Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Предоставление электронных документов в ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.
Пошаговый алгоритм передачи документа по ЭДО в ФНС.
В зависимости от того, какой тип документации передается или запрашивается у ФНС, реализуется определенный алгоритм движения документа. В данной статье разберем наиболее сложный и распространенный алгоритм — передачи отчетности. А также рассмотрим пошагово, как выглядит отправка обязательного экземпляра бухотчетности в ФНС на новый ресурс налоговой инспекции под названием ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности).
10 возможных шагов при отправке электронной отчетности в ФНС:
Шаг 1. Налогоплательщик готовит и отправляет отчетный документ. Формируется отчет, подписывается электронной подписью, шифруется и отправляется в ФНС. Если отчет отправляет уполномоченный представитель, то к отчету прилагается соответствующее информационное письмо о представительстве, в котором обязательно указываются данные из доверенности.
Шаг 2. Подтверждение даты отправки оператором ЭДО. Как только оператор ЭДО получает отчет, он формирует подтверждение даты отправки, которое отправляется налогоплательщику, а также подтверждение вместе с отчетом отправляется в налоговую инспекцию.
Шаг 3. Подпись извещения о получении подтверждения даты отправки. Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение даты отправки от оператора ЭДО, автоматически подписывают извещение и отправляют его оператору ЭДО.
Шаг 4. Налоговая извещает о получении первичного документа. Получив отчет, налоговая через оператора ЭДО отправляет налогоплательщику извещение о получении документа. Его отправка осуществляется автоматически, извещение свидетельствует о том, что документ доставлен на приемный комплекс ИФНС.
Шаг 5. Отрицательный результат первичной проверки. Если на входе документ не удалось расшифровать или он не соответствует требованиям ФНС, вместо извещения о получении налогоплательщику высылается отказ. Отчет не принят, нужно исправить ошибки и повторить отправку отчета.
Шаг 6. Положительный результат приема документа. В случае прохождения документом входного контроля, программа ФНС автоматически формирует квитанцию о приеме документа. Квитанция через оператора ЭДО отправляется налогоплательщику. Квитанция подтверждает факт приема документа, но не является подтверждением, что отчетность сдана.
Шаг 7. Извещение о получении результата приема оператором. При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема документа в адрес ИФНС.
Шаг 8. Если в отчетности специалистом налоговой инспекции обнаруживаются ошибки, неточности, то налоговая инспекция высылает в адрес налогоплательщика уведомление об уточнении. В нем указываются ошибки и содержится сообщение о необходимости представления пояснений или внесения исправлений. Это означает, что отчет принят, но требуются уточнения. Необходимо сформировать и отправить корректирующий отчет с необходимыми уточнениями через оператора ЭДО.
Шаг 9. Налоговая подтверждает правильность заполнения отчета. Инспекция проверяет отчетность, если все верно – через оператора ЭДО налогоплательщику отправляется извещение о вводе данных отчета в базу данных ФНС. Получение именно этого документа означает, что отчетность принята.
Шаг 10. Налогоплательщик информирует инспекцию о получении извещения о вводе данных или о получении уведомления об уточнении. При получении налогоплательщиком уведомления об уточнении или извещения о вводе данных, в адрес ФНС автоматически отсылается через оператора ЭДО извещение о получении информации.
Алгоритм отправки бухотчетности в ГИР БО:
- Отправка бухотчетности на информационный ресурс БО.
- Подтверждение даты отправки электронного документа.
- Получение квитанции о приеме бухотчетности.
- Уведомление об отказе в приеме бухотчетности.
- Извещение о получении электронного документа.
- Уведомление об уточнении бухотчетности.
- Извещение о вводе сведений.
- до 4-го квартала 2021 г. — нормативный этап (принятие необходимых законов и НПА в сфере ЭДО);
- до 2-го квартала 2022 г. — аккредитация всех операторов ЭДО, доработка новых форматов, обеспечение прочей инфраструктуры;
- до 3-го квартала 2022 г. — стимулирование субъектов бизнеса к переходу на электронный документооборот;
- до конца 2023 г. — обеспечение возможности обмена между субъектами бизнеса документами, закрывающими сделку;
- до 3-го квартала 2024 г. — обеспечение возможности электронного документооборота между российскими компаниями и субъектами бизнеса, находящимися в иностранных юрисдикциях.
Какой порядок представления документов существует?
В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации) (пункт 4 статьи 93.1 НК РФ).
Налогоплательщик на основании п.2 статьи 93 НК РФ может представить истребуемые документы:
— на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС России форматам.
Кроме того, в НК РФ предусмотрены следующие способы представления документов:
— лично;
— через представителя;
— по телекоммуникационным каналам связи;
— через личный кабинет налогоплательщика.
Способы передачи документов в электронном виде поименованы в Приказе ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.
Переход на электронный документооборот
В соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) первичные учетные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Основные правила работы с электронными документами определены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ).
Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).
Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона № 63-ФЗ:
- простая электронная подпись,
- усиленная электронная подпись (которая подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную).
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Решение о привлечении к ответственности
Если в течение одного месяца со дня получения акта налоговой проверки (при отправке заказным письмом это шестой день, считая с даты отправки заказного письма (п. 5 ст. 100 НК РФ)) налоговый агент не представил в налоговый орган письменные возражения по данному акту, то руководитель (заместитель руководителя) налогового органа, проводившего налоговую проверку, рассматривает акт налоговой проверки, другие материалы налоговой проверки, в ходе которых были выявлены нарушения законодательства о налогах и сборах (п. 6 ст. 100, п.п. 1, 16 ст. 101 НК РФ).
По результатам их рассмотрения руководителем (заместителем руководителя) налогового органа в течение 10 дней со дня истечения срока, указанного в п. 6 ст. 100 НК РФ, принимается, в частности, решение о привлечении налогового агента к ответственности за совершение налогового правонарушения. Срок рассмотрения материалов налоговой проверки и вынесения соответствующего решения может быть продлен, но не более чем на один месяц.
Налоговому агенту, в отношении которого проводилась налоговая проверка, в силу п. 2 ст. 24, пп. 15 п. 1 ст. 21, п. 16 ст. 101, п. 2 ст. 101 НК РФ предоставлено право участвовать в процессе рассмотрения материалов этой проверки лично и (или) через своего представителя.
При этом на налоговые органы возлагается обязанность обеспечить налоговому агенту возможность по реализации этих прав. На основании п. 2 ст. 101 НК РФ руководитель (заместитель руководителя) налогового органа обязан известить о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки лицо, в отношении которого проводилась эта проверка. Более того, в силу п. 3 ст. 101 НК РФ перед рассмотрением материалов налоговой проверки по существу руководитель (заместитель руководителя) налогового органа должен, помимо прочего, установить факт явки проверяемого лица. А в случае его неявки на рассмотрение материалов налоговой проверки выяснить, извещен ли проверяемый налоговый агент в установленном порядке, и принять решение о рассмотрении материалов налоговой проверки в его отсутствие либо об отложении указанного рассмотрения.
Обеспечение возможности лица, в отношении которого проводилась проверка, участвовать в процессе рассмотрения материалов налоговой проверки лично и (или) через своего представителя и обеспечение возможности налогоплательщика представить объяснения являются существенными условиями процедуры рассмотрения материалов налоговой проверки. Нарушение этих условий в силу п. 14 ст. 101 НК РФ является основанием для отмены вышестоящим налоговым органом или судом решения налогового органа, вынесенного по результатам налоговой проверки.
Поэтому факт рассмотрения материалов проверки без участия проверяемого лица (его представителя), при отсутствии доказательств его надлежащего извещения о времени и месте такого рассмотрения, может явиться основанием для отмены вынесенного по ее результатам итогового решения (п. 40 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
Пленум ВАС РФ в п. 41 постановления от 30.07.2013 № 57 указал, что НК РФ не содержит оговорок о необходимости извещения проверяемого лица исключительно какими-либо определенными способами, в частности, путем направления по почте заказного письма с уведомлением о вручении или вручения его адресату непосредственно. Следовательно, извещение о месте и времени рассмотрения указанных материалов не может быть признано ненадлежащим лишь на том основании, что оно было осуществлено каким-либо иным способом (например, путем направления телефонограммы, телеграммы, по факсимильной связи или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи). Указанные выводы ФНС России привела в письме от 22.08.2014 № СА-4-7/16692.
Сроки извещения налогоплательщика о рассмотрении материалов проведенной налоговой проверки НК РФ не определяет. Вместе с тем из смысла положений ст. 101 НК РФ следует, что такое извещение должно быть получено налогоплательщиком заблаговременно, чтобы он имел возможность обеспечить присутствие своего представителя.
В п. 4 Требований к составлению акта налоговой проверки, утвержденных тем же приказом ФНС России № ММВ-7-2/189@, установлено, что факт вручения под расписку извещения о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки на бумажном носителе или их направления заказным письмом по почте подлежит отражению в акте проверки. Из чего следует, что предполагается вручать извещение о времени и месте рассмотрения материалов проверки одновременно с актом налоговой проверки.
Полагаем, что в рассматриваемой ситуации упомянутое извещение было направлено вместе с актом налоговой проверки по почте заказным письмом на действующий на момент проведения проверки и отправки акта адрес организации. Правомерность такой отправки, как мы выше пояснили, является спорной.
Абзацем 4 п. 2 ст. 101 НК РФ установлено, что неявка лица, в отношении которого проводилась налоговая проверка (его представителя), извещенного надлежащим образом о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки, не является препятствием для рассмотрения материалов налоговой проверки, за исключением тех случаев, когда участие этого лица будет признано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа обязательным для рассмотрения этих материалов.
Следовательно, если налоговый агент был извещен должным образом о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки, но не явился, то материалы налоговой проверки могут быть рассмотрены без его участия. А по результатам рассмотрения материалов налоговой проверки может быть принято решение о привлечении налогового агента к ответственности за совершение налогового правонарушения.
