Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать работу бухгалтерии максимально эффективной». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
«Налоговая все время что-то требует»
С такой проблемой особенно часто сталкиваются компании на общей системе налогообложения, которые платят НДС. Налоговики любят заваливать их требованиями, в ответ на которые бухгалтерии приходится собирать кипы документов.
Сократить потери времени в этой ситуации поможет полный порядок в документах и электронный архив документов, чтобы можно было быстро найти и собрать все бумаги.
1C-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов («Процессинг»). Это позволяет обеспечить оперативный контроль за состоянием «первички» и в максимально сжатые сроки подготовить документы, которые требует ИФНС в рамках камеральной или выездной налоговой проверки.
Методы, которые использовались при регламентации
- Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
- Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
- Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
- Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.
Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так?
Есть довольно стандартный список тревожных звоночков для руководителя, которые намекают на беспорядок:
- Главный бухгалтер «не знает, как надо». Если руководитель задает сотруднику вопрос, а тот откровенно признается, что не знает или не понимает, как нужно действовать, это показатель того, что требуется более подготовленный и мотивированный специалист.
- Данные в отчетах не сходятся между собой. Собственник обычно лучше всего понимает, как идут дела у компании. И если информация в отчетах расходится с другими собранными данными по организации — это повод забеспокоиться и перепроверить работу бухгалтерии.
Получить должность простого бухгалтера не слишком сложно, но для построения успешной карьеры вам надо заниматься своим развитием и наработкой полезных навыков:
-
В сфере бухгалтерского учёта приветствуются хорошие знания в области законодательства. К сожалению, они имеют склонность устаревать. Поэтому специалисту нужно следить за изменениями в правовой сфере, касающиеся его работы.
-
Знакомство с различными стандартами финансовой отчётности тоже плюс для профессионала. Обладая определённым опытом, можно присмотреться уже и к международным форматам. Такие знания можно будет указать в резюме и это добавит ему привлекательности при поиске должности в компаниях, занимающихся товарооборотом с заграницей.
-
Следите за современными средствами автоматизации своего труда. Учитесь владеть новыми программами и решениями для бухгалтерии.
-
Работа поможет вам лучшим образом поддерживать своей профессиональный уровень. Сейчас это может и постоянное место, и фриланс, и аутсорс компания.
Перед постановкой управленческого учета. Несколько важных правил
Внедрение управленческого учета – это процесс масштабный, затрагивающий всех работников предприятия, хотя, казалось бы, он должен затрагивать только сотрудников финансовых служб. Но нет, настраивая управленческий учет, вы должны сделать стройную систему, в которую исходные данные попадают в самом начале процессов (данные о заказе – из CRM, данные о начислении заработной платы – из табеля и т.д.), и лишь обрабатываются далее.
Иначе получится повторение уже пройденной многими лоскутной автоматизации. Доказано опытом – лоскутная автоматизация это дорого и неудобно.
Любой масштабный проект требует нескольких важных шагов:
- Он должен быть однозначно одобряем и стимулируем руководством компании и собственниками. На совещаниях и в любых других коммуникациях руководство должно занимать активную позицию и «продвигать» внедрение.
- Под внедрение должна быть сформирована команда. Это могут быть приглашенные консультанты, собственные сотрудники, вновь нанятые сотрудники, любые комбинации из них. Численность группы внедрения зависит от масштабов бизнеса. Но эти люди должны главной своей обязанностью иметь внедрение, а не рутинные процессы.
- В каждом отделе, задействованном во внедрении, нужно выделить ключевого сотрудника (желательно технически подкованного) и вести все коммуникации по внедрению с ним.
Активная фаза внедрения
Эта фаза потому и называется активной, что на ней придется изрядно попотеть и попортить немало крови себе и окружающим. Ведь, чтобы новая система учета заработала, должны правильно заполняться исходные формы (помните, мы говорили ранее, что информация должна попадать в систему в точке «входа»).
Пресловутая точка входа очень редко находится в финансовых службах, чаще на производстве, когда речь идет об отчете производства за смену, в отделе продаж, когда заключается новый контракт, в отделе закупок, когда заказывается сырье или услуги и так далее. Это значит, что новым аналитикам учета и заполнению новых форм а иногда и работе с новой программой придется всех этих сотрудников научить и никому иному, как группе внедрения.
Согласитесь, любая, самая хорошая, система не будет работать, если ее неправильно эксплуатировать. На активной фазе инструментами общения с пользователями станут тренинги, презентации, инструкции, нормативная документация. И поддержка со стороны руководства, естественно.
