в кадровых комиссиях вызывает другие вопросы. Сколько факторов должно быть перечислено для них? Дело в том, что статья 284 ТК РФ предусматривает, что совместительство не может требовать от работника работы более четырех часов в день. Статья 22 того же кодекса требует равного вознаграждения за равный труд.
В соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ тарифная ставка для работников, работающих по совместительству, может быть определена следующим образом.
- Счетная ставка — это ставка за работу определенной сложности без учета надбавок, льгот и премий. Ставка зависит от уровня квалификации работника.
- Ставка заработной платы — это размер вознаграждения за выполнение конкретного задания в течение месяца. В отличие от ставки заработной платы, оклад не стандартизирован и не связан с официально признанной квалификацией работника. Она определяется самим работодателем. Как таковой, он используется в основном коммерческими организациями.
- Оклад выплачивается работникам местных или государственных организаций. Она также указывается без учета дополнительных выплат.
Как удалить сотрудника из ШР?
Совмещение должностей завершает договор с сотрудником. Поэтому, если вам нужно убрать их из штатного расписания, это следует сделать так же, как и расторжение трудового договора по основному месту работы.
Однако помимо оснований для отказа, предусмотренных ст. 77 Трудового кодекса РФ (например, окончание срока действия договора сторон, совпадение воли, окончание срока полномочий), существуют дополнительные правила для совместителей. Согласно ст.
288 ТК РФ, увольнение совместителя возможно только в случае замещения этой должности лицом, для которого совместительство является основной работой.
Важно: Следует помнить, что если совместитель работает по срочному трудовому договору, его нельзя заменить другим лицом на полный рабочий день. Без.
Если должность становится свободной, она может быть удалена из кадровой панели. Это делается следующим образом.
- Руководитель организации издает приказ о внесении изменений в документ.
- Служба персонала или другой уполномоченный специалист подготавливает новую таблицу HR или текущее приложение.
- Подготовленный план утверждается письменным приказом руководителя (Как в этом году утверждался ПБС?). .
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
Оплата при совмещении должностей (профессий) обязательна
Обязанность по выплате компенсации при выполнении работником дополнительных трудовых функций в рабочее время закреплена в ст. 151 ТК РФ.
Как следует из ст. 60.2 ТК РФ, возможны варианты дополнительной нагрузки:
- дополнительный объем работы выполняется для аналогичной должности и специализации (например, один бухгалтер ведет 2 аналогичных участка: свой и вакантный);
- выполнение работы за временно отсутствующего сотрудника (например, если основной работник проходит длительное лечение);
- совмещение должностей и профессий (например, ведущий инженер выполняет обязанности специалиста по безопасности труда).
Во всех случаях должна производиться доплата за совмещение.
Больше о вариантах изменения трудового договора вы узнаете из статьи «Уведомление об изменении условий трудового договора».
Запись в трудовой книжке
Запись в трудовую книжку по совместительству вносится не всегда, ведь по закону сотрудник не обязан сообщать по основному месту работы о дополнительной занятости.
Но если работник все же изъявит желание внести подобную запись, то ему нужно будет предоставить следующий пакет документов по основному месту работы:
-
копию приказа о приеме в качестве совместителя;
-
справку от предприятия с реквизитами;
-
заявление.
После получения оговоренного пакета документов, издается приказ, и работник отдела кадров будет обязан внести запись по следующему образцу:
-
принят в качестве совместителя в (название предприятия) на должность (название);
-
при внутреннем совместительстве название предприятия не указывается.
Дробить или не дробить единицы штата?
Однако с указанием в расписании совместителей возникает другая проблема: сколько ставок по ним указывать? Дело в том, что ст. 284 ТК РФ указывает, что при совмещении нельзя, чтобы сотрудник был занят более 4 часов в день либо больше 16 часов в рабочую 40-часовую неделю. При этом ст. 22 того же кодекса требует равной оплаты за равный труд. Как в таком случае указывать ставку в штатном расписании, если она закрывается именно совместителем?
Решая этот вопрос, следует воспользоваться нормами постановления Госкомстата РФ №1 от 25.01.2004 г., которым были утверждены первичные формы по учёту труда. Хотя этот нормативный акт с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» перестал быть обязательным, однако формы до сих пор применяются – а значит, можно учитывать и разъяснения, данные Госкомстатом по заполнению форм.
