Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет-фактура на аванс 2023: правила заполнения и образец бланка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).
Выставить счет-фактуру на аванс нужно не позднее пяти дней с даты получения предоплаты. Если последний день срока — выходной или праздничный, то в первый рабочий день.
Например, если аванс получен 15 числа, а услуга оказана 30 числа в том же месяце, то счет-фактура должен быть выставлен как при получении аванса, так и при отгрузке в счет этого аванса.
Пояснение налоговой: если аванс получен в одном налоговом периоде, например, 31 декабря, а отгрузка состоялась в другом (например, 2 января), то продавец обязан выставить авансовый счет-фактуру покупателю в течение пяти календарных дней.
Затем продавец счет-фактуру регистрирует в книге продаж за IV квартал, а счет-фактуру, выставленный при отгрузке, — в книге продаж за I квартал.
Если же получение аванса и отгрузка произошли в одном квартале в течение пяти календарных дней, то счет-фактуру на аванс можно не выставлять.
Правила работы со счетами-фактурами
Счет-фактуру нужно выставить покупателю не позднее пяти дней с даты, когда:
- передали предоплату в счет будущей поставки;
- фактически отгрузили или приняли исполненные услуги.
Когда выставляют счет-фактуру при окончательном расчете, в нем указывают сумму, выделенную при поставке, с зачетом суммы налога по уплаченному авансу.
Для начисления НДС применяют счет 0 303 04 000 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость». Для учета вычетов по НДС используется счет 0 210 10 000 «Расчеты по налоговым вычетам по НДС» (п. 224, п. 259, 263 Инструкции № 157н).
Аналитический учет на данном счете ведут по субсчетам:
- 210 11 «Расчеты по НДС по авансам полученным»;
- 210 12 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» (используется, если учреждение – налоговый агент);
- 210 13 «Расчеты по НДС по авансам уплаченным».
Расчеты по суммам НДС по полученным авансам в счет предстоящей реализации нефинансовых активов, работ, услуг в рамках деятельности учреждения, облагаемой НДС, признают в бухгалтерском учете с применением счета 0 210 11 000.
Когда счёт-фактура не нужен
Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:
- сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
- обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
- юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).
Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году
Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:
Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:
- строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
- идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
- код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
- код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
- регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
- нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
- подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Что изменится в счетах-фактурах
Бухгалтеры с 1 июля 2021 году должны составлять счета-фактуры на новых бланках. Изменения в постановление № 1137 закрепили в постановлении Правительства от 02.04.2021 № 534. Причина поправок – перехода на систему прослеживаемости, которая позволяет контролировать передвижение импортных товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В частности, от момента ввоза зарубежной продукции на территорию России и до ее реализации конечному потребителю.
Счет-фактура необходим для того, чтобы продавец правильно начислил в декларации НДС к уплате в бюджет, а покупатель принял сумму налога к вычету. Заполняйте декларацию по НДС в программе БухСофт. Она автоматически формирует декларацию на актуальном бланке с учетом всех изменений и требований к реквизитам. Готовую декларацию можно скачать и распечатать, а перед отправкой в инспекцию документ тестируется по проверочным алгоритмам ФНС.
Обновленная форма дополнилась новыми графами, строками и реквизитами. В них появилась строка 5а, в которую вносятся реквизиты (номер и дата составления) документа об отгрузке товаров, соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Электронный счет-фактура
Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:
- наличие согласия от каждого участника сделки;
- составление документа происходит по утвержденному формату;
- подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
- техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.
Регистрация счетов-фактур в журнале учета
В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.
Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.
В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.
По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.
Он представлен документом, который формируется на основании нескольких первичных бумаг, а не только на основании одной докладной или иной документации. Нередко для составления этого документа используется несколько счетов-фактур. Регулируются правила формирования бумаги следующими нормативными актами:
- Ст. 158 НК. В ней говорится о том, что сводные счета-фактуры составляются при продаже предприятия в качестве имущественного комплекса. Поэтому выделяются разные виды имущества отдельными позициями. Разделяется дебиторская задолженность, цена акций и иные активы.
- ПП №1137. В этом постановлении содержатся правила заполнения счетов-фактур. Здесь перечисляются основные требования, предъявляемые к документации, а также указываются ситуации, при которых необходимо их выставлять.
- Разъяснения ФНС и Минфина. Они публикуются довольно часто, а также с их помощью можно найти ответы на многочисленные вопросы, касающиеся формирования и выставления счетов-фактур в разных ситуациях. Описываются правила использования документации при долевом строительстве домов или при совершении агентских сделок.
Когда выставлять «сводный» счет-фактуру
При ежедневной многократной отгрузке товаров в адрес одного покупателя выставлять ему счет-фактуру можно один раз в день. Причем даже в том случае, если отгрузка осуществляется в разные торговые точки этого покупателя.
Такие разъяснения Минфин России дал в письме от 2 мая 2012 г. № 03-07-09/44. Как можно применять эти разъяснения на практике?
Составление «сводного» счета-фактуры нормами Налогового кодекса РФ прямо не предусмотрено, но и не запрещено.
Поэтому если договорами на поставку товаров установлены особенности, связанные с ежедневной многократной отгрузкой товаров одному покупателю, компании могут воспользоваться разъяснениями Минфина и выставить покупателю один счет-фактуру на общую сумму поставки за день.
Такой счет-фактура выставляется поставщиком не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров.
Возможность оформления «сводного» счета-фактуры необходимо согласовать с покупателем. Надо оговорить порядок документооборота в договоре поставки, в противном случае не исключено, что покупатель будет настаивать на выставлении счетов-фактур к каждому отгрузочному документу. Например, к каждой товарной накладной.
Финансовое ведомство в письме № 03-07-09/44 не указывало на необходимость закрепления в учетной политике или каких-либо иных документах организации возможности и порядка выставления «сводных» счетов-фактур. Однако это будет не лишним.
Поставщик может в учетной политике установить случаи, когда будет выставлять «сводный» счет-фактуру, например, так: «При ежедневных многократных отгрузках товаров в адрес покупателя может оформляться один счет-фактура с указанием товаров, отгруженных этому покупателю в течение дня, если такой порядок выставления счетов-фактур предусмотрен договором поставки».
Чтобы работники, оформляющие документы на отгрузку, знали, кому из покупателей они должны выставлять ежедневные «сводные» счета-фактуры, можно проинформировать их об этом приказом. Или же служебной запиской.
«Сводный» счет-фактуру можно выставлять даже в том случае, если отгрузка товаров производится в разные торговые точки покупателя, то есть, по сути, в разные обособленные подразделения. Если в строке 4 счета-фактуры не указаны адреса торговых точек покупателя, это не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
Таким образом, в «сводном» счете-фактуре продавец может прописать только один адрес грузополучателя. Лучше брать его юридический адрес.
Что делать
Можно выставлять один «сводный» счет-фактуру в адрес покупателя, если в течение дня в его адрес произошло несколько отгрузок. Такой вывод сделал Минфин в письме от 2 мая 2012 г. № 03-07-09/44. Не повлияют на вычет даже отгрузки в разные торговые точки.
Источник: https://delovoymir.biz/kogda-vystavlyat-svodnyy-schet-fakturu.html
Порядок оформления подписей на счете-фактуре
Порядок оформления подписей на счете-фактуре установлен пунктом 6 статьи 169 НК РФ. Согласно указанному пункту:
«Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя».
Обратите внимание!
Чтобы быть уверенным в действительности подписи, стоящей на счете-фактуре, рекомендуем покупателю заранее получить от продавца распорядительный документ, подтверждающий полномочие на подписание выставляемых от имени организации счетов-фактур. Как показывает судебная практика (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2006 года по делу N Ф04-185/2006(19515-А67-25)), налоговые органы могут прибегнуть и к экспертизе подписей на счете-фактуре.
Обратите внимание!
Если продавцом выступает юридическое лицо, то на счете-фактуре, как правило, должны присутствовать две подписи: руководителя и главного бухгалтера.
Обращаем ваше внимание, что отсутствие какой-либо подписи из числа указанных должностных лиц (например, если в организации отсутствует должность главного бухгалтера) приведет к тому, что такой счет-фактура будет признан недействительным. На это указывает письмо Минфина Российской Федерации от 29 ноября 2004 года N 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика:
«В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае — лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога на добавленную стоимость».
Хотя отметим, что суды в этом вопросе занимают не такую категоричную позицию, в качестве доказательства можно привести Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 сентября 2003 года по делу N А33-4396/03-С3-Ф02-2984/03-С1, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 6 сентября 2004 года по делу N Ф03-А73/04-2/2166 и другие.
Если организация имеет большой объем реализации, то руководитель и главный бухгалтер иногда просто не в состоянии ставить собственноручные подписи на счетах-фактурах. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами:
- либо установить приказом по организации перечень должностей, которые могут подписывать счет-фактуру от имени руководителя и главного бухгалтера;
- либо оформить на конкретного работника доверенность от имени организации.
То есть при использовании любого из вышеперечисленных вариантов подписывать счета-фактуры будет «иное лицо».
В связи с этим у налогоплательщиков НДС возникает вопрос, например, нужно ли в форме счета-фактуры заменять реквизит «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» на наименование должностей уполномоченных лиц, расшифровывая при этом подписи этих лиц?
Напомним, что состав обязательных реквизитов счета-фактуры законодательно установлен статьей 169 НК РФ, следовательно, их изменение недопустимо.
О том, как следует поступить в данном случае, указано в письме Минфина Российской Федерации от 9 августа 2004 года N 03-04-11/127 «Об оформлении счетов-фактур структурными подразделениями»:
«…указывать должности этих лиц в счете-фактуре не следует. В то же время в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи необходимо указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру».
Отметим, что рекомендации в письмах налоговых органов относительно этого вопроса не такие безусловные, как в вышеуказанном письме Министерства финансов. Например, письмо ФНС Российской Федерации от 20 мая 2005 года N 03-1-03/838/8 «О порядке заполнения счетов-фактур» (далее — письмо ФНС N 03-1-03/838/8) поясняет, что:
«такие реквизиты счета-фактуры, как «руководитель организации» и «главный бухгалтер», являются формализованными показателями.
Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Учитывая вышеизложенное, изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» Кодексом не предусмотрено.
Вместе с тем следует отметить, что в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Кодекса».
Итак, установленные реквизиты счета-фактуры не могут быть изменены, допускается только внесение дополнительной информации в счет-фактуру, например, указание должности подписывающего уполномоченного лица.
Отметим, что Постановление N 914 требует в счете-фактуре указывать расшифровку подписей должностных лиц. Несмотря на то что такое требование в тексте НК РФ отсутствует, по мнению финансового ведомства, выраженному в письме Минфина Российской Федерации от 5 апреля 2004 года N 04-03-1/54 «О требованиях к заполнению реквизитов счетов-фактур», налогоплательщики обязаны расшифровывать в счете-фактуре подписи должностных лиц.
Свою точку зрения они основывают на требованиях, предъявляемых к составлению первичных учетных документов статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) и Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации». Причем в указанном письме работники министерства делают однозначный вывод: требование о расшифровке подписи, содержащееся в типовой форме счета-фактуры, не противоречит нормам пунктов 5 и 6 статьи 169 НК РФ.
И хотя достаточно сложно представить, что счет-фактура является первичным бухгалтерским документом, особенно после того, что налоговики-прибыльщики уверяют всех, что он таковым не является, мы рекомендуем все-таки расшифровывать подписи лиц, подписавших счет-фактуру, чтобы не вступать с налоговыми органами в конфликт.
В письме Минфина Российской Федерации от 12 июля 2005 года N 03-04-11/154 разъясняется, что расшифровка подписи необходима для идентификации лиц, подписавших счет-фактуру, в целях устранения возможности неправомерного вычета налога на добавленную стоимость.
Требования о расшифровке подписи распространяются на руководителя организации, главного бухгалтера, а в случае выписки счета-фактуры индивидуальным предпринимателем — расшифровывается его подпись и указываются реквизиты свидетельства о государственной регистрации последнего.
Обратите внимание!
Налоговые органы считают расшифровки подписей на счетах-фактурах обязательными реквизитами, на что указано в письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 30 марта 2004 года N 24-11/21675 «О заполнении счетов-фактур».
Однако напоминаем еще раз, что НК РФ не содержит требование о расшифровке подписи, поэтому у налогоплательщика НДС всегда есть шанс в судебном порядке оспорить мнение налоговиков и реализовать свое право на вычет по счетам-фактурам, не содержащим расшифровки подписей должностных лиц продавца.
Как показывают примеры из арбитражной практики, суды в такой ситуации в большинстве случаев поддерживают точку зрения налогоплательщика.
