Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно отказать кандидату на должность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Независимо от того, как вы отказываете соискателю (письменно или устно), действует один и тот же сценарий. Его можно разделить на 4 смысловых блока: благодарность, объяснение причин отказа, указание сильных сторон, предложение внести в кадровый резерв.
Как сформулировать текст сообщения
1. Поблагодарите соискателя.
Обратитесь к кандидату по имени. Дайте понять, что вы действительно цените, что он уделил время и пришёл на собеседование именно в вашу компанию. Это покажет, что вы проявляете должное уважение не только к сотрудникам, но и к соискателям.
✅ «Андрей, спасибо, что вы откликнулись на вакансию и пришли к нам на собеседование».
Постарайтесь, чтобы благодарность не выглядела как дежурная фраза.
❌ «Спасибо за ваш отклик».
В этом ответе чувствуются шаблонность и неискренность.
2. Вежливо откажите и объясните причину.
Будьте честными, при этом используйте корректные формулировки, которые не заденут соискателя. Если у него мало опыта, скажите, что предложили работу более опытному кандидату. Если недостаёт навыков — тактично сообщите об этом.
✅ «К сожалению, сейчас мы не сможем предложить вам работу, потому что остановили выбор на другом кандидате. По результатам разговора он оказался более подготовленным к работе с большим объёмом данных».
Избегайте резких и неоднозначных фраз.
❌ «Нам показалось, что вы какой-то невнимательный и не сможете работать с таким количеством документов, как у нас».
Такие формулировки звучат обидно, даже если кандидат сам понимает, чего именно ему не хватило.
3. Подбодрите и укажите на хорошие качества.
Возможно, это самая важная часть вашей коммуникации с человеком, которого не взяли на работу. Расскажите, что вам в нём понравилось — так вы сможете вернуть кандидату уверенность в себе, чтобы он мог продолжать поиски работы в нормальном эмоциональном состоянии.
✅ «В целом вы оставили после себя приятное впечатление. Особенно нам понравилась история, когда вы замещали заболевшего шеф-повара на важном банкете. Очень ценно, что вы не побоялись взять на себя ответственность в стрессовой ситуации».
Будет ошибкой, если вы станете обесценивать возможные переживания соискателя или советовать, что ему делать дальше.
❌ «Вы в целом неплохой специалист, не переживайте. У нас куча ресторанов в городе, ещё найдёте себе работу».
Кажется, что такие фразы произносятся из лучших побуждений, но человек, которому отказали, может воспринять их болезненно. Вдруг он поработал уже во всех ресторанах, а мечтает попасть именно в ваш?
4. Предложите внести его в кадровый резерв.
Покажите, что вы готовы рассматривать кандидата на будущие вакансии.
✅ «Возможно, мы будем открывать новые филиалы. Вы не против, если мы позвоним, когда у нас появится подходящая для вас работа?»
Такая форма отказа не бьёт по самооценке — человеку дают понять, что он хороший специалист, но для него сейчас нет подходящих вакансий.
❌ «К новому году мы откроем новый филиал, туда нам тоже потребуются сотрудники. Можете подождать, пока у нас появятся новые вакансии».
Лучше не называть конкретные сроки, чтобы не обнадёживать человека в случае, если что-то пойдёт не так.
Когда соискателю стоит ожидать ответа или отказа
На отказ стоит рассчитывать, если вы потратили время на интервью.
Неважно, было ли это скайп-интервью или вы встречались очно, потратив время, бензин и деньги на то, чтобы добраться туда, где наниматель или рекрутер решили на вас посмотреть.
Даже если наниматель предпочел других кандидатов, элементарная вежливость требует поблагодарить человека, потратившего время на участие в конкурсе, за потраченное на дорогу и/или на интервью время.
Ожидать ответа в этом случае логично.
Если же ваше участие в конкурсе на занятие вакантной должности ограничилось тремя кликами мышкой при отправке резюме, то упрекать нанимателя в отсутствии отрицательного ответа вряд ли стоит.
