Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила ведения трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Недостатки и достоинства отмены трудовых книжек. Взгляд работника
На первый взгляд, для работника отмена трудовых книжек грозит только недостатками. Главный из которых – это лишение официального, подтверждающего трудовой стаж документа. В случае сбоя системы персонифицированного учета данные могут потеряться, измениться – даже при ее полном последующем восстановлении. А это значит, что работнику придется обращаться к предыдущим нанимателям с целью подтверждения стажа.
Важно: в таких случаях органы ПФР должны оказать содействие работнику. Но, как показывает практика, самостоятельное восстановление документов происходит намного быстрее. Трудовой договор, который планируется использовать как альтернативное подтверждение трудовой деятельности сотрудника, может быть и не принят как доказательство стажа, поскольку его легко фальсифицировать. И в этом случае, возможно, сотруднику придется отстаивать свои права в суде.
Следующим недостатком отмены трудовых книжек является добросовестность работодателя. Если недобросовестный наниматель не будет по каким-либо причинам производить отчисления в Пенсионный фонд, то и подтверждения стажа у работника не будет.
Для работника в отмене трудовых книжек также есть и преимущества: при идеальной работе системы будущий пенсионер будет лишен бумажной волокиты, ему будет достаточно предоставить только заявление о выходе на пенсию.
Трудовая книжка в нынешнем ее виде является неким советским рудиментом. Если говорить об общемировой практике, то подобного рода документы практически нигде в мире не применяются.
В большинстве стран, где действует система пенсионного страхования, все сведения о работнике основываются на информации, передаваемой работодателем в органы пенсионного обеспечения соответствующих государств, а также в частные фонды.
ПФР получает соответствующие данные после реформы 2002 года, когда пенсионная система страны перешла на страховые принципы. И уже в это время появились инициативы отказаться от трудовых книжек, поскольку последние, по сути, дублируют информацию, содержащуюся в электронных базах ПФР. Однако на тот момент для этого не имелось технической возможности.
В последующем данную тему поднимали не один раз,и в 2021 и в 2018 годах, но соответствующие проекты откладывались под различными предлогами и точный даты так никто ни не называет.
Какие действия будут предприняты в связи с отменой бумажных труд.книжек
Некоторые предположения уже были озвучены экспертами в этой области. После отмены бумажных формуляров, предприятиям не придется заботиться о сохранности и ведении труд.книжек, что позволит существенно сократить расходы в этом направлении.
Дополнительно, не появится проблем и с учетом страхового стажа сотрудников, поскольку для этой цели будут созданы специальные информационные базы, куда и поместят сведения обо всех людях, имеющих официальное трудоустройство.
Помимо описанных действий, для работодателей будет разработан специальный веб-ресурс с личными кабинетами. Посещать портал нужно будет онлайн после простой регистрации. Наниматели получат свой доступ и смогут отслеживать данные и вносить нужные дополнения или поправки.
Работники получат возможность зайти на сайт при помощи собственных персональных данных и индивидуально пароля.
Преимущества и недостатки перехода на электронные труд.книжки
Введение такой документации в электронном формате имеет сразу несколько преимуществ и значимых плюсов. Стоит выделить такие моменты:
- процедура увольнения существенно упроститься, поскольку работодателю не нужно будет вносить данные в документ, а затем, передавать книжку на руки уволившемуся человеку. Для этого достаточно будет сделать пометку в личном кабинете и все;
- проще будет вносить правки в документ, если выявлена ошибка или допущена неточности при заполнении ТК;
- можно будет быстро проверить послужной список соискателя на место;
- в случае утраты данных или при ликвидации компании, восстановить информацию не составит труда;
- работодателям не нужно будет заниматься хранением документов и выдачей их гражданам.
Как получить сведения о трудовой деятельности
Данные о трудоднях не будут утеряны или злонамеренно не внесены в «сведения о стаже». У работника будет право контролировать достоверность этих данных. Для этого любой гражданин в любое время сможет затребовать интересуемые сведения. Достаточно обратиться в:
- кадровую службу предприятия (если такой нет, то в бухгалтерию или к начальству). В течение 3 дней работодатель должен выдать выписку на бумаге или в электронном виде (если на предприятии есть цифровая подпись и такой вариант выбрал работник). В выписке будут данные только о работе в данной организации (ИП);
- пенсионный фонд. Сведения будут о всей трудодеятельности. Они представляются в любом виде на выбор заявителя;
- МФЦ. Выдается только бумажный документ;
- через портал Госуслуги. Информация пересылается только на электронную почту гражданина.
Если в предоставленной информации будут ошибки или неточности, то гражданин может обратиться в пенсионный фонд с заявлением на проведение корректировки.
Минтруд захотел изменить трудовые книжки с 2023 года
В соответствии с ним работодатель по-прежнему должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, если работа является для него основной. В них будут заносится его ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность. Трудовая книжка нового образца будет содержать сведения о переводе на другую постоянную работу, увольнении (в том числе и его основания), награждениях за успехи в работе.
Сотрудники, работающие дистанционно, смогут по желанию отправить работодателю трудовую, куда внесут необходимые данные.
Читайте на РБК Pro
Доначисление налогов может закончиться тюрьмой. Как этого избежать Мэтт Наварра — РБК Pro: «Люди все меньше доверяют инфлюэнсерам» «Вам не перехитрить рынок». 10 заповедей трейдинга Льюиса Борселино «Огурцы или помидоры?»: как на собеседовании отвечать на странные вопросы
Летом прошлого года премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление, разрешающее гражданам устраиваться на работу по электронным трудовым книжкам. Цифровой формат документа заработал с 1 января 2021 года, в течение предыдущих 12 месяцев сотрудники должны были определиться, будут они пользоваться электронной трудовой или же останутся с бумажной версией.
Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, портал госуслуг, а также мобильные приложения этих сервисов. Сведения из нее можно также получить в виде выписки через МФЦ, ПФР или у работодателя.
Бумажный анахронизм цифровой эпохи
В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», утвержденное постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 года «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти законодательные акты зарегистрированы Министерством юстиции РФ 11 ноября 2003 года.
Действительны и не требуют замены сейчас все три образца трудовых книжек – 1938, 1973 и 2003 годов. При поступлении на работу, для заключения трудового договора работник должен предоставить ее наряду со всеми остальными необходимыми документами, такими как паспорт, документы об образовании и прочее. А если человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку должен предоставить работодатель, предварительно взяв с работника плату за выдачу бланка трудовой книжки и вкладыша. После увольнения книжку обязаны вернуть ее владельцу.
Бумажный вариант трудовой книжки был разработан и принят в то время, когда кипы бумаг лежали в столах и на полках шкафов в офисах, а компьютеры не были такой повседневной необходимостью, как сейчас. И слова Билла Гейтса о том, что скоро компьютеры будут присутствовать в каждом доме, не принимались всерьез, а то и высмеивались. Ведь мало кто понимал, что эдакую «бандуру», занимающую целую комнату, в итоге смогут превратить сначала в настольные компьютеры, ноутбуки, а потом и тонкие планшеты, умещающиеся в дамской сумке. И все документы можно будет хранить не в бумажном варианте, а в килобайтном, на вместительных, мощных серверах.
Уже сейчас в России действуют порталы государственных услуг, зарегистрировавшись на которых, любой гражданин РФ может оформить себе внутренний и заграничный паспорт, оплатить коммунальные услуги, автомобильные штрафы и прочее через интернет, не выходя из дома, избегая вечных очередей и путаницы в государственных учреждениях. Данные из паспортов и водительских удостоверений всех граждан России уже присутствуют в сети, хотя и доступны только государственным органам. Любой человек, владеющий дебетовой или кредитной карточкой любого банка, может совершать покупки через интернет и самостоятельно контролировать свои расходы через системы интернет-банкинга. Передовые технологии позволяют установить сверхсильную защиту баз данных от хакеров и мошенников. Так почему бы не следовать в ногу со временем и не перенести данные из всех трудовых книжек в единый общероссийский электронный реестр, а затем и полностью отказаться от бумажного варианта?
Сторонники проекта отмены трудовых книжек, возникшего в Министерстве здравоохранения и социального развития, говорят о том, что в большинстве других стран никто от руки никуда не вносит записи о трудовом стаже человека, и использует отлаженные компьютерные системы. Из минусов они отмечают только то, что планируемый отказ от бумажных трудовых книжек спровоцирует ситуацию, в которой специалисты с большим стажем работы будут приравнены в правах к «бездарям», которым проще жить за чужой счет. Но ведь если у каждого человека будет своя собственная электронная карточка, в которой будет указано, сколько и где он проработал, то, по сути, электронный вариант трудовых книжек в сети интернет станет тем же, что и бумажный, только будет лучше защищен. В итоге «бездари» даже получат стимул к работе. Ведь некоторые компании предпочитают брать к себе на работу молодых специалистов без опыта работы, чтобы в дальнейшем обучить его работать по той схеме, по которой им выгодно.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Три законопроекта об отмене трудовых книжек в России
Все вышеперечисленные изменения вводятся законопроектом № 748684-7. Согласно ему, Трудовой кодекс РФ дополняется новой статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», в которой расписан порядок отмены трудовых книжек на бумажном носителе и алгоритм перехода на электронную систему учета. Также законопроектом регламентируется комплекс подготовительных мероприятий для работодателей. Они обязаны в течение 2021 года:
- внести необходимые изменения в локальные нормативные акты, коллективный договор (при необходимости);
- уведомить персонал в письменном виде под роспись об изменении порядка учета трудовых книжек;
- подготовиться к электронной передаче данных по сотрудникам: обеспечить наличие технической базы, кадров и соответствующего программного обеспечения.
Другой законопроект № 748744-7, вносящий изменения в закон о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996, обязывает работодателей сдавать новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности», начиная с января 2021 г. Сроки его сдачи аналогичны отчету СЗВ-М – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Но с 1 января 2021 года данный отчет необходимо будет формировать и передавать в ПФР на следующий рабочий день после даты издания приказа о приеме, увольнении сотрудника, переводе на другую работу. Компании с количеством сотрудников 25 и более человек обязаны предоставлять эту информацию в электронном формате. Таким образом, многие компании перейдут на электронный кадровый документооборот с Пенсионным Фондом.
Дальнейшая судьба бумажных книжек
Кончено, за короткий срок привести всё к одному знаменателю не получится. Ещё долгое время будут сосуществовать два вида труд.книжек.
Законодатель дает гражданину право выбирать какой документ будет в обороте (лично для него). Решение принимается от того как ему будет удобнее.
В любом случае к 2021 года все работодатели должны издать приказы об отмене трудовых книжек, о введение электронного учета стажа. И под роспись разъяснить работнику об указанных изменениях законодательства. А также о праве на оставление книжки старого образца.
Работник же, желающий сохранить прежний порядок, должен был подать до 1 января 21-го года заявление о ведении бумажной трудовой.
В противном случае (по умолчанию) учет стажа переводится в электронный формат, а книжки выдадут на руки.
А тем, кто начал свой профессиональный путь с 2021 года доступны только электронные документы о стаже.