Относительно бланка формы № Т-3, утверждённой для штатного расписания, даётся разъяснение:
- В графе 4 указывается количество единиц по соответствующей профессии.
- Если единица занята не полностью (в частности, по совместительству) – в графе может стоять нецелое число: 0,25, 0,5 или аналогичное.
- Если одинаковых ставок несколько, число единиц может быть нецелым, но больше единицы.
Последнее на практике означает следующее: если в организации, например, требуются два бухгалтера, и одну ставку занимает обычный бухгалтер, а вторую по совместительству сам главбух – то в штатном расписании может быть указано количество штатных единиц 1,5. Однако это не единственный вариант.
При необходимости в расписании может стоять указание на полную единицу. Если при этом она занята совместителем, работающим неполный день, то об этом достаточно сделать указание:
- В примечаниях к соответствующей строке штатного расписания.
- В трудовом договоре, заключённом относительно совмещаемой должности.
Виды совместительства
Трудовое законодательство предусматривает два вида совместительства:
1. Внутреннее совместительство. В этом случае работник занят по месту основной работы.
При этом помимо ранее заключенного трудового договора по основной работе, надо заключить договор о работе по совместительству.
На практике такой вид совместительства выгоден как для работодателя, так и для самого работника.
А именно, работодатель поручает работу проверенному сотруднику, который способен обеспечить выполнение стоящих перед организацией задач, а работник может существенно повысить уровень своего дохода.
2. Внешнее совместительство предполагает выполнение работником трудовых функций в другой организации.
То есть внешний совместитель — это работник, который работает у другого работодателя по определенной специальности, профессии, должности, квалификации по второму трудовому договору в свободное от основной работы время.
Внешнее совместительство означает работу после трудового дня, в свой выходной, но уже совсем на другом предприятии.
Таким образом, нормами закона предусмотрено, что работник имеет право:
трудиться на нескольких предприятиях одновременно — занятость в организации, которая не является основным рабочем местом, считается внешним совместительством;
работать на предприятии, где находится основное место работы, но по другой штатной должности с соответствующей процедурой оформления — это считается внутренним совместительством.
Штатное расписание. Унифицированная форма Т-3
Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.
Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.
В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.
Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.
Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.
Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.
Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.
Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.
Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.
Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.
Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.
Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.
Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.
Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).
ООО «Афродита»
Приказ №34-ОД
г. Сарапул
30 декабря 2019 года
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.
2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2019 года.
Приказ об утверждении штатного расписания на 2023 год
- Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.
Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.
- Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.
Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».
В помощь кадровику. как отражаются совместители в штатном расписании?
Однако в таком случае работодатель должен ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», Письмо Минтруда России от 25.10.2017 N 14-1/В-953); Вопрос: …Какой размер оклада совместителя правомерно указать в трудовом договоре: размер оклада согласно штатному расписанию или зарплату, пропорциональную отработанному времени?(Консультация эксперта, 2018) Вопрос: Организация планирует принять на работу работника на условиях внешнего совместительства с режимом работы 5 дней в неделю (с понедельника по пятницу) по 4 часа в день.
Как в штатном расписании указать ставку совместителя
Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
По общему правилу в штатном расписании следует указать все штатные единицы должности (в т. ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем.
Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц»указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем.
Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч . 2 ст. 60.2 ТК РФ).
Поэтому в штатном расписании укажите должность, а вот прописывать условия работы в этой должности по совместительству не нужно.
Что касается вопроса о том, какое количество единиц указывать – 1 или 0,5 то можно поступить любым из способов. Объясним, откуда вообще появилась традиция в штатное расписание включать не целую штатную единицу, а ее часть.
Кадровики широко используют такое понятие, как ставка, но вы не найдете его ни в Трудовом кодексе, ни в профессиональных словарях.
Если исходить из смысла, который вкладывается в этот термин, то ставку можно определить как отношение количества отработанных часов в неделю к норме рабочих часов, которую сотрудник должен отработать, чтобы получить полный оклад.
Поскольку основной работник выполняет эту норму, то считается, что он работает на полную ставку. А вот с совместителем сложнее. Согласно статье 284 Трудового кодекса, совместитель может трудиться не более 16 часов в неделю. Статья 91 кодекса говорит о том, что недельная норма составляет 40 рабочих часов. Если разделить 16 на 40, мы получим 0,4 ставки.
А откуда взялось понятие «полставки (0,5 ставки)»? Раньше, до введения в действие Трудового кодекса, совместитель мог работать по 20 часов в неделю. Норма рабочих часов была та же — 40 часов. При делении 20 на 40 получалось 0,5 ставки.
Расчет ставки, безусловно, важен для составления табеля учета рабочего времени и начисления зарплаты совместителю. Но в штатном расписании должность совместителя можно указывать как целую единицу. Одну должность штатного расписания вполне могут занимать и два человека.
Однако это вовсе не означает, что ее нужно отражать в виде пропорции. Такое деление только осложнит работу со штатным расписанием. Например, у вас работает совместитель и для него предусмотрено 0,4 штатной единицы. Вы хотите принять на эту должность основного работника.
Тогда вам придется вносить изменения в штатное расписание, чтобы предусмотреть в нем целую штатную единицу. А если бы единица была целой изначально, ваша кадровая перестановка никак не коснулась бы.
Вы могли бы принять на эту должность и одного совместителя, и двух, и основного работника — и все это произошло бы без изменений.
Поэтому в штатном расписании можете указать должность, одну штатную единицу, а вот прописывать условия работы в этой должности по совместительству не нужно. Условия работы – «по совместительству» и размер оклада вы укажите в трудовом договоре.
Работники на неполной ставке: как оформить без проблем
Обратимся к ТК РФ, а конкретно к ст. 57 в которой сказано, что обязательным для включения в трудовой договор является условие о режиме рабочего времени, если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.
Чтобы сэкономить на налогах, предприниматели оформляют сотрудников на неполный рабочий день, а на деле те трудятся по нормальному графику, так делать нельзя. А как можно, читайте в статье.
При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.
Работник может работать не 8 часов, а 4 часа в день или неполную рабочую неделю — не пять дней, а три — это всё неполное рабочее время.
Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.
Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).
Двойная должность в штатном расписании: какую позицию ставить первой
Применение двойных должностей вопрос достаточно спорный. С одной стороны, никто не мешает работодателю поручить работнику дополнительный объем обязанностей.
С другой — такой сотрудник должен получать доплату за совмещение нескольких штатных позиций. И оформлять все это нужно либо совместительством, либо совмещением.
В некоторых случаях, использование двойных должностей запрещено законодательно.
Во-первых, нельзя переименовывать должности, которые подразумевают какие-либо льготы для работника (уменьшение страхового стажа, досрочный выход на пенсию, доплаты за условия труда). Такие должностные позиции должны идти в строгом соответствии с их наименованиями в нормативных документах.
Во-вторых, не рекомендуется изменять названия должностей, где установлена оплата по тарифной сетке.
В-третьих, не стоит переименовывать должностные позиции, на которые установлены профстандарты. Это может привести к претензиям со стороны контролирующих органов.
Но использование двойных должностей все же возможно. Необходимо не только указать такую должностную позицию в штатном расписании, но и утвердить двойной функционал.
Это означает, что в трудовом договоре с работником ему вменяют в обязанности выполнение работы по обеим специальностям. При этом не нужно делить рабочее время на две части. Рабочие задачи должны выполняться по мере их поступления, независимо от профессионального направления работы.
Например, не должно быть такого, что 6 часов в день работник выполняет функции экономиста, а 2 часа в день — кассира. Если такое разделение есть, это указывает на сокрытие фактического совместительства. Что приведет к претензиям со стороны контролирующих органов.
Должности нужно указывать в порядке возрастания функционала или иерархии.
То есть первой указывают должность с основными обязанностями, а второй ту позицию, на которой рабочая функция меньше. Либо второй вариант — сначала пишут должность, которая выше в иерархии компании, а затем более низкую.
Например, бухгалтер совмещает обязанности кадровика. Основная работа — бухгалтерия. Значит необходимо писать бухгалтер-кадровик, а не наоборот.
Или руководитель департамента, одновременно является заместителем гендиректора. В этом случае нужно сначала указать более высокую должность, вне зависимости от объема должностных обязанностей: заместитель генерального директора — начальник департамента.