Хотя есть немало и других причин, по которым соискатель, откликнувшийся на вакансию, не получает ни приглашения на интервью, ни отказа по резюме.
Правила составления письма при отказе кандидату после собеседования
Вежливые и обтекаемые фразы уместны для устного отказа или неофициального сообщения. Закон не обязывает работодателей сообщать истинную причину, особенно если она не подтверждена юридически. Но если речь идет об официальном письме, то соблюдать четкую структуру, нейтральный тон и подкреплять формулировки действующими правовыми нормами необходимо, так как документ может быть использован в судебных разбирательствах. Рассмотрим подробнее, как написать официальный отказ соискателю по итогам собеседования и не проиграть.
Вот, что необходимо включить в письмо:
- юридическое название и реквизиты компании-работодателя,
- номер документа (официальное делопроизводство предполагает регистрацию документов),
- четкую и ясную формулировку причины отказа с указанием конкретных статей закона,
- подпись директора организации или руководителя HR-отдела с печатью.
Как отказать кандидату
Если корпоративной этикой признана необходимость обратной связи с неодобренными кандидатами, сделайте это, не указывая конкретных причин. Приведем несколько общеупотребимых способов, как отказать соискателю после собеседования:
- Телефонным звонком — легко и быстро, но эмоционально тяжело. Иногда используется обратный звонок — соискатель сам перезванивает в оговоренные с рекрутером сроки.
- Лично обычно отказывают непосредственно во время встречи с рекрутером или с лицом, принимающим решение. Причина — очевидное несоответствие претендента вакансии, ставшее известным только во время диалога.
- Электронное сообщение — наиболее быстрый и эффективный способ, позволяющий использовать заранее заготовленные образцы.
- СМС-сообщения — обычно используют в коммуникациях с соискателями, у которых нет электронной почты.
- Широко используется «час Х» — по договоренности сторон, отсутствие обратной связи в определенное время оценивается кандидатом как отказ.
- По почте обычно посылают отказы на письменные запросы соискателей, в соответствии со статьей 64 ТК.
Когда отказ мотивирован
Иногда действия работодателя полностью соответствуют ТК РФ, поскольку при рассмотрении кандидатуры выясняется, что взять человека не представляется возможным. Трудоустройство запрещается в случае:
- попытки трудоустройства гражданами до 14-16 лет, не получившими согласия от родителей;
- недостаточного для оформления пакета бумаг (личный документ, об образовании, СНИЛС, военный билет, трудовая книжка);
- несоответствия физическим данным (например, когда женщина пытается устроиться на работу, предусматривающую поднятие чрезмерных тяжестей или при обращении несовершеннолетнего по вакансиям на вредном и опасном производстве);
- непрохождения несовершеннолетним обязательного на предприятии медосмотра;
- неготовности работника говорить на официальном в РФ русском языке (при трудоустройстве госслужащих).
- дисквалификации на предыдущем месте с записью в трудовой;
- наличия в прошлом наказаний, связанных с ограничениями в занятии должностей;
- невозможности исполнения некоторых должностных обязанностей в силу наличия психических патологий, эпилепсии, дефектов речи, наркозависимости и т.д.
Ответственность для работодателя
Незаконное и необоснованное отрицательное решение работодателя грозит ему привлечению к ответственности – дисциплинарного, административного и уголовного типа.
Мера наказания за неправомерный отказ выносится в соответствии с особенностями конкретного случая.
Руководители, нарушившие закон, могут привлекаться к дисциплинарной ответственности. Им может назначаться выговор, замечание или увольнение.
За незаконный и неправомерный отказ применяется ответственность по статье 5.27 КоАП РФ допускает наложение штрафных санкций:
- до 5 т.р. на должностных лиц;
- от 30 до 50 т.р. на организации.
Неоднократное нарушение может грозить компании приостановлением деятельности не более, чем на 3 года.