Из личного опыта
В «Билфингере» активная фаза внедрения управленческого учета заняла 9 месяцев, так как нужно было обучить команды инженеров на 120 объектах в Москве и регионах, и 100 пользователей центрального офиса (в основном менеджеров по продажам, закупкам, кадровиков, бухгалтеров) работе в «1С:Управление производственным предприятием». Для многих пользователей это был первый опыт работы с продуктами «1С». Многие противились нововведениям, тем более, что сначала это действительно была дополнительная работа. Представьте, если раньше инженеру достаточно было отправить письмо в отдел закупок по почте и попросить купить лампочки, то теперь нужно было создать заказ поставщику в «1С:Управление производственным предприятием», найти свой ЦФО, найти нужную номенклатуру в справочнике, дождаться согласования. Через некоторое время, правда, пользователи оценили, что заказы можно копировать и ни один из них не теряется, в отличие от писем в почте. А еще можно контролировать, привезли ли материал на склад.
Кадровые менеджеры оценили, что табеля им теперь сдаются вовремя и в электронном виде, а менеджеры объектов – что они видят маржинальность объекта в режиме реального времени. Но это понимание приходит потом, сначала же нужно преодолеть «зону отчуждения».
Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии
- Проведите анализ работы бухгалтерии и определитесь, какой из способов экономии на бухучете оптимален для компании;
- Пользуйтесь услугами аутсорсеров, это в два раза выгоднее собственной бухгалтерии:
- передайте на аутсорсинг всю бухгалтерию или ее часть. Всю бухгалтерию передавать экономичнее;
- серьезно относитесь к выбору аутсорсинговой компании: найдите отзывы, проверьте договор, уточните цены;
- Набирайте на работу только хороших специалистов:
- правильно опишите обязанности в вакансии;
- изучите резюме кандидата: образование, опыт работы, прошлых работодателей, причины увольнения;
- подготовьте тестовое задание самостоятельно или с помощью специалиста;
Показатели результативности работы бухгалтерии
Каждая отдельно взятая компания может привести свой пример KPI для главного бухгалтера. Это связано с особенностями работы предприятия в выбранной сфере деятельности. По этой причине не совсем корректно применять одни и те же коэффициенты для всех главных бухгалтеров предприятий.
Чтобы выстроить свою успешную систему оценки, можно ориентироваться на следующие показатели:
- отсутствие ошибок в процессе ведения бухгалтерского учета;
- отсутствие просрочек по платежам;
- экономия при работе с поставщиками, клиентами, контрагентами;
- своевременная сдача отчетных документов в контролирующие органы.
Кроме того, можно включить в критерии эффективности бухгалтера:
- отсутствие ошибок при расчете, а также начислении заработной платы;
- отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов;
- отсутствие жалоб на работу бухгалтерии со стороны работников, клиентов, контрагентов.
Пути улучшения производственно-экономических взаимоотношений с другими службами
Работа бухгалтера относится к категории бумажных, поэтому все производственно-экономические отношения с другими службами на предприятии основываются в основном на документообороте. А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены.
Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не в той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. Например, время рассчитать заработную плату, а из отделений еще не получены все данные за отчетный месяц.
Для того, чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтерией и другими службами МУЗ Кожевниковской ЦРБ.
Чем еще занимается бухгалтерия?
Все остальное, чем обычно нагружают бухгалтеров, не относится к обязанностям бухгалтерии. Озадачивать бухгалтеров чем-то еще — можно, и иногда нужно. Просто называйте вещи своими именами, чтобы избежать путаницы в терминах. Например:
Неправильно Правильно Почему Ты ж бухгалтер, составь договор Определить основные пункты договоренностей самостоятельно и обратиться к юристу для их формализации Потому что в случае нарушения договора в суд пойдет юрист, а не бухгалтер. Ты ж бухгалтер, вот и звони покупателям чтобы первичку возвращали Построить процесс продажи/доставки так, чтобы первичка возвращалась в момент продажи. Потому что время грамотного главбуха стоит слишком дорого. Тем более к клиенту все равно поедет представитель компании. В бэк-офисе бизнеса есть несколько ролей. Например, финансист, экономист, кадровик. Подробнее о ролях бэк-офиса малого бизнеса — в следующих статьях.
В малом бизнесе роли всегда совмещаются (часто в одном человеке — собственнике бизнеса). Как их совмещать в конкретно вашем бизнесе — решение за вами. Но вернемся непосредственно к бухгалтерии.
Для большинства крупных компаний электронный документооборот (ЭДО) — обязательное условие работы с контрагентом. ЭДО позволяет отправлять и принимать первичные документы: счета, акты, накладные, счета-фактуры. «Яндекс.Деньги», «ВКонтакте», Microsoft — все эти компании активно используют в работе электронный документооборот и настойчиво мотивируют клиентов к нему подключаться.
