Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если трудовые договоры уничтожены в отделе кадров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год.
Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись
К этой группе документов относятся:
- ЛНА и иные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые касаются всех работников организации. Они, в свою очередь, могут:
- являться обязательными для всех предприятий (например, Правила внутреннего трудового распорядка, различные правила, инструкции и отдельные приказы по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии) либо
- приниматься по усмотрению работодателей (например, Положение о персонале, Положение о премировании и др.);
- ЛНА и иные ОРД, которые касаются отдельных групп работников (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (если они не являются приложением к трудовым договорам) и др.);
- приказы по личному составу и личные карточки работников (которые касаются тех работников, которые в них прямо поименованы).
Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».
Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе). Все дело в том, что согласно трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов. Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем. Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч. хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.
Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований ТК РФ об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.
Особенности процедуры
В законе указано, что аннулировать соглашение можно только в том случае, если сотрудник отсутствовал в свой первый рабочий день. Предполагается полная смена. То есть если специалист явится в компанию в 3 часа дня вместо 10 утра, прекратить действие договора нельзя. Поэтому не рекомендуется аннулировать соглашение в первый день отсутствия специалиста. Сотрудник в этом случае может оспорить приказ о прекращении действия договора. Рекомендуется начать процесс аннулирования на следующий день после неявки.
ВАЖНО! Что делать работодателю, если сотрудник явился в первый рабочий день с большим опозданием? Он может или вынести дисциплинарное взыскание, или уволить работника, если он отсутствовал на месте в течение более 4 часов.
Личное дело сотрудника и карточка т2 после увольнения
Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.
Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава.
Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.
Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.
Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:
- при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
- с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
- в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
- порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
- книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.
Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись
К этой группе документов относятся:
- ЛНА и иные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые касаются всех работников организации. Они, в свою очередь, могут:
- являться обязательными для всех предприятий (например, Правила внутреннего трудового распорядка, различные правила, инструкции и отдельные приказы по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии) либо
- приниматься по усмотрению работодателей (например, Положение о персонале, Положение о премировании и др.);
- ЛНА и иные ОРД, которые касаются отдельных групп работников (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (если они не являются приложением к трудовым договорам) и др.);
- приказы по личному составу и личные карточки работников (которые касаются тех работников, которые в них прямо поименованы).
Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».
Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе). Все дело в том, что согласно трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов. Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем. Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч. хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.
Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований ТК РФ об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.
Почему это нарушение?
Нарушается ли Трудовой кодекс РФ, если работнику не выдается трудовой договор? Конечно!
Во-первых, выдать его – это первая обязанность работодателя сразу после оформления трудовых отношений. Договор заключается в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами, один из них передается работнику, второй – хранится у работодателя (ст. 67 ТК). Не выдал сотруднику договор – начал трудовые отношения с нарушений.
Отсутствие в договоре подписи работника, подтверждающей получение его экземпляра, уже признается судами нарушением (решение Краснодарского краевого суда по делу № 12-226/2013 от 14.02.2013). Что уж говорить о фактах, когда такой договор при трудоустройстве вообще не выдавался?!
Во-вторых, работодатель обязан выдать вам копию по запросу. Представим, при трудоустройстве вам действительно был выдан экземпляр договора. Но по своему желанию вы вправе запросить его копию повторно, ссылаясь на ст. 62 ТК. Например, если вы его потеряли или случайно испортили.
И тот факт, что договор вам уже выдавался ранее, основанием для отказа в выдаче его заверенной копии не является . Как и то, что в указанной ст. 62 ТК трудовой договор не упоминается. Перечисленный в ней список не является исчерпывающим, работник может запросить любой документ, касающийся его трудовой деятельности (определение Белгородского областного суда № 33-1266/2015 от 17.03.2015).
Что угрожает работодателю?
К сожалению, какой-либо действительно серьезной меры ответственности применить к работодателю-нарушителю не удастся. Даже если он продолжает не выдавать вам копию трудового договора на руки, максимум, что ему угрожает, это:
- внеочередная проверка от Роструда и местной прокуратуры;
- привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. А это штраф в размере 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП, и 30-50 тыс. рублей для организации;
- выплата компенсации морального вреда. Конкретная сумма будет определяться судом, исходя из степени моральных страданий, которые вам пришлось пережить. Так что запаситесь свидетелями, справками от врача и прочими свидетельствами, способными вызвать у суда жалость. Но готовьтесь к тому, что компенсация не будет значительной. Вот, например, в Татарстане суд признал достаточной компенсацию в размере 1 тыс. руб. (определение ВС Татарстана № 33-16242/14 от 01.12.2014).
Впрочем, несмотря на незначительность наказания, документы-то выдать все равно придется. А ведь это главное, чего вы хотели, не так ли?!
Необходимость поднятия старых договоров
Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.
Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.
Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.
Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании. Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т. д.
Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.
Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность. Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода. Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы. Заинтересованные лица могут получить их по запросу на основании тех или иных документов.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?
Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
Подробнее особенности сроков хранения кадровой документации рассмотрим в следующих разделах.
Для кого опись обязательна
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.
Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций». С чем это связано?
Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника.
Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).
Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации.
Как и где хранятся трудовые договора работников (уволенных)
Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.
Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме.
Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.
К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.
Согласно законодательству, привлекать к административной ответственности могут как граждан и должностных лиц, так индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
В зависимости от статуса виновного варьируются и последствия нарушения закона, от административных штрафов до дисквалификации должностного лица.
Например, за ненадлежащее оформление трудового договора, светит штраф в размере:
- от 10 000 до 20 000 рублей (на должностное лицо);
- от 5000 до 10 000 рублей (на ИП);
- от 50 000 до 100 000 рублей (на юридическое лицо).
Причем, никто не запрещает налагать штраф одновременно на должностное и юридическое лицо.
Что же такое должностное лицо по КоАП?