К уголовной ответственности могут привлекаться лица, отказавшие в трудоустройстве беременным и женщинам с малолетними детьми. Размер штрафа в этом случае может достигать отметки в 200 т.р.
Отказ на стадии получения резюме
Это самый безобидный в плане отказа диалог между работодателем и соискателем и одновременно самый редкий. Мало кто из ИП реагирует на поток резюме, который обрушивается на него при публикации вакансии, и большинство отправителей никогда не получат даже сообщения о том, что резюме доставлено. Если же практика ответа, пусть и шаблонного, входит в hr-политику, то он обычно направляется в форме электронного письма.
Даже отказа как такового здесь можно избежать, особенно если человек ведет «холодный» поиск работы и предлагает свои услуги предпринимателю, который не публиковал интересующую его вакансию. Гораздо проще и эффективнее дать понять соискателю, что его резюме принято и просмотрено и, как только появится подходящая работа, с ним свяжутся. Тем более что такой подход к поиску персонала эффективен и способен сэкономить массу времени.
Ответ на присланное резюме в этом случае должен обладать следующими характеристиками:
- быть нейтральным, что означает: мы не приглашаем вас на работу прямо сейчас, но и не отказываем, не исключая сотрудничества в будущем;
- быть доброжелательным – нужно поблагодарить соискателя за проявленный к вакансии или компании интерес;
- быть завершенным, чтобы в голове соискателя напротив соответствующего потенциального работодателя появилась галочка – резюме отправлено, получено, просмотрено.
Приведем пример такого ответа.
Отказ «за секунду» до трудового договора
Пожалуй, это самая неприятная ситуация для обеих сторон. Кандидат успешно прошел первичное собеседование и тут «сверху» приходит указание: отказать. Причины могут быть какие угодно, а результат один: представитель бизнесмена должен сообщить соискателю о том, что сотрудничество с ним не состоится.
Первое, что обычно делают кадровые сотрудники в таких случаях – отправляют соответствующее сообщение по электронной почте и только надеются, что оно удовлетворит несостоявшегося коллегу. Как и в предыдущей ситуации, в этом письме не нужны пространные рассуждения и извинения. Достаточно просто озвучить факт: мы не можем предложить вам эту должность.
Письменный запрос об объяснении причин отказа в трудоустройстве, скорее всего, поступит именно в этой ситуации, хотя возможен и в предыдущей, когда человек получает отказ после первичного собеседования.
Примеры отказов кандидату
Как мы убедились, юридически написать отказ кандидату можно по двум причинам:
- по его деловым качествам без признаков дискриминации;
- по обстоятельствам, не зависящим от компании и кандидата, но прямо предусмотренных законом.
Следовательно, если кандидат вам не импонирует, но при этом обосновать отказ нечем, у вас три пути:
- принять его на работу;
- найти, по каким деловым качествам либо положениям закона он все же не подходит компании;
- отказать в связи с отсутствием открытой вакансии (отобрать еще одного кандидата, подходящего по деловым качествам или сообщить, что закрыли вакансию благодаря внутреннему переводу и др.).
Образец отказа в приеме на работу в связи с закрытой вакансией: ОБРАЗЕЦ ОТКАЗА.
Как вежливо отказать работодателю после собеседования
Как отказать в собеседовании работодателю? Шаг первый: выразите свою признательность. Наем новых кадров — это работа руководителя. Но очень важно ценить время человека, желающего принять вас на службу. Он потратил несколько часов, изучая ваше резюме, просматривая ваши профили в социальных сетях в надежде лучше вас узнать и на личной встрече.
Уважайте его и себя. Поблагодарите за потраченное время. Скажите, как вы цените, что работодатель подробно и вежливо ответил на все ваши вопросы, касающиеся работы в компании. Это будет иметь большое значение.
Шаг второй: приведите хорошую, краткую причину. Не оставляйте менеджера по найму гадать о причине вашего отрицательного ответа. Особенно вы потратили много времени на интервью, или кто-либо из сторон проявлял заинтересованность. Но не нужно несколько часов рассказывать, как нелегко вам далось это и вы мучились о его принятии целую неделю.
Лучшая тактика — быть кратким и честным. Тогда вы сможете завоевать уважение руководителя. Скажите, что рассматриваете и другие варианты. Это предложение не единственное. Высоки шансы, что вам предложат работу в данной компании, если вас не устроит иное предложение.
Шаг третий: поддержать отношения. Пожелайте человеку всего самого лучшего в будущем. Будет здорово, если вы встретитесь на какой-нибудь конференции или важном деловом событии. Профессиональный мир очень мал. Очень важно заводить хорошие связи. Не пренебрегайте этим советом.
Такая стратегия очень много общего имеет с «сэндвичем». Сначала сообщаете хорошую новость, затем плохую и вновь хорошую. Это этично и вежливо. Стратегия «сэндвич» очень результативна в общении с людьми. Вас будут воспринимать, как серьезного и ответственного человека, умеющего вести дела дипломатично.
Правила игры на современном рынке труда требуют оповестить несостоявшегося работодателя о вашем нежелании в данный момент продолжать с ним деловые отношения. Тем самым вы обезопасите себя от возможности попасть в неловкую ситуацию в дальнейшем, ведь вполне вероятно, что вам еще придется столкнуться при поисках работы с сотрудниками именно этой организации. Вряд ли они будут вам благодарны за пустые хлопоты.
Не стоит ссылаться на то, что в большинстве случаев специалисты по кадрам не удосуживаются сообщать об отказе и его причинах, заставляя претендентов нервничать, переживать, тратить время на ожидание. Не нужно уподобляться им.
Не следует испытывать неловкость, мучиться угрызениями совести. Отказ от собеседования обыденный, рядовой рабочий момент для HR-менеджеров и ваше непреложное право.
Проявление корректности помогает выстроить взаимовыгодные, комфортные отношения, позволяющие создать репутацию делового человека ответственно относящегося даже к не совсем приятным обязанностям. Кроме того, неукоснительное соблюдение бизнес-норм повысит вашу самооценку.
Вы не обязаны излагать причины отказа, а тем более оправдываться. Однако вежливо обосновать свое решение все-таки стоит.
Не приводите надуманных причин отказа и уж тем более не отзывайтесь об организации, коллективе, руководителе нелицеприятно, не ссылайтесь на слухи, разговоры о плохих условиях труда, склочном начальнике, обмане сотрудников.
Самые традиционные, вызывающие понимание у HR-менеджеров причины:
- слишком далеко и долго добираться до места работы, большие транспортные расходы;
- неприемлемый график работы;
- несоответствующая вашей квалификации заработная плата;
- отсутствие социальных льгот и гарантий;
- личные, семейные обстоятельства;
- более выгодное предложение (только если это правда, вдруг не найдя лучшего места вы будете вынуждены вернуться в эту организацию);
- ухудшившееся состояние здоровья;
- изменившиеся обстоятельства.
Правильный отказ от собеседования, с соблюдением всех дипломатических тонкостей, создает положительное мнение о вас как о хорошем соискателе с которым можно продолжить работу в дальнейшем. Закрепляет репутацию порядочного, отзывчивого человека, что особенно важно при узком сегменте рынка труда для вашей специальности, квалификации или в маленьком населенном пункте.
Процесс поиска и подбора подходящего кандидата на конкретную вакансию — всегда конкурс. И победителем в нем станет только один соискатель, которому выпадет возможность занять вакантную должность и влиться в ряды сотрудников компании. Но ведь в конкурсе на ту или иную вакансию могут участвовать иногда десятки человек — те, кто потратил свое время и прошел собеседование, а иногда и не одно, сдал тесты, а теперь справедливо ждет ответа от компании.
Сообщить неподходящим кандидатам об отрицательном решении — неприятная, но необходимая часть конкурса.
Когда необходимо отказать соискателю?