Пример 4.
Постановление ФАС Московского округа от 8 июня 2006 года N КА-А40/4806-06 по делу N А40-72434/05-128-612.
Налоговая инспекция приняла решение об отказе налогоплательщику в возмещении НДС по счету-фактуре, в котором не расшифрованы фамилии, имена и отчества лиц, подписавших этот документ. В качестве довода налоговый орган сослался на несоответствие счетов-фактур требованиям статьи 169 НК РФ, поэтому такие счета-фактуры не могут служить основанием для вычета сумм налога.
Но суд признал такой отказ незаконным, отметив, что требования о расшифровке подписи в налоговом законодательстве нет. Поэтому отсутствие таких расшифровок никак не влияет на возможность получения вычета по этому документу.
Аналогичные выводы содержатся и в других судебных актах:
- Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15 июня 2006 года N Ф04-3482/2006(23428-А27-25) по делу N А27-22152/05-6;
- Постановление ФАС Московского округа от 30 мая 2006 года N КА-А41/4659-06 по делу N А41-К2-11364/05;
- Постановление ФАС Поволжского округа от 20 апреля 2006 года по делу N А55-15666/2005-31;
- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 марта 2006 года по делу N А56-17711/2005;
- Постановление ФАС Центрального округа от 17 марта 2006 года по делу N А08-3494/05-16.
Противоположная практика сложилась в Северо-Кавказском федеральном судебном округе (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 13 февраля 2006 года N Ф08-6517/2005-93А по делу N А53-5954/2005-С6-48, от 9 марта 2006 года N Ф08-646/2006-299А делу N А25-960/2005-12-11, от 16 ноября 2005 года N Ф08-5457/2005-2150А по делу N А53-13393/2004-С6-27).
Учитывая, что по данному вопросу решения арбитров не всегда принимаются в пользу налогоплательщика, организация должна иметь в виду, что лучше все-таки принять «правила игры» налоговиков и сразу обращать внимание на то, содержит ли счет-фактура, предъявленный к оплате продавцом, расшифровки подписей или нет.
Обратите внимание!
Существует 2 основных вида, которые используются в различных ситуациях. Правила их использования и заполнения регулируются различными законами.
Первый вид – это стандартный счет-фактура. Он используется в следующих ситуациях:
- При осуществлении отгрузки товаров, а также выполнении работ или услуг. То же самое касается и передачи имущественных прав. При этом документ может быть выставлен не только поставщиком, но и посредником, а также участником так называемой совместной деятельности (в частности, простого товарищества).
- При возврате НДС поставщику товаров от плательщика.
Рассматриваемый вид заполняется по стандартной форме. Важно учитывать, что покупатель, при возврате товаров становящийся продавцом, должен обязательно указать все необходимые реквизиты. Регулируется этот процесс несколькими статьями НК РФ (в частности, 169 и 172), а также постановлениями Правительства РФ.
Второй вид – это счет-фактура на аванс, который предоставляется при осуществлении предоплаты (как частичной, так и полной) в счет будущей поставки. Важно понимать, что это самый важный вид документа, поскольку в большинстве случаев поставщики обязаны его подготавливать. Он регулируется статьями 167, 169 и 172 НК РФ.
Что изменится в счетах-фактурах
Бухгалтеры с 1 июля 2021 году должны составлять счета-фактуры на новых бланках. Изменения в постановление № 1137 закрепили в постановлении Правительства от 02.04.2021 № 534. Причина поправок – перехода на систему прослеживаемости, которая позволяет контролировать передвижение импортных товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В частности, от момента ввоза зарубежной продукции на территорию России и до ее реализации конечному потребителю.
Счет-фактура необходим для того, чтобы продавец правильно начислил в декларации НДС к уплате в бюджет, а покупатель принял сумму налога к вычету. Заполняйте декларацию по НДС в программе БухСофт. Она автоматически формирует декларацию на актуальном бланке с учетом всех изменений и требований к реквизитам. Готовую декларацию можно скачать и распечатать, а перед отправкой в инспекцию документ тестируется по проверочным алгоритмам ФНС.
Обновленная форма дополнилась новыми графами, строками и реквизитами. В них появилась строка 5а, в которую вносятся реквизиты (номер и дата составления) документа об отгрузке товаров, соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре.