Личная карточка сотрудника: право или обязанность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка сотрудника: право или обязанность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.

Кто должен вести личные карточки

Порядок ведения формы № Т-2 регламентируется постановлением Госкомстатистики от 05 января 2004 № 1. Вместе с тем утвержденную унифицированную форму можно заменить на иную, принятую на предприятии. Главное, чтобы она включала всю необходимую информацию.

Роструд указывает на то, что руководство или кадровая служба предприятия обязаны создать личную карточку на каждого человека, с кем возникли трудовые отношения. Создается форма при приеме на работу, а далее данные в нее включаются за весь срок работы у работодателя. Вносится следующая информация:

• фамилия, имя, отчество физического лица и все индивидуальные данные;
• данные, где зарегистрирован и проживает сотрудник и его контактный телефон;
• уникальный номер сотрудника;
• ИНН (если имеется) и СНИЛС;
• дата и номер трудового соглашения;
• профессия;
• уровень образования;
• состав семьи;
• трудовой стаж;
• военная обязанность;
• кадровые перемещения на предприятии (назначения на иную должность, взыскания и награждения);
• информация об аттестации (если необходимо).

В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.

Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:

1. Фамилия, имя, отчество.
2. Дата рождения.
3. Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
4. Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
5. Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
6. Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
7. Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
8. Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
9. Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
10. Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
11. Данные паспорта.
12. Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

Нали­чие и поря­док запол­не­ния лич­ных кар­то­чек может про­ве­рить тру­до­вая инспек­ция. Обна­ру­жив ошиб­ки и неточ­но­сти, ско­рее все­го, про­ве­ря­ю­щие пред­ло­жат их испра­вить и не будут за них штра­фо­вать. Осо­бое вни­ма­ние инспек­то­ры при про­вер­ке уде­ля­ют инфор­ма­ции о при­е­ме, пере­во­дах и отпус­ках. Так­же тру­до­вая инспек­ция про­ве­ря­ет нали­чие под­пи­си работ­ни­ка в соот­вет­ству­ю­щих стро­ках лич­ной кар­точ­ки.

А вот если лич­ных кар­то­чек на пред­при­я­тии нет, рабо­то­да­те­ля могу при­влечь к адми­ни­стра­тив­ной ответ­ствен­но­сти по ст. 5.27 КоАП.

Штра­фы соста­вят:

• для долж­ност­ных лиц и ИП — от одной тыся­чи до пяти тысяч руб­лей;
• для юри­ди­че­ских лиц — от трид­ца­ти тысяч до пяти­де­ся­ти тысяч руб­лей.

Как вести и хранить карточки

Организация самостоятельно решает:

• продолжать ли вести личную карточку сотрудника или отказаться от нее;
• знакомить ли работников с записями в Т-2 или ограничиться только заполнением формы;
• вести в бумажном или электронном виде.

Нарушением выбранный способ не будет.

Совет Если вы решили сохранить личные карточки сотрудников по форме Т-2, но упростить порядок их ведения, не забудьте документально оформить соответствующие изменения во внутренний порядок кадрового делопроизводства.

Упрощение порядка ведения личных карточек не отменяет правила хранения. Заполненные формы содержат персональные данные сотрудников, поэтому доступ к ним должен быть только у ответственного лица кадровой службы.

Бумажные карточки хранят в сейфе или запертом шкафу; электронные — на защищенном от третьих лиц компьютере.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года.

В какой момент оформлять карточку

Вопрос: Я устроилась на работу бухгалтером, предыдущий бухгалтер не оформлял личные карты сотрудников. Обязана ли я их оформить на сотрудников, которые давно работают.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии — лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы.

В этом посте мы отвечаем на основные вопросы, которые интересуют кадровиков и бухгалтеров при заполнении формы № Т-2 «Личная карточка работника». Перед стартом напомним, что форма № Т-2 и Указания по ее заполнению (далее — Указания по заполнению личной карточки) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Код места жительства заполняется в соответствии с ОКАТО – ОК019-95 утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995г.№413.

Данный раздел заполняется лишь в случае проведения аттестации сотрудников в соответствии с нормами законодательства. Указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации.

Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа. Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ — электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта.

Необходимо заполнять полностью, как отпуска с сохранением зарплаты, так и без сохранения, т.к. согласно ст. 128 ТК РФ, отпуск не может превышать 14 календарных дней, иначе работодатель вправе удержать зарплату ст. 137 ТК. Удобная форма учета, личная карточка Т-2.

Никакого спама, только анонсы новых статей, интересных малому бизнесу. Мы пишем о регистрации, налогообложении и управлении частным бизнесом.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• документ об образовании;
• СНИЛС;
• военный билет;
• другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

При трудоустройстве на работника заводится личная карточка. С ее применением связаны пять типичных заблуждений бухгалтеров и кадровиков. Рассмотрим их подробнее, чтобы избежать возможных нарушений.

Все ли работодатели должны вести карточки Т-2? Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1).

Личная карточка сотрудника обязательна или нет

Понятие личной карточки сотрудника Личная карточка сотрудника представляет собой документ, который заводится на каждого сотрудника при приеме на работу и содержит сведения о работнике, кадровых перемещениях, отпусках, увольнении. Законодательное регулирование вопроса Законодательное регулирование вопроса осуществляется несколькими нормативными актами, среди которых:

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, в котором приведена данная унифицированная форма;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 года с номером 402-ФЗ, в котором указано на первичные учетные документы;
• Постановление Правительства от 16 апреля 2003 с номером 225, который регламентирует использование трудовых книжек.

Нужно ли вести личные карточки сотрудников (форма Т-2)

Отдел кадров и личная карточка сотрудника – это давняя история. До настоящего времени оформление личных карточек сотрудников было обязательной процедурой. Обязывало к этому Постановление Правительства РФ, известным многим кадровикам под номером №225. Но буквально с июля 2021 года, в рамках перехода на цифровой формат трудовых книг, был пересмотрен и подход к необходимости заполнения личных карт.

Так, Постановление №1250, принятое Правительством России 24.07.2021, отменило предыдущий документ (№225 от 2003 года), поэтому с 1 сентября 2021 года с работодателей снялась обязанность хранения и заполнения личных карточек сотрудников на специальных бланках. Хотя специалисты по кадрам могут продолжать это делать, если такой формат работы с первичной документацией им удобен.

Но есть ли в этом смысл? Опытные кадровики точно выдохнули с облегчением, так как фактически должны были вестись сразу несколько форм учёта: трудовые книжки, личные дела и личные карточки сотрудников. 2021 год расставил все точки.Теперь на вопрос «обязательно ли вести личную карточку сотрудника?» ответ однозначный – не обязательно.

Но как быть с теми карточками, которые уже имеются на предприятии? И ведь сам учёт никуда не делся, наверняка, теперь необходимо будет делать то же самое, но в электронном виде?

Тут нужно понимать, что личные карточки и дела, как правило, дублировали информацию, записанную в трудовой книжке. Но так как книжка в любой момент могла покинуть организацию (при увольнении сотрудника и переходе в другую организацию), то все записи дублировались в другой учетной документации компании. Ее приходилось заводить на всякий случай, чтобы при желании данные можно было восстановить или подтвердить документально.

Электронные личные карточки сотрудников намного удобнее. Их невозможно потерять или испортить, нельзя подделать и т.п.

Вести теперь карточку или нет – каждая организация решает самостоятельно. Штрафовать за отсутствие записей, как и за отсутствие росписей в ознакомлении, после 1 сентября 2021 года в бумажных формах Т-2 никто не будет. Главное – своевременно оформить отказ от ведения бумажных форм соответствующим приказом.

Нужны ли карточки сотрудников современной организации

Тот факт, что личные карты работников стали необязательными, ни в коем случае не уменьшает их значимости.

На самом деле, наличие специальных карточек учета – отличная идея. Для любого учреждения, в котором более одного сотрудника, нужны удобные инструменты ведения картотеки по кадрам.

В электронном виде они будут или в бумажном, на самом деле не так важно. Тут кому как удобно.

Ведь цель изначально была не в официальной отчётности или статистике. Каждая карточка – это своего рода досье на сотрудника, такое точно нужно было унифицировать. Она содержит:

• паспортные данные и идентификаторы (ИНН, СНИЛС и т.п.);
• отношение к военной службе, является ли он военнообязанным (мало ли, вдруг сотрудника призовут на сборы или этот человек «уклонист»);
• знание иностранных языков (может быть полезно для командировок и встреч с иностранными партнёрами);
• состав семьи;
• стаж трудовой деятельности (общий и конкретно в вашей организации);
• сведения о квалификации и образовании;
• данные об отпусках (в том числе декретном или по уходу);
• социальные льготы;
• наличие прав на управление транспортными средствами;
• награды и поощрения;
• информация о приеме на работу и об увольнении (номер трудового договора; по какой статье уволен).

Что грозит работодателям при нарушениях в обращении с формами Т-2?

Отказ от ведения и ошибки в заполнении не повлекут никаких последствий. Но их следует ожидать при выявлении следующих фактов:

1. Не выполнялись требования к хранению персональных данных сотрудников, что привело к случайному или преднамеренному доступу к ним посторонних лиц.

Согласно КоАП РФ (статья 13.11, пункт 6), предусмотрено наказание в виде штрафа: до 40 тысяч рублей — для ИП, до 100 тысяч рублей — для организаций.

2. Не соблюдался порядок работы с документами, находящимися в архиве.

Согласно КоАП РФ (статья 13.20), предусмотрено наказание в виде штрафа в размере до 10 тысяч рублей.

Постановлением Правительства РФ 336 от 10.03.22 в 2022 году на надзорные проверки установлен мораторий.

Но работодатели обязаны все равно вести кадровое делопроизводство как положено. Если сотрудник узнает, что данные его личной карточки попали к третьим лицам, то вправе обратиться в прокуратуру. В этом случае может быть проведена внеплановая проверка, а работодатель привлечен к ответственности.

Порядок заполнения личной карточки

Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.

Затем заполняется таблица, в которой указываются:

• дата составления личной карточки;

• табельный номер, который присваивается работнику;

• ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;

• в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;

• в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;

• в графе «Вид работы» — «основная» или «по совместительству»;

• в графе «Пол» — «М» (мужской) или «Ж» (женский).

Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.

Затем заносятся общие сведения о работнике:

• Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;

• знание иностранного языка;

• образование и сведения о документе об образовании;

• профессия (основная и другая);

• стаж работы;

• сведения о наличии брака и составе семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства (регистрации и фактический);

• номер телефона.

Преимущества ведения личной карточки работника Т-2 в 2024 году

В 2024 году ведение личной карточки работника Т-2 предоставляет ряд нормативных и практических преимуществ для компании и ее сотрудников.

Во-первых, ведение карточки позволяет правильно и аккуратно обрабатывать персональные данные работников. Вся необходимая информация о каждом сотруднике может быть учтена и храниться в электронной форме без использования бумажных документов. Это действительно удобно для кадровиков и налагает меньше обязательств на работников, которым нужно только заполнить карточку и оформить дополнительные согласия, если это необходимо.

Во-вторых, ведение личной карточки работника Т-2 является доказательством в случае судебных споров или конфликтов. Вся необходимая информация заранее указывается и сохраняется в карточке, что позволяет иметь точное и надежное доказательство при необходимости.

Карточка работника Т-2 также позволяет учесть все нормативные сроки и даты, связанные с трудовыми отношениями, такие как даты рождения, даты брака, отпуска и другие важные события. Компания может быть уверена, что все эти даты указаны правильно и не пропущены.

Ведение личной карточки работника Т-2 также полезно для сотрудников, так как они могут использовать ее для справок о стаже работы или подтверждения данных о своем трудоустройстве.

Наконец, ведение карточки работника Т-2 помогает избежать путаницы и недоразумений. Вся информация, касающаяся работника, будет иметься в одном месте и доступна для всех заинтересованных сторон, что помогает избежать возможности ошибок или неправильной интерпретации данных.

Обеспечение безопасности на рабочем месте

Для обеспечения безопасности на рабочем месте важно не только соблюдать все нормативные требования, но и вести личные карточки работников Т-2. Кадровики компании должны быть в курсе всех данных, касающихся сотрудников, чтобы учитывать их данные при оформлении отпуска, учете дней рождения и других событий в их жизни.

На личных карточках работников Т-2 можно указать информацию о датах рождения, отпусках, браке и детях. Для каждого сотрудника необходимо указать персональные данные, а также данные о его отпусках, браке и детях.

Если работник отказывается давать согласие на оформление личной карточки, подписью уведомить его об отказе приказом в соответствии с локальными нормативными актами, действующими на предприятии. Но узнайте заранее, может быть, в компании решили, что без карточки работать невозможно.

Если у вас уже завершился срок действия личной карточки, просто введите ее данные в таблицу. В таблице указывайте каждое изменение в личных данных работника (дата, описание изменений). Дополнительно заполняйте таблицу, например, актами о детях работника, доказательствами семейного положения. Отлично, что у вас получается оформить заказ по карточкам, личным данным и актам, которые отражают вашу работу.

Тип информации	Описание
ФИО сотрудника	Иванов Иван Иванович
Дата рождения	01.01.1980
Статус сотрудника в браке	Женат/Замужем
Дети	Нет
Отпуска	10-20.07.2023 (14 дней)

Ведение личной карточки работника Т-2 позволяет эффективно управлять информацией о сотрудниках, обеспечивать безопасность на рабочем месте и учитывать все необходимые данные. Сохраните аккуратно каждую карточку, чтобы в случае необходимости легко найти нужную информацию.

Личная карточка: электронная или бумажная

В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.

Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разд. I — III карточки своей подписью.

Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.

Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.

В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.

Похожие записи:

• Записать ребенка в детский сад не выходя из дома
• Почему опасно не снимать пенсию с карты?
• Риски работников и ответственность работодателя при неформальной занятости