Как правильно заверить копию трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить копию трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2023 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю следующий комплект документов:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
• документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
• документы воинского учета (предоставляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу);
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (предоставляется при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки).

Иногда могут потребоваться дополнительные документы. Например, если сотрудник принимается на должность, к которой нельзя допускать лиц, имеющих или имевших судимость, либо подвергавшихся уголовному преследованию.

Какие условия нельзя включать в трудовой договор?

• Положения, которые будут ухудшать положение работника. Например, нельзя включать условие о предоставлении работнику отпуска продолжительностью менее 28 календарных дней или об установлении зарплаты ниже минимального размера оплаты труда.
• Запрещено предусматривать выплату выходных пособий, компенсаций и иных выплат в любой форме при увольнении работников по основаниям, которые относятся к дисциплинарным взысканиям или связаны с совершением работниками виновных действий или бездействия.
• Незаконным будет включение в договор условия о запрете сотруднику после увольнения устраиваться на работу в конкурирующую компанию.

Даже если такие условия включить в трудовой договор, они не будут иметь юридической силы!

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.

Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Как заверить трудовую книжку

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

• Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
• На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
• На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
• При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
• Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
• С 1 июля 2021 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
• Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

В каких случаях нужна копия трудовой книжки заверенная работодателем

Существует общее правило, что копия трудовой заверяется лично прямым руководителем в тех случаях, когда это требует закон. В основном, это касается государственных учреждений: Пенсионного фонда, органов соцзащиты, судов, когда стаж должен быть подтвержден подписью работодателя. В случаях, не требующих этого, подойдет и подпись рядового инспектора.

При заверении документа кадровому работнику важно не упустить деталей, все реквизиты должны быть отражены в нем:

• сведения о должностном лице;
• подпись;
• дата;
• печать.

Правила заверения трудовой книжки в 2022 году

Как заверять копию трудовой книжки в 2022 году, прописано в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.) Стандарт рекомендованный (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Но безопаснее заверять копии документов с учетом его требований.

Тот факт, что заверять ее надо по ГОСТу, подтверждает и судебная практика (вопрос 2 Обзора судебной практики, утв. Президиумом Верховного суда 20.06.2012). Чтобы исключить споры с сотрудниками и внешними пользователями, используйте новый ГОСТ, когда будете заверять копии трудовых книжек в 2022 году для работников. Иначе есть риск, что их могут не принять, а за неправильно заверенную трудовую книжку в 2022 году еще и оштрафовать. Работодатель обязан выдавать надлежащим образом заверенные документы (ст. 62 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1). Схожие требования к оформлению документов сотрудников есть в пункте 1 Указа Президиума Верховного суда СССР от 04.08.1983 № 9779-X.

По рекомендованному ГОСТу есть два варианта отметок на копии документа: для внутренних пользователей – работников или внешних пользователей – других организаций (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Когда нужно заверять трудовые

Запрашивать у работодателя полную копию ТК или фрагментарную выписку из неё приходится в следующих случаях:

1. Потенциальный заёмщик подтверждает факт трудоустройства и уровня дохода, достаточного для получения кредита в банке или покупке дорогостоящего товара (недвижимость, автомобиль, бытовая электроника) в рассрочку.
2. Гражданин обращается в Пенсионный фонд или органы социальной защиты за начислением или перерасчётом пенсии, выплатой пособия.
3. Налогоплательщик подаёт заявление в налоговую инспекцию для получения вычета или с иной целью, подтверждая основную занятость.
4. Гражданин обращается за иностранной визой, выдача которой предполагает подтверждение официального трудоустройства и платёжеспособности.
5. Работник желает сменить место трудоустройства или найти работу по совместительству, и документ нужен для размещения резюме или отклика на вакансию.
   Встречаются и экзотические случаи. Так, недоверчивые родители невесты однажды потребовали у жениха доказать трудоустройство в престижной компании, предъявив им официальные бумаги из отдела кадров. Жених не растерялся, принёс заверенную копию ТК, и молодые сыграли свадьбу.

С какой бы целью сотрудник компании или ИП ни обращался к работодателю, последний, согласно статье 62 ТК РФ, не имеет права отказать. Однако правила заверения трудовой книжки отводят кадровикам на эту несложную операцию целых три рабочих дня.

Как заверить трудовую книжку

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки в 2020 году важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2020 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:

• В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
• В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
• В КоАП РФ, где с 2021 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

Так, работодателям:

• не нужно будет приобретать и хранить бланки;
• отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
• сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;
• не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.

Работники смогут:

• получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
• избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
• использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
• дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Проследить официальный трудовой путь гражданина РФ можно по трудовой книжке. Она оформляется работодателем при первом поступлении на работу и затем хранится в отделе кадров или, при увольнении, на руках самого работника. В нее вносятся личные данные, уровень образования, взаимоотношения с работодателем, должности, профессия и другие данные. Иногда трудовая книжка теряется, тогда, для ее восстановления требуется выполнить ряд действий. О том, как восстановить трудовую книжку, рассмотрим в статье, определим несколько вариантов развития событий.

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Что же делать при утере трудовой книжки, когда есть копия, как поступить при восстановлении документа? Выше были перечислены все возможные варианты, когда нужно восстановить трудовую книжку, но человек не имеет при этом ксерокопии документа.

Если же владелец трудовой заблаговременно сделал копию и заверил ее, тогда восстановление существенно упрощается, а значит, и будет произведено гораздо быстрее. Заверять такие копии имеют право только уполномоченные на это сотрудники организации, которыми чаще всего выступают кадровики либо главный бухгалтер.

Если на руках у человека имеется заверенная ксерокопия трудовой книжки, все, что от него требуется, – подать заявление на последнее место работы о потере трудовой книжки и предоставить сотрудникам кадрового отдела ксерокопию. После получения заявления кадровики тут же могут приниматься за восстановление документа, при этом те сведения и записи, которые ранее были признаны недействительными, в дубликат трудовой книжки вноситься не будут.

Все это подтверждает, что лучшим вариантом является ксерокопия трудовой. Ведь она позволяет в считанные дни восстановить все сведения трудовой деятельности ее владельца, а также вернуть ему подтверждение достоверности стажа. Поэтому при возможности стоит сделать такую копию и правильно ее заверить.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

• при обращении в кредитную организацию;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• при оформлении льгот, пособий;
• при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Похожие записи:

• Образец доверенности в банк должника
• Часы тишины: куда жаловаться на шумных соседей, магазины и строителей
• Заявление в 2023 г организации возмещение пособия по больничному берем и родам