Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки с 10 марта 2023 года: что изменилось». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, проведение презентаций, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д. Можно выдать деньги авансом, а сотрудник по приезду предъявит документы и отчитается за выданные деньги.
Чем отличаются командировки от служебных поездок?
При каждой командировке обязательно выдают приказ от работодателя, который сотрудник должен подписать. В этом случае должность работника не имеет значения.
В трудовом договоре могут быть предусмотрены рабочие поездки, которые не являются командировками, исходя из разъездного характера работы. Такие виды работ указываются в договоре для определенных профессий, таких как водители, курьеры, торговые представители.
Если разъездной характер работы определяется после приема на работу, его обязательно фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору
Отличие между командировкой и служебной поездкой заключается в том, что работник с разъездным характером работы совершает служебные поездки в рабочее время в пределах указанной в договоре территории. Оплата за такие поездки производится согласно условиям трудового договора. Возможно предоставление доплаты за разъездной характер работы, но это не является обязательным. Главное, чтобы работодатель компенсировал расходы, связанные с рабочими поездками.
Сотрудников с разъездным характером работы могут направлять в командировки, в этом случае им предоставляются все гарантии, которые предоставляются командировочным.
Пока человек в командировке, а также за дни в пути ему платят средний заработок. При разъездной работе сотрудник получает свою зарплату. Также ему могут установить доплату за сам характер работы.
Компенсация расходов на жилье и транспорт
С общественным транспортом и гостиницами все понятно – расходы компенсируют по билетам и документам из гостиницы. Вопросы возникают, если сотрудник едет к месту командировки на личном транспорте, а останавливается на съемной квартире.
При поездках на личном транспорте работнику выдают путевой лист, который заполняется по факту поездки и сдается вместе с авансовым отчетом и кассовыми чеками на покупку ГСМ, охрану, приобретение запчастей, и т.д.
Работнику нужно сохранить документы для подтверждения затрат. Бухгалтерия примет:
- договор найма о жилом помещении;
- расписку об оплате аренды жилья;
- квитанции из отелей или хостелов и т.д.
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Общие правила направления сотрудников в командировку
По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.
Такие действия расцениваются как уклонение от своих служебных обязанностей, что может закончиться дисциплинарным взысканием или привести к увольнению. Но, не всегда.
Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.
При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.
А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.
Командировка сотрудника-иностранца
Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.
Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.
Статус пребывания иностранного работника в РФ
Ограничение по должностям
Ограничение по сроку командирования
Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент)
нет
ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования
Пребывающий на основании визы (разрешение на работу)
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)
— не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения);
— не более 60 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.
Временно проживающие
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)
— не более 40 календарных дней (за весь период действия разрешения);
— не более 90 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.
Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство
нет
нет
Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием
нет
— не более 30 календарных дней в году;
— без ограничений при разъездном характере работы.Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ
нет
нет.
Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.
Приезжающий по визе – разрешение на работу.
В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.
Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.
При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.
С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.
Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.
Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.
Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.
Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.
Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.
Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.
При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.
А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.
Можно продлить или перенести командировку?
В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.
Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.
Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.
Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.
На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.
Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.
В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Командировка без документов
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках…», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.
Простое решение
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Где вы были, где вы жили?
Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.
Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.
Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.
Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
Если работник откажется от командировки в указанных случаях, ему ничего не будет. Он не должен получить никаких выговоров и предупреждений. А если такое все же случится — имеет полное право обратиться в трудинспекцию и в суд, чтобы защитить свои права и получить компенсации.
Например, у продавца Анны оклад 23 000 Р и премия от 10 000 до 30 000 Р — зависит от объема продаж за месяц. Раз в квартал работодатель платит дополнительные премии. Все премии привязаны к результатам работы, их может и не быть. За два месяца Анна получила 23 000 Р , за пять — 43 000 Р , еще за четыре — 53 000 Р . Месяц она провела в отпуске. В виде квартальных премий работодатель перечислил ей еще 100 000 Р за год. Всего за год она проработала 225 дней и заработала 573 000 Р . Получается, среднедневной заработок Анны — 2546,67 Р .
Как это работает. Даже если человек оформлен по трудовому договору, не всегда приказ работодателя — основание собирать вещи и ехать в другой город. В трудовом кодексе есть несколько оснований, когда от командировки можно отказаться без последствий. Их можно разделить на две большие группы. Одних работников вообще нельзя отправлять в командировки, даже если им самим очень хочется. Других можно отправить только с их согласия, а если согласия нет — заставить невозможно, наказать за отказ тоже нельзя.
Как это работает. Пока сотрудник в командировке, за ним сохраняется его должность. То есть если вас отправили в командировку на полгода, то по возвращении должны предоставить ту же самую работу, что вы выполняли до командировки. Не должно быть такого: «Это Юля, она теперь работает у нас старшим аудитором. Пока тебя не было, мы все к ней привыкли. Теперь ты будешь работать помощником директора в новом офисе на окраине города. К сожалению, зарплата там поменьше».
Все это время работодатель продолжит выплачивать суточные и оплачивать проживание. Несмотря на то что командированный сотрудник не ходит на работу, ему нужно где-то жить и что-то есть. Если положат в больницу, работодатель перестанет оплачивать жилье на время лечения в стационаре.
Оплата командировочных
Если работник отправился в командировку, ему, согласно 168 статье Трудового кодекса, компенсируют расходы на проезд, наем жилья, суточные (700 руб., если человек ездит внутри страны, и 2500 – за рубежом, но организации могут устанавливать любой размер, указав его во внутренних документах, а также другие траты согласно законодательству, если работодатель их согласовал).
Но если командированный может каждый день ездить домой, суточные не выплатят (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 №749). Все нюансы возмещения работодатель фиксирует в локальных документах компании. Расходы на самолет и поезд компенсируют при предъявлении посадочного талона и билета соответственно. При утере придется брать справку в авиакомпании или думать, какие бумаги могут подтвердить перелет. (Письмо Минфина от 25.06.2021 N 03-03-07/50225).
Проживание в отеле подтверждается договором на оказание гостиничных услуг; кассовым чеком; документом на бланке строгой отчётности (БСО). Если сотрудник снимает квартиру, понадобится договор о найме жилого помещения. Командировочное удостоверение и служебное задание – не нужны, цель командировки можно указать в приказе.
Бронирование жилья и билетов
Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.
Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.
Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.
Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.
Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт – это документ, который составляется перед командировкой для оформления и контроля расходов, связанных с этой поездкой. Он имеет обязательный для заполнения вид и структуру, определенные командировочными правилами или руководством организации, в которой работает сотрудник.
Назначение авансового отчёта заключается в том, чтобы определить, какие расходы будут понесены во время командировки и какие суммы нужны для их покрытия. Такой отчёт нужен для того, чтобы организация могла заранее выделить необходимые средства и обеспечить командировочными авансами. Это позволяет избежать неурегулированных финансовых вопросов и внести ясность в учет и отчетность.
В авансовом отчёте должны быть указаны общие условия командировки, такие как даты, место и цель поездки. Необходимо также указать расшифровку планируемых расходов: проживание, питание, транспорт и другие издержки, связанные с выполнением деловых задач. Отчёт заполняется по унифицированной форме, чтобы обеспечить однотипность и стандартизацию документа.
Важные требования к заполнению авансового отчёта включают указание даты и подписи, а также полную и точную информацию о планируемых расходах. Документ составляется на основе данных, предоставленных сотрудником, и должен быть проверен руководством организации перед предоставлением авансов. Заполнение авансового отчёта – это необходимый шаг при подготовке к командировке и позволяет организации эффективно планировать и контролировать финансовые ресурсы.
Форма авансового отчёта по командировке и правила его заполнения
Форма авансового отчёта по командировке является обязательным документом, который нужен для составления отчёта о командировке. Это унифицированная форма, готовит и использует руководство, чтобы упростить процесс заполнения и соблюдения требований.
Зачем нужен авансовый отчёт по командировке? Его назначение состоит в том, чтобы зафиксировать и отразить организацию, сроки и расходы во время командировки. Форма авансового отчёта позволяет организовать и контролировать финансовые операции и обеспечить их прозрачность.
Как заполнить авансовый отчёт? Структура формы авансового отчёта представляет собой таблицу, в которой необходимо указать информацию о цели командировки, сроках, месте пребывания, ожидаемых расходах и предоставленном авансе. Также нужно указать подтверждающие документы, такие как заказ на бронирование гостиницы, билеты и прочее. Важно заполнить все поля и приложить необходимые документы.
Какие правила и условия заполнения авансового отчёта? Перед заполнением отчетной формы необходимо ознакомиться с требованиями и правилами заполнения, установленными руководством. Кроме того, следует учитывать текущие правовые и организационные нормы, а также особенности и специфику своей организации.
Служебная командировка или выполнение работы в другой местности?
Согласно п.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Как в данном случае разграничивать понятия «служебная командировка» и «выполнение работы в другой местности в течение длительного времени»?
Разъяснения по этому вопросу дает Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304: если в течение длительного времени значительную часть своих функций работник выполняет вне места постоянной работы (за границей, например), то служебную поездку нельзя считать командировкой. В данном случае лучше заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на определенный период времени на работу в другой местности.
Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации. Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами.
Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами. Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной. Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:
Похожие записи: