Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.
Обязательное согласие на командирование требуется:
-
для одиноких родителей с детьми до 5 лет;
-
для опекунов детей до 5 лет;
-
для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.
Правила оформления командировок в 2023 году
Важно! На сегодняшний день правила по оформлению командировок претерпели некоторые изменения, что привело к более простому порядку ведения отчетов и сокращению перечня обязательных документов.
Какие документы в 2023 году при оформлении командировки являются необязательными:
| Наименование документа | Пояснение |
| Командировочное удостоверение | Данным документом подтверждался срок командировки. Теперь достаточно только билетов, в которых указывается время отправления и время прибытия, а также иные заменяющие документы (например, путевой лист, если работник в командировку едет на личном транспорте) |
| Служебное задание | Составляется на усмотрение компании |
| Отчет о выполнении служебного задания | Может составляться один документ, содержащий в себе и служебное задание и отчет по его выполнению. Также возможно составление альтернативных документов |
| Журнал регистрации командировок | Отдельного журнала не требуется |
Таким образом, компании вправе самостоятельно решить использовать ли им указанную документацию или нет. Также они могут пользоваться только некоторыми документами, главное, чтобы это было закреплено в нормативных актах компании, регламентирующих командировки (например, в Положении о командировках).
Ограничения для работников
В соответствии с законом не могут быть направлены в командировку некоторые категории работников:
- беременные работницы;
- несовершеннолетние работники;
- работники в период действия ученического договора (если только планируемая поездка не связана с ученичеством).
Кроме того, работодателю потребуется получить перед направлением в командировку согласие следующих работников:
- матери детей в возрасте до трех лет;
- одинокие родители детей в возрасте до 5 лет;
- родители детей-инвалидов;
- сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными членами семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ),
- опекуны и попечители не достигших совершеннолетия детей (ст. 264 ТК РФ).
Все эти ограничения и запреты должны быть включены в положение.
Порядок возмещения командировочных расходов
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
-
расходы на проезд;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;
А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):
-
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
-
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
-
иные обязательные платежи и сборы.
Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:
-
при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
-
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
-
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
-
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:
- использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
- отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку
Поездка иногда подразумевает, что выполнения своей работы на новом месте должен начинать с понедельника для этого сотруднику нужно отправиться в поездку в выходной день. Для этого необходимо издать приказ, что командировка начинается с выходного дня, а сотрудник должен дать письменное согласие.
Продлить или перенести уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать причину переноса, а так же новые даты.
Так же если работник в отпуске то по закону, этот период сотрудник полностью освобождается от своих рабочих обязанностей. И если работодателю необходимо отправить сотрудника в командировку, нужно отозвать сотрудника из отпуска.
Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой
Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:
-
в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;
-
поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;
-
поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для
-
выполнения служебного поручения;
-
поручение выполняется вне места постоянной работы работника;
-
поездка ограничивается определенным сроком;
-
работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.
Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.
По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).
По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».
Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.
Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.
Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.
Какие документы потребуются от работника?
Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:
- «Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) –сдается руководству на подпись;
- Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию;
- Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
- Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
- Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.) –прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.
За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) МРП. Т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.
Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.
Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.
Если поездка на поезде, следует:
- оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
- сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета (пп.1п.1 ст.244 НК РК).
Как заполнить авансовый отчет?
Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.
В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).
Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.
В соответствии со статьей 166 ТК РФ – командировка не является обязанностью каждого работника.
Тем более что существуют определенные категории граждан, которые не могут отправляться в служебные поездки или только с письменного заявления.
Все расходные операции, которые связаны с поездкой, несет либо принимающая сторона, либо отправляющая.
Если работник несет на себе расходы, то организация должна компенсировать ему денежные средства.
В соответствии со статьей 168, расходами здесь будут считаться:
- оплата аренды недвижимости, возможно снять как квартиру, так и комнату;
- расходы на приобретение продуктов;
- расходы на проезд в различном виде транспорта;
- иные расходные операции, которые относятся к командировке.
Командировкой не является нахождение в аналогичном населенном пункте, где и расположен работодатель. Эта командировка несет в себе название служебная поездка или «местная командировка».
Специалист, который направлен в иную компанию, но в случае нахождения ее на аналогичной территории, сохраняет рабочее место, но не вправе просить возмещения расходов в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса.
Если это разъездной характер работы, то процесс не подразумевает служебную поездку. Но это условие по характеру работы должно определяться трудовым договором.
В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса, работник имеет право на:
- сохранение рабочего места;
- сохранение среднего заработка;
- возмещение расходов, связанных с поездкой в другой местности.
Оплачиваются дни в другой местности в соответствии с нормами статьи 139 Трудового кодекса – то есть исходя из среднего заработка.
Если это повременная система оплаты, то выплачивается полный оклад и дополнительно выплачивается премия.
Что такое командировка?
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник.
Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Что принято считать командировкой? Данное понятие подробно раскрывается в ст. 166 ТК РФ. Согласно норме, это поездка работника по распоряжению начальника для выполнения задания вне обычного места труда на определенный срок. Правда, нужно отметить следующее: если разъездной характер труда является для сотрудника постоянным и это условие оговорено в контракте, то к рассматриваемому здесь термину данная деятельность никакого отношения не имеет.
Очевидно, что должен существовать документ, регламентирующий порядок направления рабочих в служебные поездки. Для этого было создано Положение 749 о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015). В нем рассматриваются основополагающие моменты рабочей деятельности трудящихся вне предприятия.
Основной документ в 2021 году
Согласно тому же постановлению Правительства РФ (№ 1595 от 29.12.2014), в 2021 году командировки оформляют на основании письменного решения работодателя – приказа, распоряжения. Эти изменения по служебным командировкам в 2021 году уже должны войти в привычку.
Имейте в виду: относятся к командировкам теперь не только служебные разъезды по заданию работодателя вне места выполнения сотрудником должностных обязанностей, но и выезды в структурное подразделение предприятия (филиал, представительство и др.). Оно расположено обособленно по другому адресу, в другом населенном пункте. В том числе в пределах административной территории, на которой зарегистрирована организация работодателя.
Подробнее об этом см. «Обособленное подразделение организации: что это?».
Упрощенный порядок командирования не требует объемного документооборота, однако введенные в законодательство изменения требуют более тщательного документального подтверждения понесенных затрат. Это сделано в целях контроля за финансовой деятельностью предприятия. Как следствие – имеет место усложнение учета имущественного и финансового положения организации, его результатов.