Статья 101 НК РФ не содержит требования о необходимости вынесения решения именно в день рассмотрения материалов проверки. Отсутствует и требование о необходимости известить проверяемое лицо о месте и времени вынесения решения в случае, если решение выносится в иной день. В связи с этим Пленум ВАС РФ разъяснил в п. 43 постановления от 30.07.2013 № 57, что соответствующие действия (бездействие) налогового органа не могут быть квалифицированы в качестве нарушения условий процедуры рассмотрения указанных материалов, влекущего отмену принятого решения.
Решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения должно быть вручено лицу, в отношении которого оно было вынесено (его представителю), в течение пяти дней со дня его вынесения (п. 9 ст. 101 НК РФ).
Вручить решение налоговые органы должны непосредственно поверенному лицу (его представителю) под расписку или передать иным способом, свидетельствующим о дате получения решения этим лицом (его представителем).
В случае, если решение невозможно вручить или передать иным способом, свидетельствующим о дате его получения, оно направляется по почте заказным письмом по месту нахождения организации (обособленного подразделения). В случае направления решения по почте заказным письмом датой его вручения считается шестой день со дня отправки заказного письма.
Как видим, нормы НК РФ допускают отправление решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в том числе по почте заказным письмом. Неиспользование для отправки решения ТКС, как мы выше отметили, является спорным.
Из чего состоит электронный документооборот
В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:
- Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
- Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
- Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
- Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.
Как это реализуется на практике:
- Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
- Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
- Площадка фиксирует данные о документе.
- После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.
Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.
Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.
При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.
При электронном документообороте:
- Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
- Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.
В чём особенность подписи
Бесплатная электронная подпись от ФНС для юридических лиц и ИП выдается в единственном экземпляре и используется для подписания любых электронных документов. Она подходит для всех электронных площадок и сервисов, где применяется квалифицированная электронная подпись, которая и делает такие документы юридически значимыми, аналогом бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. То есть КЭП подходит для организации юридически значимого документооборота, участия в торгах, подписания отчётности для любых ведомств и других целей, где применяется КЭП. Она полностью защищает подписанные документы от изменения и позволяет выявить их в случае наличия изменений.
Сертификат ключа проверки электронной подписи от УЦ ФНС выдаётся на 15 месяцев. Продление электронного ключа, выданного УЦ ФНС с 2022 года тоже осуществляется бесплатно.
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота
При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.
| Критерий/система | «Контур Диадок» | СБИС | ELMA | Synerdocs | «Сбербанк» |
| Минимальная стоимость подключения | 1000 руб. в год | 500 руб. в год | стоимость платформы 45000 руб. | 2050 | 3540 |
| Возможность дистанционной сдачи отчетности | есть | есть | есть | есть | есть |
| Бесплатная версия | есть | есть | есть | есть | есть |
| Интеграция с 1С | есть | есть | есть | есть | есть |
Перевод кадровых процессов на ЭДО
Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:
- Прием на работу и ознакомление с локальной документацией
Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.
Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.
- Отпуска и графики отпусков
По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.
- Служебные командировки
Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.
- Переводы и изменение условий труда
Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.
Регулирующее законодательство
Как таковой установленной законодательной базы, закрепляющей формальный документооборот, не существует. Рассмотреть данное понятие с правовой стороны возможно через необоснованную налоговую выгоду. Основными законодательными актами, регулирующими понятие «необоснованная налоговая выгода» и схемы ее получения, в том числе формальный документооборот, являются Постановление Пленума ВС РФ от 21 декабря 2021 года № 53 и статья 54.1 НК РФ.
В последнем установлено, что компании не имеют права уменьшать свою налоговую базу и сумму подлежащего уплате в бюджет налога путем искажения сведений о хозяйственной жизни организации и ее процессах. Указанная статья НК РФ препятствует созданию налоговых схем, направленных на незаконное уменьшение фискальных обязательств, в том числе путем неучета объектов налогообложения, неправомерно заявленных льгот и использования иной налоговой выгоды, предусмотренной законом.
Обратите внимание: норма имеет распространение и на прошедшие налоговые периоды, а именно на три года, предшествующих проверке. При назначении выездного контрольного мероприятия в 2021 году может быть также проверен и налоговый период за 2021 год (ст. 89 НК РФ, Определение КС РФ от 29 мая 2021 г. № 1152-О).
Помимо вышеперечисленных документов, существует множество судебных постановлений по делам, связанным с формальным документооборотом, и писем-разъяснений проверяющих органов.
Информационные услуги и информирование налогоплательщиков
В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны бесплатно информировать (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и о принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также приводить формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснять порядок их заполнения.
В целях реализации порядка обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при предоставлении информационных услуг и информировании в электронной форме по ТКС в соответствии с Административным регламентом ФНС России разработаны Методические рекомендации. Документом определены:
- последовательность электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками с использованием электронной подписи (ЭП);
- перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах;
- требования к временным характеристикам выполнения функций, программным продуктам, взаимодействию при нештатных ситуациях.
Административный регламент Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов), утв. Приказом Минфина России от 02.07.2012 N 99н.
Непосредственно участниками информационного взаимодействия являются налогоплательщики (представители), налоговые органы, специализированные операторы связи. При этом информационное взаимодействие налогоплательщика и налогового органа может происходить как через спецоператора, так и напрямую.