Некоторые серьёзные компании требуют обязательного использования ЭДО от своих подрядчиков и прописывают это условие в договоре. Если бухгалтер не умеет / не знает / не хочет заниматься подключением и настройкой ЭДО, вы можете потерять хороший заказ.
Исправить ситуацию можно только одним способом — подключиться к ЭДО. Хороший бухгалтер сделает всё сам: от вас нужно только принципиальное согласие.
Бардак в документах — верный признак, что учёт ведётся неправильно, нелогично и с большим количеством ошибок. До поры до времени это не мешает работе. Но в один прекрасный день ком проблем может похоронить под собой бизнес.
Предположим, вы решили обратиться в суд и взыскать с нерадивого клиента один миллион рублей. Предстоит доказать, что работы выполнены, и сделаны качественно. Как будете доказывать? Только по договору. В digital-агентствах лишь договор определяет, какая услуга и на каких условиях должна быть оказана. Это не товар, который можно продавать без договора. Ну вот представьте себе, цена вопроса — миллион рублей, а у вас нет оригинала. Электронной переписки в суде будет недостаточно.
Когда документы пылятся в задвинутых под сто коробках, ситуацию можно решить. Разобрать, рассортировать и упорядочить — нудная, кропотливая, но важная работа.
Если же оригиналов нет в принципе — нужно срочно подключать бухгалтерию. Бухгалтер — как раз тот человек, который точно знает, каких документов не хватает. Он должен составить список недостающих документов и начать их сбор как можно скорее.
Штатный сотрудник может предупредить о своём уходе за две недели перед увольнением. Или просто не выйти однажды на работу, принеся через две недели закрытый больничный. И вы ничего не можете с этим поделать. Если у вас были хорошие отношения с бухгалтером, вы не задерживали оплату, не обижали человека, то такое увольнение свидетельствует лишь о том, что «запахло жареным». Вероятно, бухгалтер чего-то испугался.
Проблему нужно решать срочно, чтобы не попасть на штрафы. Первым делом проверьте, остались ли у вас документы и база «1С», не прихватил ли их с собой бухгалтер. Если документы и база на месте, проверьте, не являются ли реальной причиной увольнения серьёзные ошибки учёта. Для этого закажите экспресс-аудит бухгалтерского учёта у независимой бухгалтерской компании.
Если документов или базы нет — бейте тревогу. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру для подстраховки. Для розыска пропавших документов и базы можно обратиться в полицию.
Прежде чем переходить к рассмотрению ключевых показателей эффективности главного бухгалтера, необходимо понять, что собой представляет KPI. Речь идет о системе коэффициентов. Совокупность ключевых показателей воздействует как на количественные, так и на качественные результаты относительно возможных (предполагаемых) достижений.
У каждого коэффициента свои параметры эффективности. Они строго регламентируются установленными сроками решения поставленной задачи или совокупности задач. Каждый сотрудник получает денежное вознаграждение с учетом показателей эффективности на основе кипиай для бухгалтерии.
Моменту непосредственного запуска на предприятии системы коэффициентов эффективности предшествует период подготовки, который состоит из нескольких этапов:
Разработка стратегии. Определить четкие KPI для бухгалтера – сложная задача. Однако можно выделить ряд критериев, которые применимы к бухучету. Задача руководства на начальном этапе заключается не только в определении этих критериев, но и в формировании политики достижений.
Определение главных показателей успешной работы. Когда планирование стратегии завершено, можно переходить к непосредственному выбору критериев для оценки по KPI для главного бухгалтера и других сотрудников отдела бухгалтерии. Речь идет об исчисляемых в количественном выражении нормативных достижениях. Например, это может быть выполнение бюджета компании без выхода за установленные рамки или отсутствие жалоб со стороны клиентов.
Выбор основных показателей достижения поставленных целей. На данном этапе важно определить наиболее действенные способы достижения намеченных результатов. Принимаются во внимание рассчитанные ранее KPI.
Перед рассмотрением наглядных примеров и критериев оценки работы бухгалтера важно изучить особенности основных коэффициентов эффективности. Различают KPI:
Времени. Показывает, сколько времени потребовалось сотруднику на решение поставленной задачи.
Отдачи. Рассматривается соотношение издержек по определенным процессам к полученной прибыли.
Расходов. Этот коэффициент отражает издержки необходимых ресурсов.
Итогов. Отображает объем результатов, который был получен за конкретный период.
Процессинга. Показывает выполнение задач без сбоев.
Похожие записи: