Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Помощник руководителя обязанности и требования работа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.
Требования к личным качествам помощника руководителя
Список требований формируется в зависимости от функций личного помощника, определяемых руководителем. Но какие бы ни ставились задачи в компании, кандидат должен соответствовать основным требованиям и обладать:
- Высоким уровнем культуры − этот показатель является, пожалуй, самым востребованным для отбора кандидата. Технические умения и навыки обращения с документами приобретаются очень быстро, что нельзя сказать о культурном уровне, который создается в течение многих лет.
- Грамотной речью – замечено, что лучше других справляются с обязанностями помощника те, кто закончил гуманитарный вуз. Экономисты и юристы также востребованы, но владение русским и иностранными языками, развитая речь и богатый словарный запас признаны самыми важными качествами и навыками личного помощника руководителя.
- Коммуникабельностью – это качество вытекает из предыдущего. Нужно не просто любить общаться, а уметь выстраивать правильную коммуникацию с разными людьми, завоевывать доверие, тушить начинающуюся ссору, оставаться доброжелательным и внимательным в каждый момент времени.
- Стрессоустойчивостью – сохранять спокойствие и хладнокровие в непростых ситуациях, не поддаваться на эмоциональные вызовы и попытки манипулировать. Без таких качеств трудно всегда быть эффективным на рабочем месте.
- Внимательностью. У личного помощника должен быть «наметан глаз» на ошибки при оформлении и составлении документов. Как известно, большие проблемы часто возникают по причине отсутствия внимания к мелочам.
- Памятью. Секретарские обязанности предполагают обработку больших объемов информации: это нормативные акты и законы, постоянно поступающие звонки, почта и сообщения. Нужно многое держать в голове: от ФИО клиентов и сотрудников, до состояния актуальных проектов.
- Интеллектом. Хороший секретарь способен не ударить в грязь лицом в интеллектуальной беседе, продемонстрировать компетентность в технических, политических и социальных вопросах, проявить практическую сметку и быструю реакцию в нестандартных обстоятельствах, решать одновременно несколько задач.
- Развитым эмоциональным интеллектом. Личному помощнику приходится много общаться, поэтому крайне важно различать и контролировать свои чувственные реакции и также быть внимательным к чужим эмоциям.
- Абсолютной преданностью – здесь речь о способности посвящать всего себя делу, лояльности, готовности помогать, служить другим, даже если это выходит за рамки контракта.
- Исполнительностью – в большинстве случаев от помощника требуется ответственное, добросовестное и четкое выполнение поручений, без попыток проявлять личную инициативу и самодеятельность.
- Умением хранить секреты. Помощник имеет доступ к конфиденциальной информации, является доверенным лицом руководителя, подчас выполняющим личные поручения. Он располагает данными платежных карт, кодами от сейфа и т.п.
Кто такой ассистент руководителя
Далеко не во всех компаниях вообще есть такая штатная единица, как ассистент руководителя. Зачастую эту должность путают с секретарем или делопроизводителем. Однако обязанности у них различаются.
Ассистент обязан предоставить начальнику всё, что тому требуется для работы. В первую очередь это отчетность и информация о текущем положении дел в компании или отделе. Но также для эффективной работы руководителю требуются более прозаические мелочи, например питание в течение рабочего дня или канцтовары. Предоставляя всё необходимое, ассистент становится правой рукой своего начальника: без него невозможна корректная работа руководителя, а значит, и всего его подразделения.
Чем крупнее компания, тем больше задач находится в зоне ответственности директора или топ-менеджера. Тем важнее роль ассистента. Помощников, которые хорошо выполняют свою работу, руководство ценит и поощряет материально. Однако рассчитывать на фиксированный график-пятидневку не приходится: если у начальника возникло срочное дело вечером или в выходные, он звонит своему помощнику. Но из-за ненормированного графика и разноплановых задач профессия помощника руководителя считается стрессовой.
