Как провести инвентаризацию нематериальных активов в 2024 году в бюджетном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как провести инвентаризацию нематериальных активов в 2024 году в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

До начала проведения инвентаризации имущества инвентаризационная комиссия (далее – комиссия) совместно с бухгалтерией подготавливает инвентаризационные описи по соответствующим объектам инвентаризации в разрезе материально ответственных лиц (структурных подразделений) и местонахождения имущества.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Как уже было отмечено выше, в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, недостачи имущества, факты несоответствия имущества критериям признания его активом, убытки от обесценения активов или их снижение.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете записей по результатам инвентаризации являются оформленные должным образом ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.

В случае если документы по результатам инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской отчетности, подписаны после отчетной даты, результаты инвентаризации включаются в показатели годовой отчетности исходя из положений учетной политики учреждения о порядке отражения событий после отчетной даты.

Что нового в стандарте

• Изменена структура нормативного регулирования инвентаризации;
• установлены общие требования к инвентаризации;
• уточнена терминология — введены новые термины и дано определение таким понятиям, как объекты инвентаризации, результаты инвентаризации, квалификация результатов инвентаризации, фактическое наличие объектов инвентаризации, документы инвентаризации, срок проведения инвентаризации, материально ответственные лица;
• актуализированы способы определения фактического наличия объектов инвентаризации;
• обновлены требования к документированию инвентаризации;
• уточнен порядок оценки результатов инвентаризации;
• упорядочено признание результатов инвентаризации;
• описаны упрощенные способы проведения инвентаризации.

Подготовка и оформление инвентаризационных описей.

Для этих целей используется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись). В ней отражается следующая информация:

Графа	Отражаемая информация
1	Порядковый номер
2	Наименование объекта нефинансовых активов
3	Номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией. Для инвентарных объектов бухгалтерского учета указывается инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или иная информация)
4	Единица измерения
5	Оценочная стоимость объекта инвентаризации: предназначенного для реализации; при выявлении признаков возможного обесценения актива; при выявлении излишков
6	Фактическое наличие (состояние) объектов инвентаризации
7	Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6)
8	Информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот. Например: для объектов основных средств – «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»; для материальных запасов – «в запасе (для использования)», «в запасе (на хранении)», «ненадлежащего качества», «поврежден», «истек срок хранения»; для объектов незавершенного строительства – «строительство (приобретение) ведется», «объект законсервирован», «строительство объекта приостановлено без консервации», «передается в собственность иному публично-правовому образованию». Учреждение при формировании учетной политики определяет способ указания статуса объекта учета по его наименованию и (или) коду
9	Информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта. Например:
	для объектов основных средств – «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация»; для материальных запасов – «использовать», «продолжить хранение», «ремонт»; для объектов незавершенного строительства – «завершение строительства (реконструкции, технического перевооружения)», «консервация объекта незавершенного строительства», «приватизация (продажа) объекта незавершенного строительства», «передача объекта незавершенного строительства другим субъектам хозяйственной деятельности»
10	Номер (код) счета бухгалтерского учета
11	Количество объектов по данным бухгалтерского учета
12	Балансовая стоимость (сумм) объекта учета
13	Количество объектов инвентаризации, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета
14	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
15	Количество объектов инвентаризации, превышающих данные бухгалтерского учета
16	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5)
17	Количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено их несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета
18	Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11)
19	Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах: об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, – количество объектов учета, выбывших в пределах норм естественной убыли; о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации; и др.

Для наглядности покажем, как выглядит итоговая таблица. Ведь проверка учета результатов инвентаризации нематериальных активов – это важная часть, которая проходит в обязательном порядке до внесения своих подписей членами комиссии.

Ответы на часто задаваемые вопросы по инвентаризации НМА

Приведем ответы на часто задаваемые вопросы:

Вопрос №1. Имеют ли право материально ответственные лица выразить несогласие с описью инвентаризации НМА.

Материально ответственные лица вносят запись в конце инвентаризационной описи. В тексте указывается о том, что проверка проводилась в их присутствии. В тексте допускается указание возражений на действия лиц из состава комиссии.