Законом определены основания, на которых работодатель обязан отказать кандидату в приеме на должность, если он подпадает под одну из категорий:
- Ограничение труда подростков.
Предприятие не может принять подростка для выполнения поручений, которые могут негативно сказаться на его здоровье (металлургические заводы, ночные клубы, продажа табака и алкоголя). Также нельзя заключить трудовой договор, по которому у подростка будет полный рабочий день (по ТК РФ);
- Медицинские противопоказания.
Минздравом РФ закреплен перечень медицинских противопоказаний, по которым можно отказать соискателю по состоянию здоровья. Часто наниматель отказывает потенциальному сотруднику по результатам медосмотра, во время которого были выявлены те или иные проблемы со здоровьем, которые могут помешать ему выполнять трудовые обязательства;
- Ограничение женского труда.
Наниматель в некоторых случаях по закону должен отказать в приеме на работу женщине, если труд на этой должности может навредить ее здоровью (статья 253 ТК РФ). К таким сферам относятся заводы по производству целлюлозы, бумаги, картона и изделий из них или на химическом производстве;
- Отсутствие квоты на работу с иностранцами.
Почему соискателю не отказывают по резюме
Во-первых, на первичный просмотр резюме рекрутер тратит всего 10 секунд.
Вряд ли он будет готов тратить еще столько же времени на отправку «отказного» сообщения.
Во-вторых, понять, интересен ли соискатель, иногда можно не сразу, а только после того, как будут просмотрены все отклики — все познается в сравнении.
В-третьих, формальное соответствие соискателя заявленным требованиям делает отказ необоснованным.
В-четвертых, иногда резюме, высланное в качестве отклика, настолько не соответствует требованиям нанимателя, что отказ становится бессмысленным.
Как правильно отказать работодателю
Если трудовой договор уже подписан обеими сторонами и работник приступил к обязанностям, уволиться он может только по условиям договора. Поэтому прежде чем подписать документ, ПРОЧИТАЙТЕ его. Даже самый мелкий шрифт.
Если работник на испытательном сроке или ещё не приступил к работе, тогда лучше договориться по-хорошему. Мы всегда за честность — либо правдиво называем причину отказа, либо не объясняем вовсе.
Об отказе сообщаем и в устной, и в письменной форме (по электронной почте):
- Благодарим за собеседование и приглашение на работу
- Сообщаем об отказе от должности
- Объясняем причину (или не объясняем)
- Благодарим за потраченное время
Правила отказа на приглашение на собеседование
Существует несколько общих правил отказа от собеседования.
Необходимо сообщить о своем отказе от собеседования заранее, дав возможность рекрутеру скорректировать свой график работы.
Отказ должен быть тактичен по форме, четко сформулирован, достаточно категоричен: «Я не могу принять предложение», «У меня нет возможности в данный момент прийти на собеседование».
Желательно показать участие, понимание. Для этого предусмотрено использование этикетных формул: «Я понимаю, что создаю неудобства, но…», «Мне жаль, но…», «К сожалению, не могу принят ваше предложение и ….». «Боюсь, что я вынужден…», «Вероятно в дальнейшем, но…»
Обоснование отказа не обязательно, но возможно. Зачастую сотрудников отдела кадров не интересуют конкретные причины отказа, но в некоторых организациях ведется статистика, позволяющая проанализировать ситуацию на рынке труда. Если вас приглашали на собеседование «по знакомству», то свое нежелание сотрудничать необходимо обосновать.
Скрупулезное соблюдение этикетных деловых норм предписывает личное присутствие кандидата на вакансию при отказе. В идеале устный отказ или письмо передаются при личной встрече.
Чаще всего используются упрощенные способы — электронное письмо или телефонный звонок непосредственно работодателю, менеджеру по кадрам или сотруднику кадрового агентства, приславшему приглашение на собеседование. Отказ письмом или телефонным звонком экономит время и позволяет избежать излишних эмоциональных затрат.