Какие ошибки допускает ассистент
У ассистента руководителя есть завидные перспективы карьерного роста. Знания и навыки, полученные при работе на своего начальника, подготавливают помощника к запуску собственного бизнеса. Помощник на примере руководителя учится взаимодействовать с подчиненными, планировать работу и принимать стратегические решения, формировать отчетность. После работы ассистентом сотрудник может вырасти не только вне компании, но и внутри нее, поднявшись на должность руководителя отдела, направления, филиала.
Однако достигнуть карьерных высот могут помешать ошибки, которые допускают ассистенты в работе. Главные причины неудач на карьерном пути – невнимательность, несоблюдение сроков. Эти ошибки вытекают из неумения определять приоритеты в работе, неумения планировать рабочее время, невладения принципами тайм-менеджмента.
Плюсы и минусы работы ассистента руководителя
Достоинства профессии ассистента руководителя:
- Приобретение опыта, который в дальнейшем пригодится в любой профессиональной сфере, поскольку организация бизнес-процессов идет по сходным алгоритмам.
- Достаточно высокая заработная плата – в крупных компаниях она может составлять 6 тыс. долларов и больше, хотя такой уровень могут позволить себе далеко не все организации.
- Развитие универсальных профессиональных навыков, которые применимы повсеместно: организованность, деловые качества, коммуникабельность, умение быстро реагировать на внештатные ситуации и пр.
- Дополнительный плюс – шанс повысить собственный статус, став правой рукой известного человека, скажем, бизнесмена или государственного деятеля.
Обязанности личного ассистента руководителя
Должность помощника-ассистента появилась относительно недавно, поэтому единого профессионального стандарта для этого специалиста пока нет. Но, согласно требованиям к выполнению работ, можно соотнести профессионального секретаря и помощника по схожести задач. Однако разница все же есть.
Кто такой личный ассистент-руководителя? Секретарь или нет?
Они, конечно, очень похожи. Только у последнего обязанностей больше, как и ответственности.
На многих предприятиях ассистент является вторым человеком в компании, иногда он замещает руководителя, принимает решения в рамках дозволенного и контролирует выполнение приказов директора.
Поэтому, резюмируем, что — это специалист, который выполняет львиную долю работы своего начальника, чтобы максимально разгрузить его и освободить время для новых дел. Рамки или границы, устанавливает сам начальник.
Чтобы добиться успеха, ассистент руководителя должен обладать целым рядом софт-скиллов (помимо профессиональных навыков и знаний). К счастью, их можно натренировать.
Хороший помощник директора:
-
проактивен (способен видеть на шаг вперёд, прогнозировать несколько вариантов развития событий и готовить план «Б» на любой случай);
-
креативен;
-
любознателен;
-
обладает развитым эмоциональным интеллектом;
-
дисциплинирован;
-
внимателен;
-
имеет превосходную память;
-
стрессоустойчив;
-
коммуникабелен;
-
грамотно и красиво говорит, не имеет проблем с дикцией.
Личные убеждения и выбранная модель поведения ассистента не должны противоречить предпочтениям руководителя, иначе эффективного взаимодействия не получится. Помощнику нужно подстраиваться под особенности характера начальника, его расписание и требования.
Чтобы взаимодействие было максимально эффективным, ассистент руководителя должен обладать следующими качествами:
— стрессоустойчивость (личному помощнику чаще других придётся сталкиваться с гневом и недовольством начальника, он должен всё это выдерживать и сохранять настрой на работу);
— многозадачность (часто придётся выполнять несколько дел одновременно, помощник должен помнить обо всех задачах и ничего не терять);
— оптимистичный настрой (работа ассистента предполагает множество неожиданностей и форс-мажоров, если каждое такое событие он будет воспринимать как провал, то долго не продержится, выгорит; он должен относиться с позитивом ко всему и не терять надежды на лучшее);
— обучаемость (помощнику придётся искать разные данные для руководителя, поэтому ему нужно уметь быстро осваивать новую информацию и разбираться в темах, с которыми ещё не приходилось работать).
Так как на персонального помощника возлагается серьезная ответственность, на эту должность чаще всего берут умудренных опытом лиц, которые имеют не только практический опыт работы ассистентом, но и ряд профессиональных навыков. Отбор кандидатов в большинстве случаев проводит сам руководитель, который оценивает соответствие соискателя требованиям:
- кандидат должен иметь среднее специальное или высшее образование, но могут принять на работу и без диплома. Предпочтение отдается лицам, которые разбираются в администрировании или специфике работы компании;
- ассистент должен иметь безукоризненную грамотность, аналитический ум, коммуникабельность;
- личный помощник руководителя — это во многом лицо директора, поэтому на должность принимают лиц, которые имеют поставленную речь;
- для исполнения обязанностей персональный ассистент должен разбираться в законодательстве, которое регламентирует сферу деятельности предприятия;
- дополнительных преимуществ кандидату дают навыки делопроизводства и документооборота;
- очень важно, чтобы помощник руководителя знал иностранный язык, что особенно важно при зарубежных командировках.
Преимущества и недостатки профессии
Должность интересна и увлекательна, сложна и ответственна. Поэтому перед тем как выбрать эту карьеру при трудоустройстве, следует проанализировать преимущества и недостатки направления. Только на основании проведенного анализа можно сделать вывод — стоит ли работать ассистентом предпринимателя.
Достоинства профессии — это:
- Высокий уровень зарплаты. Руководитель, который видит реальную помощь от ассистента, обязательно по заслугам оценит работу в денежном эквиваленте. Для поддержания мотивации зачастую директора дают своим работникам премии и доплаты, которые делают даже самую трудную работу приятной.
- Разнообразный профессиональный опыт. Так как на этих сотрудников возлагаются различные обязанности, это позволяет получить практический опыт во многих сферах деятельности. Такие кадры очень ценят работодатели, поэтому при смене профессии соискатель быстро сможет найти хорошую работу.
- Возможность удаленной работы. Многие обязанности ассистенты могут выполнять из дома, благодаря чему занять вакансию могут даже ограниченные в передвижениях люди.
- Требования в отношении образования и квалификации минимальны. Если человек отличается аналитическим умом, ответственность, креативностью, скрупулезностью, грамотностью, то устроить в штат могут даже лицо без образования.
Несмотря на все перечисленные преимущества профессии, такая работа имеет и видимые недостатки. Основными из них являются:
- Отсутствие нормированного графика. Срочное дело у начальства может возникнуть глубоко ночью, поэтому к выезду на работу и даже заграничным командировкам необходимо быть готовым 24 часа в сутки.
- Если организация маленькая и бизнес только начинает свое развитие, то претендовать на высокую зарплату не получится. Поэтому если устраиваться на подобную должность, то желательно в крупные фирмы, которые готовы предоставить всем своим сотрудникам хорошее денежное обеспечение.
- Повышенный стресс на работе. Ассистент — лицо, который должен лояльно относиться к любым «капризам» своего шефа, коммуницировать с персоналом компании, которые могут выказывать свое недовольство. Чтобы предотвратить возможные конфликты необходимо быстро реагировать на сложившиеся ситуации и трезво оценивать возможности. Это приводит к сильному психологическому и эмоциональному напряжению, справиться с которым могут только стрессоустойчивые личности.
- Для работы на должности личного помощника необходимы глубокие знания английского языка. Только базовых познаний будет недостаточно, поэтому всем представителям этой профессии необходимо постоянно повышать свою квалификацию в области владения иностранными языками.
- Трудности карьерного роста. Вырасти по карьерной лестнице в организации с должности помощника практически невозможно. Любой директор, который видит профессионализм сотрудника, будет всячески мотивировать его на дальнейшую работу, предлагая высокую зарплату, компенсации, доплаты и премии. Но это будет тормозить личностный потенциал человека.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Перспектива карьерного роста личного ассистента
Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.
Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.
Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.
Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.
Одна из наиболее престижных профессий и в то же время представляющаяся большинству совсем нетрудной — личный секретарь или помощник. По поводу престижности — все верно. Насчет легкости — обманчивое впечатление. Легко быть только… плохим помощником. Как стать звездой на профессиональном небосклоне?
Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.
Целесообразность должностной инструкции
Основное назначение:
- помощь руководителю в его повседневной деятельности;
- максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
- в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
- отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
- позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
- позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
- позволяет оценивать деятельность каждого работника;
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|