Вопрос №2. Допускаются ли исправления неверных записей в материалах инвентаризации?

Исправления, допущенные при заполнении описи, исправляются с заверением новой записи всеми членами комиссии. Корректировка производится во всех экземплярах.

Вопрос №3. Сколько описей составляется в результате проведения инвентаризации НМА?

При проверке состояния НМА данные формируются отдельно по собственным объектам, полученным на время для ответственного хранения и переданным в аренду.

Вопрос №4. Какие объекты исключаются из состава НМА при инвентаризации как не давшие результата?

В ходе ревизии НМА комиссия должна выделить средства, не подлежащие учету в качестве активов нематериального свойства. Исключаются разработки НИОКР, не давшие результата, научные разработки, не получившие документального оформления и финансовые вложения в неэффективные разработки.

Вопрос №5. Проводится ли инвентаризация активов, подготовленных к выбытию путем списания?

Объекта НМА, числящиеся на момент начала проведения инвентаризации, подлежат проверке, равно как и другие средства, состоящие на балансе. Для учета выбывающих активов составляется отдельная опись с указанием причин списания.

Итак, НМА являются коммерческими ценностями компании. Соответственно, они направлены сугубо на получение выгоды. В противном случае они не признаются таковыми, также не имеют материальной формы, они невещественные. Но принадлежат предприятию на законных основаниях. Это может быть как полное авторское право, что фактически стоит приравнять к собственности, так и использование по доверенности на временный срок с ограничениями. Данная категория относится к той части имущества, которая не участвует в обороте. Ведь их реализация происходит не один раз, а постоянно за тот срок, что они находятся в собственности. Многократное получение выгоды – вот основная цель. Поэтому, учет проводится, как инвентаризация внеоборотных активов предприятия.

Но даже при том, что у них нет материальной формы, они все так же подлежат бухгалтерскому учету, итоги которой сохраняются в специальных документах. Разумеется, проверять фактическое наличие обычной сверкой невозможно. Ведь их в физическом мире и нет. Но допустимо выявлять документные основания для их использования, корректность оформления, правильность приема или передачи, возможность реализации в определенный срок и на конкретном географическом участке.

Причем зачастую количество таких объектов вполне способно даже превосходить остальные, соответственно, проверка становится затяжной процедурой. И провести ее без соответствующих знаний, а также подходящего программного обеспечения – крайне затруднительно.

Изменения в стандарте проведения инвентаризации

Введение нового стандарта ФСБУ 28/2023 по инвентаризации привнесет ряд изменений в процесс проведения данной процедуры.

В первую очередь в новом стандарте пересматривается определение значимых отклонений. Ими будут считаться те, которые могут оказать существенное влияние на финансовую отчетность организации и привести к неправильному пониманию финансового положения предприятия. Это позволит улучшить точность и надежность проводимой инвентаризации.

Другое важное изменение связано с расширением списка обязательных документов при проведении инвентаризации. От компаний потребуется предоставлять более подробную информацию о движении активов и обязательств за определенный период. Это позволит контролировать происхождение и использование активов более эффективно.

Новый стандарт устанавливает более жесткие требования и к проведению инвентаризации с использованием технологий. Теперь компаниям необходимо внедрять электронные системы учета и контроля, которые позволят автоматизировать процесс инвентаризации и обеспечить более точные результаты.

Еще одно значимое изменение связано с обязательным проведением независимой проверки результатов инвентаризации. Это позволит уменьшить вероятность возникновения ошибок и мошенничества при проведении данной процедуры. Независимая проверка будет осуществляться специализированными аудиторскими организациями.

Изменение стандартов по инвентаризации поможет повысить качество и достоверность полученных результатов. Обновленные требования помогут минимизировать риски ошибок и мошенничества, а также повысить доверие со стороны заинтересованных лиц. Руководителям организаций уже сейчас нужно начинать подготовку к внедрению нового стандарта и привести свои системы учета в соответствие с его требованиями.

Документальное оформление инвентаризации по новым правилам

С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.

Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.

Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:

• наименование;
• характеристики;
• состояние и прочие данные.

