Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование служебного автомобиля в личных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
Для расчета затраченного горючего применяется формула:
РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:
Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;
Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.
Пример расчета суммы компенсации:
В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.
К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?
В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.
В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.
Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.
Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.
Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.
Личный автомобиль в служебных целях
В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:
- Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
- Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
- Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
- Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.
Недостатки унифицированного ПЛ
При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.
Если данные о маршруте не даны или места отправления либо назначения говорят о непроизводственном характере поездки, компания не сможет принять расходы на бензин. При этом в данной ситуации у работника появляется доход в натуральной форме (стоимости бензина), с которого предприятие должно исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет, а также платить страховые взносы. Принятый НДС также может признаваться налоговиками необоснованным.
Списание топлива по норме
Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.
Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.
В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.
Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ
Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.
Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.
В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.
Личный автомобиль в служебных целях
В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:
- Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
- Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
- Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
- Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.
Как оформить использование сотрудником служебного транспорта
Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2022 г. № 03-04-05/28243*
— Работник может совмещать только должности, которые есть в штатном расписании. Например, если они вакантны или водитель временно отсутствует по причине болезни, отпуска и т. п. Это следует из статьи 60.2 ТК РФ. Если же свободной должности водителя в штатном расписании нет, управлять служебными автомобилями вправе один из сотрудников компании, в том числе директор. Тогда это будет частью его трудовой функции, о чем надо записать в должностной инструкции. Поэтому компания вправе обжаловать предписание инспекторов в суде*.
Как оформить использование директором ТОО личной автомашины в служебных целях? (Е
Директор использует свою автомашину в служебных целях. Какой заключить договор аренды на транспортное средство между физическим лицом (директор) и ТОО, чтобы не выписывать путевые листы и не списывать ГСМ? Можно ли в договоре указать только сумму за услуги аренды ТС, например, компенсационная выплата за месяц = сумма. (бензин, ремонт за счет физического лица) чтобы ТОО не выписывало путевой лист, а только акт выполненных работ за месяц? К акту выполненных работ нужно ли прикладывать чеки? За эмиссию нужно ли будет отчитываться или нет?
Плательщиком эмиссии в окружающую среду будет признано ТОО, если в соответствии с заключенным соглашением ТОО будет заправлять ГСМ используемый личный автомобиль директора. В этом случае ГСМ приобретается ТОО и выдается директору на его личный автомобиль. Следовательно, при списании ГСМ у ТОО возникает обязательство по начислению и уплате эмиссии в окружающую среду от передвижных источников.
Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
1.
Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.
2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.
Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.
Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.
А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.
Аренда имущества у работника для использования в служебных целях
Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы — пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.
Важно! Заключать слишком много договоров аренды личного имущества с сотрудниками не безопасно — налоговая инспекция может выдвинуть претензии, назначить внеплановые проверки и доначислить налог, если выяснится, что подобные соглашения заключались с целью ухода от страховых взносов. Лучше, чтобы все арендованное у работников имущество всегда находилось в нужном месте.
За то, что личное имущество используется в служебных целях, работник-владелец получается арендную плату. В связи с этим его ежемесячная зарплата начисляется двумя частями — непосредственно оплата труда и арендные платежи. Сумма, относящаяся к аренде того же автомобиля, не будет облагаться страховыми взносами, поскольку данная выплата, согласно положениям Налогового Кодекса, признается вознаграждением, связанным с передачей имущественных прав. Работодатель имеет законное право учитывать данные выплаты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Важно! Именно потому, что арендная плата не облагается страховыми взносами, не следует делать так, чтобы данная сумма превышала зарплату сотрудника. Это вызовет подозрение контролирующих органов.
Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?
ВАЖНО! Образец приказа об использовании работником служебного имущества в личных целях от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен.
Согласно закону, удержания из зарплаты работника можно делать только в случаях, оговоренных в различных кодексах, ФЗ, нормативных актах. Рассмотрим ситуации, в которых можно требовать возмещение, наиболее приближенные к проблеме эксплуатации служебного имущества:
Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы. Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав. Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.
Как оформить автомобиль сотрудника (аренда)
Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.
И в том, и в другом случае, использовать в нерабочее время арендованную машину можно без дополнительных документов, так как владелец авто имеет к нему право доступа в любое время.
Если же оба варианта аренды транспортного средства компанию не устраивают, потребуется акт приема/передачи служебного транспортного средства определенному сотруднику, который может использовать его во внеслужебных целях.
Допускается также аренда сотрудником служебного автомобиля на определенное время. Но в этом случае, система бухгалтерского учета будет сложнее, так как придется рассчитывать налог на доход компании с аренды своего транспорта.
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Рассмотрим эти три способа.