Инвентаризационные комиссии

Новый стандарт ФСБУ 28/2023 оставляет широкий объем прав для решения организационных вопросов проведения инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия может быть как одна, так и несколько (при большом объеме работ). Распределение обязанностей между такими комиссиями и порядок их взаимодействия устанавливаются руководителем экономического субъекта. Все организационные вопросы работы инвентаризационных комиссий, включая то, будут ли они постоянными или создаваться под конкретную инвентаризацию, также решает руководитель.

Стандарт ФСБУ 28/2023 содержит лишь требование о подтверждении результатов инвентаризации таким числом членов инвентаризационной комиссии, которое будет достаточным для объективности ее работы. Допускается отсутствие при принятии решения не более 1/5 членов комиссии от общей численности.

В некоторых случаях роль инвентаризационной комиссии могут выполнять руководитель организации, ревизионная комиссия или аудиторская организация (индивидуальный аудитор).

Поступление НМА в распоряжение учреждения необходимо оформить ф. 0504101 — акт о приеме-передачи объектов НФА. В новом ФСБУ разъясняется, что входит в нематериальные активы, — объект НФА, который используется в деятельности учреждения более 12 месяцев (п. 6 ФСБУ). Кроме того, в стандарте определен порядок признания объектов к учету.

При приобретении НМА за плату необходимо учитывать все сопутствующие затраты для формирования первоначальной стоимости объекта. К таковым затратам в бухучете следует относить:

1. Фактическую стоимость объекта, то есть суммы, уплачиваемые правообладателю за отчуждение прав на результаты интеллектуальной собственности или же на средство индивидуализации.
2. Затраты на консультационные или информационные услуги сторонних организаций, связанные с покупкой НМА.
3. Регистрационные, пошлинные, патентные или иные виды сборов, платежи, которые напрямую связаны с приобретением нового НФА. Например, оплата домена при регистрации сайта в интернете.
4. Вознаграждения, которые приобретатель уплачивает посредническим компаниям, участвующим в оформлении, продаже, перепродаже объектов.
5. Иные виды затрат, которые несет приобретатель при получении НМА в собственность.

Все вышеперечисленные затраты следует собрать на счете 0 106 00 000 «Вложения в нематериальные активы». Когда стоимость полностью сформирована, то есть учтены и зафиксированы все виды трат учреждения, связанные с покупкой, то с кредита счета 0 106 00 000 списываются все расходы в дебет счета 0 102 00 000 «НМА».

Инвентаризация перед составлением бюджетной отчетности за 2020 г.

• в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
• в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
• в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

• установить фактическое наличие имущества учреждения;
• сопоставить фактического наличия имущества с данными бюджетного учета;
• составить документации по инвентаризации, в том числе и по объектам данные которых расходятся между фактическим и бухгалтерским учетом;
• определить причины расхождения информации,
• выявить виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов;

Мобильная программа для инвентаризации основных средств

Для повышения скорости работы с основными средствами и точностью собираемых данных Компания Сканпорт разработала специальный модуль для продуктов 1С, где ведется учет основных средств и мобильное приложение DataMobile Invent для терминала сбора данных или телефона. DataMobile Invent — это мобильная программа для инвентаризации основных средств.

Модуль подключается к бухгалтерской программе как внешняя обработка, что позволяет пользоваться новыми возможностями без необходимости снятия программы 1С с поддержки. В конфигурации появляется возможности распечатать штрихкоды с инвентарными номерами на обычном лазерном принтере или специальном термопринтере этикеток или привязать RFID-метку к основному средству. Этот же модуль отвечает за обмен с мобильным приложением всей необходимой информацией для проведения инвентаризации и управления основными средствами – на каждом мобильном устройстве, подключенному к 1С, будут доступны данные обо всех инвентарных номерах, местах хранения, материально ответственных лицах (МОЛ).

Какой порядок проведения инвентаризации

Обратите внимание! В 2018 году порядок проведения инвентаризации изменился, пошаговую инструкцию по новым правилам смотрите в рекомендации Системы Госфинансы Далее мы рассмотрим только общие правила проведения инвентаризации.

Есть три способа, как закрепить порядок проведения обязательной и добровольной инвентаризации.

1. Раздел единого текста учетной политики;
2. Отдельное приложение к учетной политике;
3. Локальный акт учреждения со ссылкой на него в учетной политике.

Чаще всего учреждения используют второй вариант. Независимо от выбранного способа в документе нужно прописать:

• график инвентаризаций в отчетном году. Для ежегодной инвентаризации установите конкретные даты;
• сроки инвентаризаций;
• перечень имущества, обязательств, финансовых активов и других объектов для проверки.

Инвентаризация проходит в несколько этапов (таблица 1). На каждом этапе нужно подготовить соответствующий документ.

Инвентаризации бывают:
по объему — полная и частичная;
по методу проведения — выборочная и сплошная;
по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.
Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно- материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).
Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально- ответственных лиц, и т. д.
При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.
Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.
Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.
Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).
Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.
Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Цель проведения инвентаризации

Данные учета НМА, подтвержденных инвентаризацией, используются при составлении промежуточных балансов и годовой отчетности. Ревизия активов позволяет контролировать состояние, наличие и сохранность НМА.

В результате ревизии могут быть получены несколько вариантов итогов:

• Полное соответствие данных имеющимся показателям бухгалтерского учета.
• Наличие неучтенных на дату начала проверки активов. НМА должен быть включен в инвентаризационную опись с последующей постановкой на учет.
• Отсутствие документального подтверждения НМА в результате утери, порчи или возникновения форс-мажорных обстоятельств. Недостаток документов отражается в акте с выявлением виновного лица.

Назначение инвентаризации в ряде случаев производится по отдельному случаю, требующему проверки состояния активов на конкретную дату.

Периодичность проведения инвентаризации нематериальных активов

Сроки и частота проведения инвентаризации устанавливаются руководителем. В обязательном порядке необходимо провести ревизию активов в 4 квартале перед формированием годовой отчетности. В остальных случаях необходимость в мероприятии контроля определяет руководитель предприятия.

Рассмотрим случаи, требующие проверки состояния НМА в таблице ниже.

Периодичность инвентаризации	Причины потребности
Один раз в течение года	Подготовка данных для составления годовой отчетности
Один раз в полугодие	Проверка состояния НМА и документов в учете для полугодового и годового балансов
Несколько раз, по необходимости (кроме случаев обязательного проведения инвентаризаций)	Смена материально-ответственного лица, в обязанности которого входит учет и хранение НМА, или увольнения более половины группы ответственных лиц
Изменение структуры предприятия – присоединение, ликвидация, смена собственника
Переоценка активов по рыночной стоимости
Выявление факта хищения или порчи актива
Возникновения форс-мажорного обстоятельства – пожара, затопления, приведших к полной или частичной утрате имущества

Особенности выявления недостач при инвентаризации НМА. Проводки

Определить недостачу нематериальных активов достаточно сложно. При утере правоустанавливающих документов формы восстанавливаются путем получения дубликатов. Иной вариант возникает при утере самого объекта, например, программы или разработки.

Рассмотрим пример с недостачей, выявленной при инвентаризации. Компания ООО «Вымпел» провела инвентаризацию НМА в ходе подготовки к годовой отчетности. Комиссия выявила недостачу объекта «Программа», отразив результаты в описи. Утрата актива произошла по вине ответственного лица К., допустившего порчу оборудования хранения объекта. По результатам проверки руководитель принимает решение списать объект по остаточной стоимости 150 000 рублей.

Дебет 94 Кредит 04 – списана недостача объекта НМА на сумму 150 000 рублей.

Дебет 73.2 Кредит 94 – отнесение суммы ущерба 150 000 рублей на счет лица, причинившего ущерб (убыток признан виновным лицом).

Дебет 50 Кредит 73.2 – поступление в кассу сумм в счет погашения ущерба.

При отсутствии согласия виновного лица на добровольное погашение ущерба сумма взыскивается по решению суда.

Выявлена недостача ОС

При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.

В бухгалтерском учете отражается:

1. Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
2. Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
3. Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.

В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:

1. Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
2. Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
3. Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
4. Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
5. Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.

Похожие записи:

• Выплаты блокадникам в 2023 году в СПБ
• Когда выбрать систему налогообложения ИП
• Чтобы все было чисто: строительство и регистрация бани на участке